Informativa sulla privacy

1. Due ruoli diversi, e perché è importante

VERA tratta le informazioni in due ruoli diversi, e i tuoi diritti variano a seconda di quale si applica.

Per le informazioni del tuo account, i tuoi dati di fatturazione e il modo in cui usi il prodotto, VERA è il titolare del trattamento. La presente informativa disciplina tali dati e puoi esercitare i tuoi diritti direttamente nei nostri confronti.

Per le informazioni che inserisci in VERA su clienti, lead, contatti, dipendenti e lavori, tu sei il titolare del trattamento e VERA è il responsabile del trattamento che agisce secondo le tue istruzioni. La presente informativa descrive cosa facciamo con tali informazioni, ma le condizioni sono stabilite dall'Addendum sul trattamento dei dati. Se sei un cliente di uno dei nostri clienti e desideri che i tuoi dati vengano rettificati o cancellati, contatta l'attività con cui hai avuto rapporti; ti indirizzeremo a essa e la assisteremo nel rispondere.

2. Informazioni che fornisci

Le seguenti informazioni provengono direttamente da te o dal tuo utilizzo del prodotto.

• Dati dell'account. Il tuo indirizzo email, il tuo nome se lo fornisci e un hash bcrypt della tua password se accedi con una password. VERA non memorizza mai la tua password in forma leggibile. Se accedi con Google, riceviamo invece da Google il tuo indirizzo email, il tuo nome e la tua immagine del profilo.
• Profilo aziendale. Il nome della tua attività, il settore, i servizi, la sede, il tono di voce, i colori e il logo del brand, l'orario di lavoro, e gli obiettivi e il contesto che fornisci a VERA affinché possa svolgere un lavoro utile. Alcune di queste informazioni possono essere compilate per te analizzando l'indirizzo di un sito web che fornisci.
• Registri dei clienti e operativi. Lead, contatti, aziende, trattative, appuntamenti, lavori, tecnici, ticket di assistenza, preventivi, fatture e le note a essi associate, oltre al portale clienti di ciascun lavoro: la relativa pianificazione, gli aggiornamenti giornalieri, le foto, i messaggi scambiati con il cliente e le varianti d'ordine. È qui che risiedono i dati personali relativi ai tuoi clienti e al tuo personale, inclusi nomi, indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi di intervento e dettagli dei lavori.
• File e immagini. Le fotografie che carichi (incluse le foto dei lavori prima e dopo), il tuo logo e i materiali del tuo brand, e le fatture o i preventivi che importi da un altro sistema. I documenti importati vengono conservati insieme a una copia del file originale, così da poter ricontrollare l'importazione.
• Firme raccolte dai tuoi clienti. Quando il tuo cliente accetta un preventivo tramite il link pubblico che gli hai inviato, VERA registra il nome digitato o l'immagine della firma tracciata, insieme all'orario e al fatto che il link è stato visualizzato.
• Prompt e istruzioni. Gli obiettivi, le domande e le istruzioni che scrivi per VERA, e le proposte, le approvazioni, le modifiche e i rifiuti che registri in relazione a essi.
• Assistenza e feedback. Ciò che ci invii quando contatti l'assistenza e il motivo che selezioni se annulli l'abbonamento o lasci scadere una prova, incluso qualsiasi testo libero che aggiungi. Il feedback sull'annullamento è trattato come tuo dato e viene eliminato insieme al tuo account.
• Spese e ricevute. Registri delle uscite: esercente, importo, data, categoria ed eventuali note, insieme all'immagine o al file della ricevuta che carichi. La ricevuta viene letta per precompilare questi campi e il file originale viene conservato insieme al registro, così da poter verificare la lettura. Se la spesa è stata inserita da un dipendente, il registro indica anche l'account che l'ha inviata.
• Chilometraggio e veicoli. Viaggi: distanza, data e ora, indirizzi di partenza e destinazione, finalità aziendale, veicolo, letture del contachilometri, tariffa applicata e rimborso calcolato. Ogni viaggio può includere anche un'immagine giustificativa, come una foto del contachilometri o una ricevuta del parcheggio. I dati dei veicoli contengono ciò che inserisci sul veicolo. Se il viaggio è stato registrato da un dipendente, il record indica l'account che lo ha inviato.
• Buste paga. Se utilizzi la gestione paghe di VERA: le ore, la tariffa retributiva e il tipo di retribuzione di ciascuna persona a partire dalla data di applicazione, gli importi di ogni ciclo di paghe e le relative imposte, e un registro di ogni modifica alle paghe con il valore precedente e quello successivo. L'elaborazione delle paghe vera e propria è svolta da Check Technologies (checkhq.com), un fornitore di servizi di elaborazione paghe autorizzato: Check calcola le ritenute e le imposte a carico del datore di lavoro, effettua gli addebiti sul tuo conto bancario per le paghe, paga il tuo personale, presenta le dichiarazioni ed emette i moduli W-2 e 1099. I dati sensibili relativi alle paghe (numeri di Social Security, date di nascita, indirizzi di residenza, scelte del modulo W-4, numeri di routing e di conto bancario) vengono raccolti tramite la procedura di onboarding sicura di Check, sono conservati da Check e non vengono memorizzati sui server di VERA; VERA conserva solo gli identificativi dei record di Check, lo stato di onboarding di ciascuna persona, le ultime quattro cifre e il nome dell'istituto di un conto bancario e i metadati dei documenti fiscali. Le buste paga e i moduli fiscali vengono recuperati da Check su richiesta tramite un link con scadenza e ogni accesso viene registrato. Gli account che non hanno mai collegato Check mantengono il precedente modello di sola esportazione, in cui VERA conserva le scelte del modulo W-4 e i dati crittografati per l'accredito diretto e non presenta mai dichiarazioni, non versa mai imposte e non trasferisce mai denaro.
• Conversazioni SMS. Se utilizzi gli SMS di VERA: i numeri di telefono coinvolti, il contenuto dei messaggi inviati e ricevuti, le eventuali foto inviate o ricevute tramite MMS, lo stato di consegna comunicato dall'operatore e i registri dei consensi, ovvero se un numero ha dato o revocato il consenso, quando, da dove proviene il consenso e la parola chiave utilizzata per revocarlo.
• Post social che pubblichi. Le didascalie, le immagini e i video che componi, la programmazione che imposti, l'account collegato su cui viene pubblicato ogni post e l'esito della pubblicazione comunicato dalla piattaforma.
• Input vocale. Quando usi una conversazione vocale o una raccolta dati guidata a voce, ciò che dici viene trascritto e il testo risultante viene trattato come qualsiasi altra cosa digiti. Consulta la sezione sul microfono più avanti per sapere dove va l'audio stesso.
• Telefonate al numero della tua attività. Se utilizzi il telefono aziendale, un registro di ogni chiamata: il numero del chiamante, quando è avvenuta, quanto è durata, se ha ricevuto risposta, è stata persa, è stata trasferita o è andata in segreteria, e chi l'ha gestita. Se hai attivato la risposta alle chiamate da parte di Vera, una trascrizione di quanto detto e un breve riepilogo strutturato di ciò che il chiamante desiderava. Se hai inoltre attivato la registrazione delle chiamate, l'audio della chiamata per il periodo di conservazione da te impostato. Consulta la sezione sulle telefonate più avanti per sapere dove viene inviato l'audio.
• Conversazioni registrate. Se utilizzi Registrazioni per registrare un sopralluogo o una riunione, caricare un file audio, incollare una trascrizione o far inviare le trascrizioni al tuo indirizzo Registrazioni da un altro registratore (come Plaud, tramite Zapier): l'audio che hai registrato o caricato, la relativa trascrizione, il resoconto strutturato che VERA ne ricava (riepilogo, dati del cliente menzionati, ambito, misure, materiali, budget, tempistiche e azioni successive) e la tua conferma che tutti i partecipanti alla conversazione hanno acconsentito alla registrazione, con l'orario in cui l'hai fornita. Consulta la sezione sul microfono più avanti per sapere dove viene inviato l'audio.
• Credenziali delle piattaforme collegate. I token OAuth e le chiavi API delle piattaforme che colleghi. Sono crittografati a riposo con AES-256-GCM e non vengono mai mostrati di nuovo né scritti nei log. Per i provider collegati tramite un broker, la credenziale è custodita da quel broker anziché da VERA, come descritto nell'Elenco dei sub-responsabili.

3. Informazioni sulla posizione

VERA può accedere alla posizione precisa del tuo dispositivo, e questa sezione spiega esattamente quando e perché, perché un'informativa sulla privacy che lo nasconde non fa il suo lavoro.

La posizione viene usata per una sola funzione: il Registro chilometri. Quando premi Avvia su un tragitto, VERA chiede l'autorizzazione al tuo browser e poi registra le rilevazioni di posizione per tutta la durata del viaggio, così che la distanza percorsa possa essere misurata anziché stimata. La registrazione è limitata al viaggio: inizia quando avvii il tragitto e si interrompe quando lo termini. VERA non traccia la tua posizione in background, non registra la posizione quando il Registro chilometri non sta registrando un tragitto e non ha alcuna possibilità di localizzarti quando non lo stai usando.

Ogni rilevazione contiene una latitudine e una longitudine, l'ora in cui è stata effettuata e, se il dispositivo li fornisce, un valore di precisione, la velocità e la direzione. Dalle rilevazioni VERA ricava gli indirizzi di partenza e di arrivo del viaggio e il relativo percorso, e questi valori derivati sono conservati nel record del viaggio.

Coordinate e indirizzi vengono inviati a un fornitore di servizi di mappatura per convertirli in indirizzi, percorsi e distanze, laddove per l'installazione sia configurato un fornitore di mappatura. Il fornitore e i dati che riceve sono indicati nell'Elenco dei subresponsabili. I risultati vengono memorizzati nella cache in base a un hash della richiesta normalizzata anziché all'indirizzo grezzo, così la cache non costituisce un registro consultabile dei luoghi in cui qualcuno è stato.

Le rilevazioni grezze della posizione e i registri dei tragitti ricavati da esse vengono conservati per periodi diversi, perché sono cose diverse: le rilevazioni sono i dati di lavoro alla base di una misurazione, mentre il tragitto è un documento finanziario. La Politica di conservazione dei dati indica entrambi i periodi.

Lo controlli su due livelli. VERA chiede la posizione solo quando avvii un tragitto, e il tuo browser o telefono stabilisce se l'autorizzazione viene concessa o meno; puoi rifiutarla, o revocarla in seguito nelle impostazioni del browser o del dispositivo, e il resto di VERA continua a funzionare. La percorrenza può anche essere inserita manualmente, senza accesso alla posizione. Il titolare dell'account può inoltre impostare il periodo di conservazione delle letture grezze, anche disattivandone completamente l'archiviazione.

4. Tempo nell'app e cosa può vedere il titolare dell'account

VERA misura per quanto tempo un account resta nell'app e su quali schermate è stato trascorso quel tempo, e mostra il risultato al titolare dell'account dell'azienda. Se ti sei unito all'azienda di qualcun altro tramite un invito, significa che il tuo datore di lavoro può vedere quanto tempo hai trascorso in VERA e su quali schermate per dipendenti ti trovavi. Questa sezione spiega esattamente cosa include e cosa non include, perché una misurazione che riguarda una persona non dovrebbe essere qualcosa da scoprire per caso.

Cosa viene misurato: il tuo browser segnala che la scheda di VERA è in primo piano davanti a te e che negli ultimi minuti hai mosso il cursore, digitato, fatto scorrere la pagina o toccato lo schermo. Finché entrambe le condizioni sono vere, invia un segnale circa ogni trenta secondi indicando il percorso in cui ti trovi. Il tempo si accumula in questi intervalli e ciascuno ha un limite massimo, quindi una scheda lasciata aperta tutta la notte aggiunge un solo intervallo e poi si ferma. Quando la scheda è nascosta, chiusa o inutilizzata, non si accumula nulla.

Cosa viene registrato: il percorso, ridotto alla pagina che indica. Gli identificativi dei record vengono sostituiti prima dell'archiviazione e la stringa di query viene eliminata, tranne le chiavi che indicano una scheda, quindi una voce archiviata può dire che eri su un preventivo ma non quale preventivo, quale cliente o cosa hai cercato. Nulla di ciò che digiti, visualizzi all'interno di un record o carichi viene registrato qui, e nemmeno la tua posizione.

Cosa non è: si tratta del tempo con l'app aperta, non delle ore lavorate. Viene archiviato separatamente dalle ore dei fogli presenze, non viene mai letto dal sistema paghe e non gli viene mai attribuito un prezzo. Il tempo che trascorri nello spazio di lavoro della tua azienda appartiene al tuo tenant e non è visibile a nessuna delle aziende per cui lavori.

Puoi vedere gli stessi dati che vede l'azienda nella schermata del tuo account, nella vista dipendente. I record vengono eliminati quando viene eliminato l'account a cui si riferiscono, compresi i record conservati presso le aziende per cui hai lavorato.

5. Microfono e voce

VERA ha funzioni vocali: puoi conversare a voce con l'assistente e alcune raccolte guidate di informazioni accettano risposte vocali. Queste funzioni richiedono l'autorizzazione al microfono, che il browser ti chiede la prima volta che ne avvii una. In nessun altro momento VERA ti ascolta e non richiede il microfono in nessun'altra parte.

Per le conversazioni vocali e le raccolte di informazioni guidate a voce, il parlato viene trasformato in testo dal riconoscimento vocale del tuo browser e non da VERA. Ai server di VERA arriva la trascrizione, non l'audio. Queste funzionalità non inviano a VERA una registrazione della tua voce e non esiste alcun file audio di tali sessioni che possiamo conservare. Il trattamento dell'audio da parte del tuo browser, che per alcuni browser comporta l'invio dell'audio al fornitore del browser per il riconoscimento, è disciplinato dall'informativa sulla privacy di quel browser e non dalla nostra.

La trascrizione viene trattata come se l'avessi digitata tu: entra a far parte della conversazione, può essere inviata al fornitore di IA per generare una risposta e viene conservata con quella conversazione finché non la elimini o non elimini il tuo account.

Per le risposte vocali di VERA, il testo della risposta viene inviato a un fornitore di sintesi vocale che restituisce l'audio, e l'audio viene trasmesso in streaming al tuo browser anziché essere memorizzato. Viene inviato solo il testo della risposta, non l'audio del tuo microfono. Tale fornitore è indicato nell'Elenco dei sub-responsabili.

Le registrazioni sono l'unica funzione che conserva l'audio. La registrazione inizia solo dopo che hai premuto il pulsante di registrazione e confermato che tutti i partecipanti alla conversazione sanno di essere registrati e hanno acconsentito, e si interrompe quando premi stop. Le leggi sulla registrazione variano da stato a stato e da paese a paese, e diversi stati degli Stati Uniti richiedono il consenso di tutti i partecipanti alla conversazione, quindi spetta a te fornire tale conferma in modo veritiero. L'audio che registri o carichi viene archiviato nel tuo account e inviato a un fornitore di trascrizione, indicato nell'Elenco dei sub-responsabili, per essere convertito in testo. La trascrizione viene poi inviata al fornitore di IA per essere rielaborata in forma scritta. L'audio, la trascrizione e la rielaborazione scritta vengono conservati finché non elimini la registrazione o il tuo account, e sono inclusi nell'esportazione dei tuoi dati, ad eccezione dell'audio stesso, che puoi riprodurre nell'app.

6. Telefonate gestite da Vera

Un'attività può affidare il proprio numero di telefono VERA a una receptionist IA, in modo che Vera risponda alle chiamate a cui nessuno risponde, oppure a tutte le chiamate. Questa funzione è disattivata per ogni attività finché il titolare dell'account non la attiva e conferma di aver letto questa sezione, e Vera dice sempre ai chiamanti di essere una receptionist virtuale.

Quando Vera risponde, l'operatore telefonico collega l'audio della chiamata direttamente al fornitore di AI che ascolta e parla per lei. Quell'audio non passa dai server di VERA e VERA non lo conserva. VERA conserva una trascrizione della chiamata e un breve riepilogo di ciò che voleva chi ha chiamato, archiviati nell'account dell'azienda perché possa darvi seguito, ed eliminati insieme all'account. Il fornitore di AI e l'operatore sono entrambi indicati nell'Elenco dei sub-responsabili, con ciò che ciascuno riceve.

Vera risponde solo in base alle informazioni che l'attività le ha fornito e a ciò che consulta nei registri dell'attività stessa. Non indica prezzi a meno che l'attività non abbia scritto i prezzi che può comunicare, e non prenota, sposta, cancella, invia SMS né trasferisce chiamate a meno che l'attività non abbia attivato ciascuna di queste autorizzazioni.

La registrazione delle chiamate è un'opzione separata e aggiuntiva. È disattivata per impostazione predefinita, non viene mai attivata come effetto secondario di altre impostazioni e non può essere attivata finché il titolare dell'account non dichiara di aver preso atto che la normativa sulla registrazione varia da stato a stato. Quando è attiva, a ogni chiamante viene comunicato che la chiamata potrebbe essere registrata prima che venga acquisito qualsiasi contenuto, la registrazione viene conservata dall'operatore telefonico per il periodo di conservazione stabilito dall'azienda e la procedura di conservazione di VERA la elimina al termine di tale periodo.

Se sei la persona che ha chiamato: l'azienda che hai contattato è titolare del trattamento di questi dati, come descritto nella sezione sui ruoli qui sopra. VERA li tratta su istruzione dell'azienda, e le richieste che li riguardano vanno rivolte prima di tutto all'azienda.

7. Informazioni raccolte automaticamente

VERA raccoglie di proposito una quantità ridotta di informazioni tecniche.

• Log del server. Normali log applicativi e di errore generati durante l'elaborazione delle richieste. Si tratta di registri operativi, non di un prodotto di analisi comportamentale.
• Contatori di limitazione delle richieste. Per bloccare i tentativi di accesso a forza bruta e gli abusi, VERA conserva contatori di breve durata associati all'indirizzo IP o all'indirizzo email per azioni come accesso, registrazione e reimpostazione della password. Ogni contatore viene sovrascritto quando la sua finestra temporale si azzera.
• Segnali di utilizzo del prodotto. Conteggi e marcature temporali che fanno funzionare il prodotto e alimentano le tue dashboard: utilizzo dei crediti, quando è stata approvata una proposta, quando il link di un preventivo è stato aperto per la prima volta, quante volte è stato visualizzato e metriche aziendali giornaliere calcolate dalle piattaforme collegate.
• Statistiche del sito di marketing. Vercel Web Analytics e Vercel Speed Insights misurano le visualizzazioni di pagina e le prestazioni delle nostre pagine pubbliche. Gli eventi personalizzati che VERA invia a Vercel sono limitati a un insieme chiuso di valori (lo slug di un settore, la sezione in cui è stata cliccata una scheda, una posizione, un tempo di permanenza in secondi e un termine di ricerca troncato). Per progettazione, indirizzi email, nomi e contenuti digitati liberamente non vengono mai inviati alle analytics di Vercel.
• Analisi del prodotto (PostHog). VERA utilizza PostHog, un servizio di analisi di prodotto di prima parte, sul proprio sito web, nell'app e nelle pagine che i tuoi clienti aprono da un link che invii. Registra le pagine visualizzate, i pulsanti e i link cliccati (compreso il loro testo visibile), la pagina di provenienza, il tipo di browser e di dispositivo, una posizione approssimativa ricavata dall'indirizzo IP e gli errori generati dalla pagina. Quando hai effettuato l'accesso, questi eventi vengono collegati al tuo account aziendale e PostHog riceve anche il tuo nome e il tuo indirizzo email, così possiamo capire quale account ha avuto un problema. Un cookie e una voce nella memoria del browser conservano un identificatore PostHog casuale per poter raggruppare le visite (vedi l'Informativa sui cookie). I segreti dei link dei clienti vengono rimossi prima: il token contenuto in un link di pagamento, preventivo, portale, prenotazione, visita, recensione, caricamento documenti o invito viene sostituito prima che qualsiasi dato venga inviato, e lo stesso vale per i valori segreti presenti in un indirizzo web, come il token di reimpostazione della password. Usiamo questi dati per individuare bug, capire quali funzionalità vengono utilizzate e migliorare il prodotto. Non vengono usati per la pubblicità e non vengono venduti. Ai visitatori nell'UE, nel SEE, nel Regno Unito e in Svizzera viene chiesto prima il consenso: PostHog non si carica nel loro browser finché non premono Accetta nel banner dei cookie, e chiunque può modificare o revocare tale scelta in qualsiasi momento da Impostazioni cookie.
• Registrazione delle sessioni (PostHog). Sul sito web di VERA e nell'app, PostHog può effettuare una registrazione della sessione: una ricostruzione della pagina così come l'hai vista, con i movimenti del mouse, i clic, lo scorrimento e i cambi di pagina, utilizzata per diagnosticare bug e schermate poco chiare. Tutto ciò che viene digitato in un campo di un modulo viene mascherato prima di lasciare il tuo browser, i campi di pagamento incorporati vengono bloccati completamente e, all'interno dell'app, viene mascherato anche ogni testo visualizzato sullo schermo, quindi una registrazione mostra la struttura di una schermata e non le schede dei clienti, i preventivi o le firme che contiene. Le pagine pubbliche di marketing vengono registrate con il testo visibile, perché quel testo è già pubblico. Nessuna registrazione viene mai effettuata sulle pagine che i tuoi clienti aprono da un link che invii tu (pagamenti, preventivi, portali, prenotazioni, visite, recensioni, richieste di documenti e inviti). Le registrazioni vengono conservate secondo le impostazioni di conservazione di PostHog per il progetto di VERA.
• Monitoraggio delle chiamate AI (PostHog). Ogni richiesta che VERA invia al proprio fornitore di testo IA viene inoltre registrata in PostHog, così possiamo monitorare errori, tempi di risposta e costi. Il log include il modello utilizzato, il numero di token e le tempistiche, oltre al prompt e alla risposta, che possono contenere il contesto aziendale e i dati dei clienti necessari per l'attività. È collegato al tuo account quando la richiesta è stata effettuata per tuo conto ed è utilizzato esclusivamente per gestire e migliorare il Servizio.
• Registrazioni delle firme elettroniche. Quando qualcuno accetta o firma un preventivo tramite il link che un'azienda gli ha inviato, VERA registra il momento, l'indirizzo IP da cui è arrivata l'accettazione e un'indicazione generica del dispositivo, come «Safari su iPhone». Se la firma è stata digitata, registra anche che il firmatario ha accettato di firmare elettronicamente e quale versione di quel testo era visualizzata sullo schermo. La registrazione viene conservata insieme al preventivo, perché una firma che nessuno può attribuire non prova nulla, ed è visibile solo all'azienda a cui appartiene il preventivo. La stringa user-agent completa del browser non viene conservata.
• Registro di controllo. Ogni proposta, approvazione, modifica, rifiuto, esecuzione ed errore nel tuo account viene scritto in un registro di audit di sola aggiunta, insieme agli eventi di sicurezza come reimpostazioni della password, revoche di sessione e rotazioni dei link dei preventivi. Segreti e token non vengono mai scritti al suo interno.

8. Informazioni dalle piattaforme che colleghi

Quando colleghi una piattaforma di terze parti, VERA legge i dati descritti dalle autorizzazioni di quella piattaforma, e solo per svolgere il lavoro che hai richiesto. Scegli tu quali piattaforme collegare, e scollegarne una revoca l'accesso continuativo di VERA e rimuove le credenziali memorizzate.

Il catalogo delle integrazioni di VERA comprende circa 150 provider tra contabilità, pagamenti, CRM, pianificazione, email, comunicazione, marketing, social, ecommerce, spedizioni, analisi, servizi sul campo e altro ancora. Cosa legge o scrive ogni connessione è indicato nella relativa scheda prima che tu la colleghi. In linea generale:

• Contabilità e servizi sul campo. Clienti, preventivi, offerte, lavori, fatture e pagamenti, in sola lettura, così VERA può creare report sull'attività e precompilare i documenti. QuickBooks Online e Jobber sono integrazioni in sola lettura.
• Negozi e pagamenti. Ordini, clienti, prodotti e registrazioni dei pagamenti, in sola lettura, per calcolare ricavi, numero di ordini e valore medio dell'ordine.
• Social network. Pubblicazione dei post che componi e lettura delle metriche rese disponibili da tali piattaforme (impression, visualizzazioni, coinvolgimento, dati sul pubblico) affinché VERA possa generare report sulle prestazioni. I contenuti che programmi o pubblichi, incluse le relative immagini e i video, vengono trasmessi alla piattaforma da te selezionata, dove sono disciplinati dai termini e dall'informativa sulla privacy di tale piattaforma. Una volta pubblicati, sono al di fuori del controllo di VERA, e la loro eliminazione in VERA non li rimuove dalla piattaforma. VERA non pubblica nulla senza una tua istruzione o una regola di automazione da te configurata.
• Email e calendario. Invio delle campagne e dei messaggi che approvi tramite il tuo account del provider, lettura dei risultati delle campagne e lettura degli eventi del calendario per programmare tenendone conto.
• Fonti di notizie e di mercato. Industry Radar legge notizie pubblicamente disponibili tramite un'API di notizie. Utilizza fonti pubbliche, non i dati del tuo account né quelli dei tuoi clienti.

9. Membri del team e dipendenti

Un account aziendale VERA può includere più persone. Il titolare dell'account le invita, ognuna accetta con il proprio accesso anziché con credenziali condivise e a ognuna viene assegnato un ruolo che stabilisce a cosa può accedere.

Se sei un dipendente o un membro del team che usa VERA, è bene che tu sappia dove finiscono le tue informazioni. VERA conserva il tuo nome, l'indirizzo email con cui sei stato invitato, il tuo ruolo e la registrazione di ciò che hai fatto nello spazio di lavoro. L'azienda che ti ha invitato è titolare del trattamento di tali informazioni; VERA le tratta su sue istruzioni.

Ciò che invii nello spazio di lavoro costituisce un dato dell'azienda, non un dato privato. Le spese che registri, comprese le immagini delle ricevute, e i viaggi che registri, compresi la distanza, gli indirizzi, qualsiasi percorso ricavato dalla posizione e qualsiasi immagine giustificativa, sono visibili al titolare dell'account e a chiunque abbia un ruolo che gli consenta di esaminare gli invii. Ogni invio indica l'account che lo ha registrato, ed è questo che rende possibili l'approvazione e il rimborso.

Se l'attività gestisce le buste paga in VERA, conserva anche i tuoi fogli presenze, la tua tariffa retributiva, le scelte indicate nel tuo modulo W-4 e, se vieni pagato tramite accredito diretto, le tue coordinate bancarie. I dati relativi a retribuzione, imposte e conto bancario sono visibili solo alle persone a cui il titolare dell'account ha concesso l'autorizzazione per le buste paga; l'approvazione delle ore è un'autorizzazione distinta e più limitata che non ne mostra nessuno. Il numero del tuo conto bancario è crittografato e non viene mai visualizzato per intero in nessuna schermata.

La posizione non fa eccezione al tuo controllo. VERA registra la posizione solo mentre avvii ed effettui un tragitto, l'autorizzazione del tuo dispositivo ne regola l'accesso e puoi rifiutarla e inserire il chilometraggio a mano. VERA non offre ad alcun datore di lavoro la possibilità di localizzarti al di fuori di un tragitto avviato da te e non dispone di alcuna funzione di tracciamento in tempo reale o di monitoraggio.

Il tuo ruolo vale solo per l'attività che ti ha invitato. Disattivare un membro ne chiude l'accesso, ma il suo nome resta sui documenti che ha registrato, perché quei documenti appartengono all'attività.

Per correggere o rimuovere informazioni che un'azienda conserva su di te in VERA, rivolgiti a quell'azienda. Se invece contatti noi, inoltreremo la richiesta all'azienda e la assisteremo nella risposta, come richiesto dall'Addendum sul trattamento dei dati.

10. Come VERA usa le informazioni

Utilizziamo le informazioni per gestire il Servizio: per autenticarti, generare bozze e proposte, eseguire le azioni che approvi, sincronizzare e visualizzare i dati delle piattaforme che colleghi, creare i tuoi preventivi, fatture e report, misurare l'utilizzo dei crediti, applicare i limiti del piano e i limiti di frequenza, rilevare e prevenire gli abusi, fornire assistenza e inviarti email transazionali relative al tuo account.

Utilizziamo l'analisi del prodotto, la registrazione delle sessioni e il monitoraggio degli errori e delle chiamate all'IA, descritti nella sezione Informazioni raccolte automaticamente, per capire quali parti del prodotto sono utili e dove non funzionano, correggere i bug e pianificare cosa sviluppare in seguito.

Non vendiamo informazioni personali, non le condividiamo per pubblicità comportamentale cross-context, non usiamo i dati della tua attività o dei tuoi clienti per addestrare modelli di AI e non usiamo i contenuti del tuo account per attività di marketing rivolte ad altri clienti.

11. Elaborazione AI

Per generare contenuti e analisi, VERA invia la parte pertinente del tuo prompt e del contesto della tua attività a un fornitore di IA terzo tramite API, riceve una risposta e la archivia nel tuo account. Inviamo solo ciò che serve all'attività richiesta, niente di più.

La generazione del testo usa i modelli Claude di Anthropic. La generazione di immagini, se configurata, usa OpenAI o Google Gemini per lo sfondo dell'immagine; la sovrapposizione di testo e logo viene disegnata in modo deterministico da VERA e non lascia mai i nostri server. Vera che risponde alle telefonate, se un'attività l'ha attivata, usa i modelli speech-to-speech di OpenAI, come descritto nella sezione sulle telefonate. Senza un provider di IA configurato, VERA ripiega su un output non basato sull'IA invece di smettere di funzionare.

VERA non invia prompt ai fornitori di IA a fini di addestramento, e le condizioni commerciali delle API dei nostri fornitori non concedono loro diritti di addestramento sugli input delle API. I fornitori possono conservare gli input per un breve periodo ai fini del monitoraggio degli abusi, in base alle proprie policy, che non controlliamo. La Policy sull'utilizzo dell'IA tratta questo argomento in maggior dettaglio.

12. Basi giuridiche del trattamento

Laddove si applichi il GDPR del Regno Unito o dell'UE, VERA si basa sulle seguenti basi giuridiche per i dati di cui è titolare del trattamento:

• Esecuzione di un contratto. Creare e gestire il tuo account, fornire le funzionalità a cui sei abbonato, elaborare i pagamenti e fornire assistenza.
• Legittimi interessi. Proteggere il Servizio, prevenire frodi e abusi, mantenere una traccia di controllo (audit trail), misurare l'utilizzo del prodotto tramite analisi del prodotto e registrazione delle sessioni (al di fuori dell'UE, del SEE, del Regno Unito e della Svizzera), monitorare gli errori e le chiamate all'IA e migliorare il prodotto. Bilanciamo questi interessi con i tuoi diritti e riduciamo al minimo i dati coinvolti: i dati inseriti nei moduli sono mascherati nelle registrazioni, il testo all'interno dell'app è mascherato e i segreti dei link dei clienti vengono rimossi prima che qualsiasi dato venga inviato.
• Obbligo legale. Conservare i documenti finanziari e fiscali e rispondere a richieste legittime.
• Consenso. Le comunicazioni facoltative a cui scegli di aderire e, per i visitatori nell'UE, nel SEE, nel Regno Unito e in Svizzera, l'analisi del prodotto e la registrazione delle sessioni, che vengono caricate solo dopo che hai accettato tramite il banner dei cookie. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento, dalle Impostazioni dei cookie per quanto riguarda l'analisi, senza pregiudicare il trattamento già effettuato.
• Le tue istruzioni. Per i dati personali relativi ai tuoi clienti, VERA li tratta sulla base delle tue istruzioni documentate in qualità di tuo responsabile del trattamento. Spetta a te stabilire la tua base giuridica per tali dati.

13. Come vengono condivise le informazioni

VERA condivide le informazioni con i fornitori di servizi necessari al funzionamento del prodotto, ciascuno vincolato da termini che gli impongono di proteggerle e di utilizzarle esclusivamente per i servizi che ci fornisce. Sono elencati singolarmente, con l'indicazione di ciò che ciascuno riceve, nell'Elenco dei sub-responsabili del trattamento.

Condividiamo informazioni con una piattaforma che colleghi solo nella misura necessaria per eseguire l'azione che hai richiesto su quella piattaforma.

Possiamo divulgare informazioni quando siamo obbligati per legge, per far rispettare i nostri Termini o per tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di VERA, dei nostri clienti o del pubblico. Ove la legge lo consenta e non sia controproducente, informeremo il titolare dell'account interessato di una richiesta legale prima di rispondere.

Se VERA è coinvolta in una fusione, un'acquisizione, un finanziamento o una cessione di beni, le informazioni potrebbero essere trasferite nell'ambito di tale operazione. Resterebbero soggette alla presente informativa e daremmo preavviso prima di qualsiasi modifica sostanziale nel modo in cui vengono trattate.

14. Numeri di cellulare e SMS

Gli SMS sono trattati separatamente qui perché gli operatori di telefonia mobile li sottopongono a uno standard più rigoroso rispetto al resto di questa informativa, e perché la risposta è breve.

Nessuna informazione mobile sarà condivisa con terze parti o affiliati per finalità di marketing o promozionali. I numeri di cellulare e il consenso alla ricezione di SMS non vengono mai venduti, noleggiati o condivisi con terze parti o affiliati per le loro finalità di marketing o promozionali. I numeri di telefono vengono condivisi solo con l'operatore di messaggistica che recapita il messaggio e con i fornitori di servizi che agiscono secondo le nostre istruzioni, al fine di inviare il messaggio che hai richiesto.

I dati di consenso del mittente degli SMS e i registri dei consensi sono esclusi dalla condivisione con qualsiasi terza parte o società affiliata per finalità di marketing o promozionali proprie. Non vengono usati per la pubblicità, non vengono venduti e non vengono trasferiti a un data broker. La condivisione con fornitori di servizi che agiscono secondo le nostre istruzioni, come l'operatore che recapita un messaggio, è limitata a quanto necessario per recapitare quel messaggio.

Chi riceve un SMS può interromperne l'invio rispondendo STOP al messaggio, e la richiesta viene applicata automaticamente. L'Informativa sul consenso alla messaggistica mobile stabilisce come viene raccolto e registrato il consenso, e i Termini di servizio SMS stabiliscono cosa può essere inviato.

Quanto segue si applica a ogni programma di messaggistica SMS descritto nella presente informativa, compresi gli avvisi che il titolare di un account chiede di ricevere al proprio numero. La frequenza dei messaggi varia. Potrebbero essere applicati costi per messaggi e dati. Rispondi STOP a qualsiasi messaggio per annullare l'iscrizione e rispondi HELP per ricevere assistenza. Il consenso a ricevere messaggi SMS non è una condizione per l'acquisto, per la creazione di un account o per l'utilizzo del software.

15. Dove vengono archiviate le informazioni

VERA funziona come applicazione Next.js containerizzata su un database PostgreSQL gestito. Fotografie caricate, ricevute, immagini a prova del chilometraggio, contenuti multimediali MMS, immagini generate e documenti importati sono archiviati come dati codificati all'interno dello stesso database anziché in un servizio di object storage separato, quindi nessun fornitore di archiviazione aggiuntivo conserva i tuoi file.

Poiché i file sono conservati nel database e non in un bucket pubblico, non hanno un URL pubblico. Ogni file viene fornito tramite una route dell'applicazione che richiede una sessione con accesso effettuato e verifica che il file appartenga al tuo account prima di restituire qualsiasi byte, quindi un file non può essere raggiunto indovinandone l'indirizzo e non diventa leggibile da chiunque si trovi ad avere un link. Quando un dipendente carica un file, il caricamento è vincolato all'account che lo ha inviato, quindi un invio non può essere associato al record di qualcun altro. Eliminare il record a cui appartiene un file elimina il file, ed eliminare il tuo account li elimina tutti.

L'unica eccezione riguarda i contenuti multimediali allegati a un post social, che per definizione vengono pubblicati. Le piattaforme recuperano autonomamente l'immagine o il video, senza una sessione, quindi quel file viene servito tramite un link separato che contiene un token firmato e a scadenza che identifica l'account e la risorsa. Il link non può essere falsificato né indovinato e smette di funzionare dopo un breve intervallo, ma finché è valido non richiede l'accesso. Tutto ciò che pubblichi esce da VERA.

L'infrastruttura di hosting e di database è fornita dai fornitori di piattaforme indicati nell'Elenco dei subresponsabili del trattamento. Le loro regioni predefinite si trovano negli Stati Uniti.

16. Trasferimenti internazionali di dati

VERA opera dagli Stati Uniti e la sua infrastruttura e i suoi sub-responsabili del trattamento si trovano principalmente lì. Se usi VERA al di fuori degli Stati Uniti, le tue informazioni verranno trasferite, conservate e trattate negli Stati Uniti, che potrebbero non offrire lo stesso livello di tutela giuridica del tuo Paese.

Per i trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo, del Regno Unito o della Svizzera, VERA si basa sulle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea, incorporate mediante rinvio nell'Addendum sul trattamento dei dati, unitamente all'UK International Data Transfer Addendum ove si applichi il GDPR del Regno Unito.

VERA non ha ottenuto la certificazione nell'ambito dell'EU-US Data Privacy Framework e non sostiene che le si applichi direttamente alcuna decisione di adeguatezza. Alcuni dei nostri sub-responsabili del trattamento dispongono di certificazioni proprie; si tratta del loro status, non del nostro.

17. Come vengono protette le informazioni

Il traffico viene servito tramite HTTPS, le richieste HTTP semplici vengono reindirizzate in produzione e HSTS è attivo. Le password vengono sottoposte a hash con bcrypt con un fattore di lavoro pari a 12 (src/lib/password.ts). Le credenziali dei connettori sono cifrate con AES-256-GCM (src/lib/crypto.ts) utilizzando una chiave conservata separatamente dal segreto di firma delle sessioni. Ogni richiesta è limitata all'account con cui hai effettuato l'accesso e le sessioni possono essere revocate su tutti i dispositivi contemporaneamente.

I webhook in entrata vengono verificati secondo lo schema di firma di ciascun provider e deduplicati, così una consegna ripetuta non può essere applicata due volte. Le richieste lato server verso gli indirizzi che fornisci vengono convalidate rispetto agli intervalli privati e interni, per impedire che vengano indirizzate verso sistemi interni. I link pubblici ai preventivi usano 256 bit di casualità crittograficamente sicura, sono soggetti a limitazione contro i tentativi di indovinarli e non vengono mai scritti per intero nei log.

Nessun sistema è perfettamente sicuro e VERA non possiede alcuna certificazione di sicurezza. La Politica di sicurezza elenca esattamente quali controlli sono attivi e, cosa altrettanto importante, quali controlli comuni non lo sono ancora.

18. Per quanto tempo vengono conservate le informazioni

In sintesi: i dati della tua attività vengono conservati finché esiste il tuo account e vengono eliminati quando elimini l'account. VERA esegue poche eliminazioni automatiche e, quando lo fa, è perché i dati sono più sensibili che utili da conservare.

Le eliminazioni programmate attualmente sono: le letture grezze della posizione provenienti dalla registrazione dei chilometri, rimosse dopo 30 giorni per impostazione predefinita e configurabili dal titolare dell'account, inclusa la possibilità di disattivarne la conservazione; i tragitti chilometrici annullati oltre il periodo di conservazione dei tragitti dell'account, mentre i tragitti approvati e rimborsati non vengono mai rimossi automaticamente perché sono documenti finanziari; le registrazioni delle chiamate, nei casi in cui un'attività ha attivato la registrazione, eliminate dopo il periodo di conservazione impostato dall'attività; la cache delle mappe, che scade da sola e non contiene alcun identificativo dell'account; e gli articoli di notizie di Industry Radar, rimossi dopo 30 giorni.

La Politica di conservazione dei dati riporta la tabella completa, incluso ciò che resta dopo l'eliminazione dell'account e il motivo.

19. I tuoi diritti e le tue scelte

Puoi verificare e correggere il profilo della tua attività, i dettagli del brand e i tuoi dati direttamente nell'app. Puoi scollegare qualsiasi integrazione da Impostazioni. Puoi esportare una copia leggibile da dispositivo automatico dei dati del tuo account da Impostazioni. Puoi eliminare definitivamente il tuo account da Impostazioni, un'operazione immediata e irreversibile.

A seconda di dove vivi, potresti avere anche diritti di legge di accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione e opposizione, oltre al diritto di non essere discriminato per averli esercitati. La pagina Diritti sulla privacy GDPR e l'Informativa sulla privacy per la California spiegano come esercitarli e come verifichiamo una richiesta.

Per presentare una richiesta che l'app non è in grado di gestire direttamente, scrivi a support@meetmyvera.com. Rispondiamo entro i termini previsti dalla legge applicabile ed entro 30 giorni quando non è previsto un termine specifico.

20. Privacy dei minori

VERA è uno strumento aziendale venduto alle aziende. Non è rivolto ai minori, non raccogliamo consapevolmente informazioni personali di persone di età inferiore ai 18 anni e nessuna parte del prodotto è progettata o promossa per i minori. I titolari di un account devono avere almeno 18 anni o aver raggiunto la maggiore età prevista nella loro giurisdizione.

Se ritieni che un minore ci abbia fornito informazioni personali, scrivi a support@meetmyvera.com e le cancelleremo. Se usi VERA in un'attività che si rivolge alle famiglie, ricorda che qualsiasi informazione su un minore che inserisci come scheda cliente è un dato di cui sei titolare, e a esso si applicano i tuoi obblighi previsti da leggi come la COPPA.

21. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare la presente informativa. Le modifiche sostanziali sono registrate nella cronologia delle modifiche in fondo a questa pagina con un nuovo numero di versione e una nuova data di entrata in vigore, e, ove possibile, i titolari degli account ricevono una notifica via email o all'interno dell'app prima che la modifica abbia effetto.

22. Contatti

Domande sulla privacy e richieste di esercizio dei diritti: support@meetmyvera.com. VERA non ha nominato un responsabile della protezione dei dati né un rappresentante nell'UE o nel Regno Unito ai sensi degli articoli 27 e 37 del GDPR; l'obbligo di nominarlo dipende dalla portata dei nostri trattamenti nell'UE e nel Regno Unito.