プライバシーポリシー

1. 2つの異なる役割と、それが重要な理由

VERAは2つの立場で情報を取り扱い、どちらの立場に該当するかによってお客様の権利は異なります。

お客様ご自身のアカウント情報、請求記録、および製品のご利用状況については、VERAが管理者です。本ポリシーはそれらのデータに適用され、お客様は当社に対して直接ご自身の権利を行使できます。

お客様がVERAに入力する顧客、見込み客、連絡先、従業員、案件に関する情報については、お客様が管理者であり、VERAはお客様の指示に基づいて行動する処理者です。本ポリシーはVERAがその情報をどのように取り扱うかを説明するものですが、条件はデータ処理補遺によって定められます。お客様が当社の顧客の顧客であり、ご自身のデータの訂正または削除を希望される場合は、お取引のあった事業者にご連絡ください。当社はお客様を当該事業者にご案内し、当該事業者の対応を支援します。

2. お客様が提供する情報

以下の情報は、お客様ご自身から、またはお客様による製品の利用を通じて直接取得されます。

• アカウント情報。 メールアドレス、氏名（ご提供いただいた場合）、およびパスワードでサインインする場合はパスワードのbcryptハッシュ。VERAがパスワードを読み取り可能な形式で保存することはありません。Googleでサインインする場合は、代わりにGoogleからメールアドレス、氏名、プロフィール画像を受け取ります。
• ビジネスプロフィール。 ビジネス名、業種、サービス、所在地、ブランドボイス、ブランドカラーとロゴ、営業時間、そしてVERAが役立つ作業を行えるようにお客様が提供する目標や背景情報。これらの一部は、お客様が提供するウェブサイトのアドレスをスキャンすることで下書きを作成できます。
• 顧客記録および業務記録。 リード、連絡先、企業、商談、予約、案件、技術者、サポートチケット、見積もり、請求書、およびそれらに添付されたメモ、さらに各案件の顧客ポータル（スケジュール、日々の進捗報告、写真、顧客とやり取りしたメッセージ、変更指示）。ここには、氏名、メールアドレス、電話番号、サービス提供先の住所、案件の詳細など、お客様ご自身の顧客およびスタッフに関する個人データが保存されます。
• ファイルと画像。 お客様がアップロードした写真（施工前後の案件写真を含む）、ロゴおよびブランド素材、他のシステムからインポートした請求書または見積もり。インポートされた書類は、インポート内容を再確認できるよう、元のファイルのコピーとともに保存されます。
• 顧客から取得した署名。 お客様が送信した公開リンクから顧客が見積もりを承諾すると、VERAは顧客が入力した名前または手書きした署名の画像を、日時およびリンクが閲覧された事実とともに記録します。
• プロンプトと指示。 お客様がVERAに向けて作成した目標、質問、ブリーフ、およびそれらに対して記録した提案、承認、編集、却下。
• サポートとフィードバック。 サポートへのお問い合わせ時にお送りいただく内容、および解約時またはトライアル期間を失効させた際に選択された理由(ご記入いただいた自由記述を含みます)。解約時のフィードバックはお客様のデータとして扱われ、アカウントとともに削除されます。
• 経費と領収書。 出金の記録：支払先、金額、日付、カテゴリ、メモ、およびアップロードされた領収書の画像またはファイル。領収書は読み取られてこれらの項目に自動入力され、読み取り結果を確認できるよう、元のファイルが記録とともに保存されます。従業員が経費を申請した場合、記録には申請したアカウントも記載されます。
• 走行距離と車両。 移動記録：距離、日時、出発地と目的地の住所、業務上の目的、車両、走行距離計の数値、適用された単価、算出された精算額。移動記録には、走行距離計の写真や駐車場の領収書など、証拠画像を1枚添付することもできます。車両記録には、お客様が入力した車両情報が保存されます。従業員が移動記録を提出した場合、その記録には提出したアカウントが記載されます。
• 給与計算。 VERAの給与計算を利用する場合：各人の勤務時間、給与額、給与形態（適用開始日を含む）、各給与支払いの金額とそれにかかる税金、およびすべての給与関連の変更履歴（変更前と変更後の内容を含む）。給与処理自体は、認可を受けた給与計算プロバイダーであるCheck Technologies（checkhq.com）が行います。Checkは源泉徴収税と雇用主負担税の計算、お客様の給与用銀行口座からの引き落とし、従業員への支払い、申告書の提出、W-2および1099の発行を行います。機微な給与情報（社会保障番号、生年月日、自宅住所、Form W-4の申告内容、銀行のルーティング番号と口座番号）はCheck独自の安全なオンボーディングで収集され、Checkが保管し、VERAのサーバーには保存されません。VERAが保持するのは、Checkのレコード識別子、各人のオンボーディング状況、銀行口座の下4桁と金融機関名、および税務書類のメタデータのみです。給与明細と税務書類は、有効期限付きのリンクを通じて必要に応じてCheckから取得され、すべてのアクセスが記録されます。Checkを一度も連携していないアカウントには従来のエクスポート専用モデルが引き続き適用されます。このモデルでは、VERAがW-4の申告内容と暗号化された給与振込情報を保持しますが、申告、納付、資金の移動は一切行いません。
• SMSでの会話。 VERAのテキストメッセージ機能を利用する場合：関係する電話番号、送受信したメッセージの内容、MMSで送受信した写真、通信事業者が報告する配信状況、および同意記録（その番号がオプトインまたはオプトアウトしたかどうか、その日時、オプトインの取得元、オプトアウトに使用されたキーワード）。
• 公開するSNS投稿。 お客様が作成したキャプション、画像、動画、設定したスケジュール、各投稿の対象となる接続済みアカウント、およびプラットフォームから返される公開結果。
• 音声入力。 音声会話や音声ガイド付きの受付を利用する場合、話した内容は文字起こしされ、その結果のテキストは入力された他の内容と同様に扱われます。音声そのものの送信先については、以下のマイクに関するセクションをご覧ください。
• 事業用番号への着信。 ビジネス電話を利用する場合、各通話の記録：発信者の番号、日時、通話時間、応答・不在着信・転送・留守番電話のいずれだったか、および対応者。Veraによる電話応対を有効にしている場合は、通話内容の文字起こしと、発信者の用件をまとめた簡潔な構造化要約。さらに通話録音を有効にしている場合は、お客様が設定した保存期間中の通話音声。音声の送信先については、下記の電話に関するセクションをご覧ください。
• 録音された会話。 録音機能（Recordings）を使って現地調査や打ち合わせを録音する場合、音声ファイルをアップロードする場合、文字起こしを貼り付ける場合、または別の録音機器（Zapier経由のPlaudなど）からRecordingsアドレスへ文字起こしを送信する場合：録音またはアップロードした音声、その文字起こし、VERAがそれをもとに作成する構造化された記録（要約、言及された顧客情報、作業範囲、寸法、資材、予算、スケジュール、フォローアップ）、および会話の参加者全員が録音に同意したことについてのお客様による確認とその確認日時。音声の送信先については、下記のマイクに関するセクションをご覧ください。
• 接続済みプラットフォームの認証情報。 お客様が接続したプラットフォームのOAuthトークンおよびAPIキー。これらはAES-256-GCMで保存時に暗号化され、お客様に再表示されることも、ログに書き込まれることもありません。ブローカーを介して接続したプロバイダーの場合、サブプロセッサーリストに記載のとおり、認証情報はVERAではなく当該ブローカーが保持します。

3. 位置情報

VERAはお使いのデバイスの正確な位置情報にアクセスできます。このセクションでは、それがいつ、なぜ行われるのかを正確に説明します。こうした情報を目立たない場所に埋もれさせるプライバシーポリシーは、その役割を果たしていないからです。

位置情報は、走行記録という1つの機能にのみ使用されます。走行の「開始」を押すと、VERAはブラウザに許可を求め、その走行の間、位置の測定値を記録します。これにより、走行距離を推定ではなく実測できます。記録は走行の範囲に限られ、走行を開始したときに始まり、終了したときに止まります。VERAはバックグラウンドで位置を追跡せず、走行記録が走行を記録していないときには位置を記録しません。また、使用していないときにあなたの位置を特定する手段もありません。

各測定値には、緯度と経度、取得時刻、さらにデバイスが報告する場合は精度、速度、方位が含まれます。VERAは測定値から移動の出発地と到着地の住所およびルートを算出し、これらの算出値は移動記録に保存されます。

デプロイ環境に地図プロバイダーが設定されている場合、座標と住所は、住所、ルート、距離に変換するために地図プロバイダーに送信されます。プロバイダー名とプロバイダーが受け取る情報は、サブプロセッサー一覧に記載されています。結果は生の住所ではなく、正規化されたリクエストのハッシュをキーとしてキャッシュされるため、キャッシュが誰がどこにいたかを検索できる記録になることはありません。

位置情報の生データと、それをもとに作成された移動記録は、性質が異なるため、それぞれ異なる期間保持されます。生データは測定の基礎となる作業用データであり、移動記録は財務記録です。両方の保持期間はデータ保持ポリシーに記載されています。

これは2つのレベルで管理できます。VERAが位置情報を求めるのは走行を開始したときだけで、許可を与えるかどうかはブラウザまたはスマートフォンで管理されます。許可を拒否することも、後からブラウザやデバイスの設定で取り消すこともでき、その場合もVERAのその他の機能は引き続き利用できます。走行距離は、位置情報へのアクセスなしで手入力することもできます。さらにアカウント所有者は、生の測定データの保存期間を設定でき、保存を完全にオフにすることもできます。

4. アプリの利用時間と、アカウント所有者が確認できる内容

VERAは、アカウントがアプリを利用している時間と、その時間にどの画面を表示していたかを計測し、その結果を事業者のアカウント所有者に表示します。招待を受けて他者の事業者アカウントに参加した場合、雇用主はあなたがVERAを利用した時間と、従業員向けのどの画面を表示していたかを確認できることになります。人に関して行われる計測は、本人が後から偶然知るようなものであってはならないため、本項ではこの計測に何が含まれ、何が含まれないかを正確に説明します。

測定対象: お使いのブラウザは、VERAのタブが前面に表示されていること、および直近数分以内にマウスの移動、入力、スクロール、タップのいずれかが行われたことを報告します。この両方の条件を満たしている間、約30秒ごとに、表示中のルートを示す信号を送信します。時間はこの間隔単位で加算され、各間隔には上限があるため、タブを一晩開いたままにしても加算は1間隔分で止まります。タブが非表示の場合、閉じられている場合、または操作されていない場合、時間は加算されません。

記録内容: ルート(該当するページ名のみに簡略化されます)。レコード識別子は保存前に置き換えられ、クエリ文字列はタブを示すキーを除いて破棄されます。そのため、保存されたエントリからは見積もりを表示していたことはわかっても、どの見積もりか、どの顧客か、何を検索したかはわかりません。入力した内容、レコード内で閲覧した内容、アップロードしたものはここには記録されず、位置情報も記録されません。

対象外のもの: これはアプリを開いていた時間であり、労働時間ではありません。タイムシートの時間とは別に保存され、給与計算で読み取られることはなく、金額に換算されることもありません。ご自身の事業のワークスペースで過ごした時間はご自身のテナントに属し、お客様が勤務する事業者からは見えません。

ビジネス側が確認できるものと同じ数値を、従業員ビューのアカウント画面で確認できます。これらの記録は、対象となるアカウントが削除されると削除されます。これには、あなたが勤務していたビジネス内に保管されている記録も含まれます。

5. マイクと音声

VERAには音声機能があります。アシスタントと音声で会話できるほか、一部のガイド付きヒアリングでは音声での回答にも対応しています。これらの機能にはマイクの使用許可が必要で、初めて開始する際にブラウザから許可を求められます。それ以外の場面でVERAが音声を聞き取ることはなく、ほかの場所でマイクへのアクセスを求めることもありません。

音声での会話や音声ガイド付きのヒアリングでは、音声のテキスト化はVERAではなく、お使いのブラウザ自体の音声認識によって行われます。VERAのサーバーに届くのは文字起こしであり、音声ではありません。これらの機能がVERAにお客様の音声の録音を送信することはなく、当社が保存するそのようなセッションの音声ファイルも存在しません。ブラウザ自体による音声の取り扱い（一部のブラウザでは認識のためにブラウザベンダーへ音声を送信する場合があります）は、当社のプライバシーポリシーではなく、当該ブラウザのプライバシーポリシーに従います。

文字起こしは、入力したテキストと同じように扱われます。つまり会話の一部となり、返答を生成するためにAIプロバイダーに送信される場合があり、お客様が会話またはアカウントを削除するまで、その会話とともに保存されます。

VERAの音声による返答では、返答のテキストが音声プロバイダーに送信され、プロバイダーが音声を返します。その音声は保存されることなく、お使いのブラウザにストリーミングされます。送信されるのは返答のテキストのみで、お客様のマイク音声は送信されません。当該プロバイダーは再処理者リストに記載されています。

「録音」は音声を保存する唯一の機能です。録音ボタンを押し、会話の参加者全員が録音されていることを知り、同意していることを確認した後にのみ録音が始まり、停止ボタンを押すと終了します。録音に関する法律は州や国によって異なり、米国のいくつかの州では会話の参加者全員の同意が必要とされているため、この確認はあなたが事実に基づいて行う必要があります。録音またはアップロードした音声はあなたのアカウントに保存され、サブプロセッサーリストに記載された文字起こしプロバイダーに送信されてテキストに変換されます。その後、文字起こしはAIプロバイダーに送信され、まとめが作成されます。音声、文字起こし、まとめは、録音を削除するかアカウントを削除するまで保持され、データのエクスポートに含まれます。ただし、音声自体はエクスポートに含まれず、アプリ内で再生できます。

6. Veraが応答した電話

ビジネスは、VERAの電話番号をAI受付に割り当てることができ、誰も応答しなかった通話、またはすべての通話にVeraが応答します。この機能は、アカウント所有者がオンに切り替え、本セクションを読んだことを確認するまで、すべてのビジネスでオフになっています。また、Veraは必ず発信者に対し、自分がバーチャル受付であることを伝えます。

Veraが電話に応答すると、電話事業者は通話音声を、Veraの聞き取りと発話を担うAIプロバイダーに直接接続します。この音声はVERAのサーバーを経由せず、VERAが保存することもありません。VERAが保存するのは、通話の文字起こしと発信者の用件の簡単な要約です。これらは事業者が対応できるよう事業者のアカウントに保存され、アカウントの削除とともに削除されます。AIプロバイダーと電話事業者はいずれも、それぞれが受け取る情報とともに再委託先リストに記載されています。

Veraは、事業者から提供された情報と、その事業者自身の記録で調べた内容のみに基づいて回答します。事業者が提示してよい価格を記載していない限り価格は伝えず、事業者がそれぞれの権限を有効にしていない限り、予約、日程変更、キャンセル、テキストメッセージの送信、転送は行いません。

通話録音は、別途追加で設定するスイッチです。初期設定ではオフになっており、他の操作の副次的な結果としてオンになることはありません。また、録音に関する法律は州によって異なることをアカウント保有者が確認するまで、オンにすることはできません。オンの場合、何かが記録される前に、すべての発信者に通話が録音される場合がある旨が伝えられます。録音は事業者が設定した保存期間の間キャリアが保管し、その期間が終了するとVERAのデータ保持処理によって削除されます。

発信者の場合：上記の役割に関するセクションで説明しているとおり、このデータは、お客様が電話をかけた事業者が管理しています。VERAは事業者の指示に基づいてデータを処理するため、このデータに関するご依頼はまず事業者にお送りください。

7. 自動的に収集される情報

VERAが収集する技術情報は、意図的に最小限に抑えています。

• サーバーログ。 リクエスト処理中に生成される通常のアプリケーションログおよびエラーログ。これらは運用上の記録であり、行動分析のための製品ではありません。
• レート制限カウンター。 ブルートフォースによるサインイン試行や悪用を防ぐため、VERAはログイン、サインアップ、パスワードリセットなどの操作について、IPアドレスまたはメールアドレスをキーとする短期間のカウンターを保持します。各カウンターは、その計測期間がリセットされると上書きされます。
• プロダクト利用シグナル。 製品の動作に必要で、お客様のダッシュボードの基礎となる件数とタイムスタンプ：クレジットの使用量、提案が承認された日時、見積もりのリンクが初めて開かれた日時、閲覧回数、連携しているプラットフォームから算出した日次のビジネス指標。
• マーケティングサイトの分析。 Vercel Web AnalyticsとVercel Speed Insightsは、当社の公開ページのページビューとパフォーマンスを計測します。VERAがVercelに送信するカスタムイベントは、限定された値のセット（業種スラッグ、カードがクリックされた画面、位置、秒単位の滞在時間、切り詰められた検索語）に限られます。メールアドレス、氏名、自由入力された内容は、設計上、Vercelのアナリティクスに送信されることはありません。
• プロダクト分析（PostHog）。 VERAは、ウェブサイト、アプリ、およびお客様が送信したリンクからお客様の顧客が開くページにおいて、ファーストパーティの製品分析サービスであるPostHogを使用しています。記録される内容は、閲覧されたページ、クリックされたボタンやリンク（表示されているテキストを含む）、参照元ページ、ブラウザとデバイスの種類、IPアドレスから推定されるおおよその位置情報、およびページで発生したエラーです。ログイン中は、これらのイベントがお客様のビジネスアカウントに紐付けられ、どのアカウントで問題が発生したかを当社が把握できるよう、PostHogにはお客様の氏名とメールアドレスも送信されます。訪問をまとめて把握できるよう、Cookieとブラウザストレージのエントリにランダムな PostHog識別子が保存されます（Cookieポリシーをご参照ください）。顧客向けリンクの秘密情報は事前に削除されます。支払い、見積もり、ポータル、予約、訪問、レビュー、書類アップロード、招待の各リンクに含まれるトークンは送信前に置き換えられ、パスワードリセット用トークンなど、ウェブアドレスに含まれる秘密の値も同様に置き換えられます。当社はこれらの情報を、バグの発見、利用されている機能の把握、および製品の改善のために使用します。広告目的には使用せず、販売することもありません。EU、EEA、英国、スイスからの訪問者には事前に確認を求めます。これらの訪問者のブラウザでは、Cookieバナーで「同意する」を押すまでPostHogは読み込まれません。また、誰でもいつでも「Cookie設定」からその選択を変更または撤回できます。
• セッションリプレイ（PostHog）。 VERAのウェブサイトおよびアプリでは、PostHogがセッションリプレイを記録する場合があります。セッションリプレイとは、マウスの動き、クリック、スクロール、ページの切り替えを含め、お客様が見ていたページを再構成したもので、不具合やわかりにくい画面の原因を特定するために使用されます。フォーム欄に入力された内容はすべて、ブラウザから送信される前にマスクされ、埋め込みの決済フィールドは完全にブロックされます。またアプリ内では画面上のテキストもすべてマスクされるため、リプレイに表示されるのは画面のレイアウトのみで、そこに表示されている顧客記録、見積もり、署名は表示されません。公開マーケティングページは、テキストがすでに公開されているため、テキストが表示された状態で記録されます。お客様が送信したリンクから顧客が開くページ(支払い、見積もり、ポータル、予約、訪問、レビュー、書類のリクエスト、招待)では、リプレイが記録されることは一切ありません。リプレイは、VERAのプロジェクトに対するPostHogの保持設定に従って保管されます。
• AI通話モニタリング（PostHog）。 VERAがAIテキストプロバイダーに送信する各リクエストは、障害、応答時間、コストを監視するためにPostHogにも記録されます。ログには、使用したモデル、トークン数、所要時間、ならびにプロンプトとレスポンスが含まれ、これらにはタスクに必要だったビジネスの文脈や顧客記録が含まれる場合があります。ログは、リクエストがお客様に代わって行われた場合はお客様のアカウントに紐づけられ、本サービスの運営および改善のためにのみ使用されます。
• 電子署名の記録。 事業者が送信したリンクから誰かが見積もりを承諾または署名すると、VERAはその日時、承諾が送信されたIPアドレス、および「Safari on iPhone」のような大まかなデバイス名を記録します。署名が入力によって行われた場合は、署名者が電子的に署名することに同意したこと、および画面に表示されていた同意文言のバージョンも記録します。誰によるものか特定できない署名は何の証拠にもならないため、この記録は見積もりとともに保管され、その見積もりが属する事業者のみが閲覧できます。ブラウザのユーザーエージェント文字列そのものは保存されません。
• 監査証跡。 アカウント内のすべての提案、承認、編集、却下、実行、失敗は、パスワードのリセット、セッションの取り消し、見積もりリンクの再発行などのセキュリティイベントとともに、追記専用の監査ログに記録されます。シークレットやトークンが記録されることはありません。

8. お客様が連携するプラットフォームからの情報

第三者のプラットフォームを接続すると、VERAは当該プラットフォームの権限で定められたデータを、お客様が依頼した作業を行う目的に限って読み取ります。接続するプラットフォームはお客様が選択でき、接続を解除すると、VERAの継続的なアクセス権が取り消され、保存されている認証情報が削除されます。

VERAの連携カタログは、会計、決済、CRM、スケジュール管理、メール、コミュニケーション、マーケティング、ソーシャル、Eコマース、配送、分析、フィールドサービスなどにわたる約150のプロバイダーを網羅しています。各接続が読み取る内容と書き込む内容は、接続前にそのカードに表示されます。大まかには次のとおりです：

• 会計とフィールドサービス。 顧客、見積もり、見積書、案件、請求書、支払いを読み取り専用で取得し、VERAが事業のレポート作成や書類の事前入力に利用します。QuickBooks OnlineとJobberは読み取り専用の連携です。
• ストアと支払い。 注文、顧客、商品、支払い記録を読み取り専用で取得し、売上、注文数、平均注文額を算出します。
• SNS。 作成した投稿の公開、およびそれらのプラットフォームが提供する指標(インプレッション、再生回数、エンゲージメント、オーディエンスインサイト)の読み取りにより、VERA がパフォーマンスをレポートできるようにします。予約または公開したコンテンツ(画像や動画を含む)は選択したプラットフォームに送信され、そのプラットフォーム自身の利用規約とプライバシーポリシーが適用されます。公開後は VERA の管理外となり、VERA で削除してもプラットフォームからは削除されません。VERA は、お客様の指示または設定済みの自動化ルールがない限り投稿しません。
• メールとカレンダー。 お客様が承認したキャンペーンおよびメッセージをお客様ご自身のプロバイダーアカウントを通じて送信すること、キャンペーン結果の読み取り、ならびにそれらと重ならないよう予定を組むためのカレンダーの予定の読み取り。
• ニュースと市場の情報源。 Industry Radarは、ニュースAPIを通じて一般公開されているニュースを読み取ります。使用するのは公開情報であり、お客様のアカウントデータやお客様の顧客のデータではありません。

9. チームメンバーと従業員

VERAのビジネスアカウントには、複数のメンバーを追加できます。アカウント所有者が招待し、各メンバーは共有ログインではなく自分のサインイン情報で招待を承諾します。各メンバーには、アクセスできる範囲を決めるロールが割り当てられます。

VERAを利用する従業員またはチームメンバーの方は、ご自身の情報がどこに送られるかをご確認ください。VERAが保持するのは、お名前、招待を受けたメールアドレス、役割、およびワークスペース内での操作の記録です。これらの情報の管理者は、あなたを招待した事業者です。VERAはその事業者の指示に基づいて情報を処理します。

ワークスペースに提出した内容は、個人の記録ではなく事業者の記録です。提出した経費(領収書の画像を含みます)および提出した移動記録(距離、住所、位置情報から算出したルート、証明画像を含みます)は、アカウント所有者と、提出内容を確認する権限を持つすべてのユーザーに表示されます。各提出物には提出したアカウントが明示され、これにより承認と精算が可能になります。

事業者がVERAで給与計算を行っている場合、VERAにはあなたのタイムシート、給与レート、W-4の申告内容、さらに口座振込で給与を受け取っている場合は銀行口座情報も保存されます。給与、税金、銀行口座の情報は、アカウント保有者が給与計算の権限を付与したユーザーのみが閲覧できます。勤務時間の承認はそれとは別の、より限定された権限であり、これらの情報は一切表示されません。銀行口座番号は暗号化されており、どの画面でも全桁が表示されることはありません。

位置情報も例外ではなく、あなた自身が管理します。VERAが位置を記録するのは、あなたが走行を開始して記録している間だけです。記録はデバイスの許可設定によって制御され、許可を拒否して走行距離を手入力することもできます。VERAは、あなたが開始した走行以外の場面で雇用主があなたの位置を特定できる機能を一切提供しておらず、リアルタイム追跡や監視の画面もありません。

お客様のロールが及ぶのは、お客様を招待した事業者の範囲のみです。メンバーを無効化するとそのメンバーのアクセスは停止されますが、そのメンバーが登録した記録には名前が残ります。これらの記録は事業者に帰属するためです。

VERA上で事業者が保有するご自身の情報の訂正または削除を希望される場合は、その事業者にお問い合わせください。当社に直接ご連絡いただいた場合は、データ処理補遺の定めに従い、当該事業者に請求を照会し、事業者による対応を支援します。

10. VERAによる情報の利用方法

当社は、本サービスを運営するために情報を利用します。具体的には、お客様の認証、下書きおよび提案の生成、お客様が承認した操作の実行、連携したプラットフォームからのデータの同期と表示、見積もり、請求書およびレポートの作成、クレジット使用量の計測、プランの上限およびレート制限の適用、不正利用の検知と防止、サポートの提供、ならびにお客様のアカウントに関するトランザクションメールの送信のためです。

当社は、「自動的に収集される情報」に記載したプロダクト分析、セッションリプレイ、エラーおよびAI呼び出しのモニタリングを利用して、製品のどの部分が役立っているか、どこで問題が起きているかを把握し、不具合を修正し、今後の開発計画を立てます。

当社は、個人情報を販売せず、クロスコンテキスト行動広告のために共有せず、お客様の業務データやお客様の顧客のデータをAIモデルの学習に使用せず、お客様のアカウントの内容を他のお客様へのマーケティングに使用しません。

11. AI処理

コンテンツや分析を生成するために、VERAはプロンプトと事業コンテキストのうち関連する部分をAPI経由で第三者のAIプロバイダーに送信し、応答を受け取って、その応答をお客様のアカウントに保存します。送信するのはタスクに必要な情報のみです。

テキスト生成にはAnthropicのClaudeモデルを使用しています。画像生成は、設定されている場合、画像の背景にOpenAIまたはGoogle Geminiを使用します。テキストとロゴのオーバーレイはVERAが決定論的に描画し、当社のサーバーの外に出ることはありません。事業者が有効にしている場合、Veraによる電話応答にはOpenAIの音声対音声(speech-to-speech)モデルを使用します。詳細は電話の項で説明しています。AIプロバイダーが設定されていない場合、VERAはエラーにせず、AIを使わない出力に切り替えます。

VERAは、トレーニング目的でAIプロバイダーにプロンプトを送信しません。また、当社のプロバイダーの商用API規約では、APIへの入力データをトレーニングに利用する権利はプロバイダーに付与されていません。プロバイダーは、各社のポリシーに基づき、不正利用の監視のために入力データを短期間保持する場合がありますが、これは当社の管理外です。詳細はAI利用ポリシーをご覧ください。

12. 処理の法的根拠

英国またはEUのGDPRが適用される場合、VERAは自らが管理するデータについて、以下の法的根拠に依拠します。

• 契約の履行。 アカウントの作成と維持、ご契約の機能の提供、支払いの処理、サポートの提供。
• 正当な利益。 本サービスの保護、不正行為および悪用の防止、監査証跡の保持、プロダクトアナリティクスおよびセッションリプレイ（EU、EEA、英国およびスイス以外）による製品利用状況の測定、エラーおよびAI呼び出しの監視、ならびに製品の改善。当社は、これらの目的とお客様の権利とを比較衡量し、取り扱うデータを最小限に抑えます。リプレイではフォーム入力がマスクされ、アプリ内のテキストもマスクされ、顧客リンクのシークレットは送信前に削除されます。
• 法的義務。 財務記録および税務記録の保持、ならびに適法な要請への対応。
• 同意。 お客様がオプトインした任意の連絡、およびEU、EEA、英国、スイスからの訪問者については、製品分析とセッションリプレイ（Cookieバナーで同意した後にのみ読み込まれます）。同意はいつでも撤回でき、分析についてはCookie設定から撤回できます。撤回は、すでに行われた処理に影響しません。
• 指示内容。 お客様ご自身の顧客に関する個人データについては、VERAはお客様の処理者として、お客様の文書化された指示に基づいて処理を行います。当該データに関するお客様ご自身の法的根拠は、お客様ご自身が確立するものとします。

13. 情報の共有方法

VERAは、製品の運営に必要なサービスプロバイダーと情報を共有します。各プロバイダーは、情報を保護し、当社に提供するサービスのためにのみ使用することを義務付ける条件に従っています。各プロバイダーと、それぞれが受け取る情報は、サブプロセッサー一覧に個別に記載しています。

当社は、お客様が連携したプラットフォームに対し、当該プラットフォーム上でお客様が依頼した操作を実行するために必要な範囲に限り、情報を共有します。

当社は、法律上義務付けられている場合、本規約を執行するため、またはVERA、当社の顧客もしくは公衆の権利、財産もしくは安全を保護するために、情報を開示することがあります。法律で認められ、かつ逆効果とならない場合には、法的要請に回答する前に、影響を受けるアカウント所有者にその旨をお知らせします。

VERAが合併、買収、資金調達、または資産売却に関与する場合、その取引の一環として情報が移転されることがあります。移転された情報には引き続き本ポリシーが適用され、取り扱い方法に重要な変更がある場合は事前に通知します。

14. 携帯電話番号とテキストメッセージ

SMSについては、携帯通信事業者が本ポリシーの他の部分よりも厳格な基準を求めていること、また回答が短いことから、ここで別途扱います。

モバイル情報が、マーケティングまたは販売促進の目的で第三者または関連会社と共有されることはありません。携帯電話番号およびテキストメッセージの受信同意が、第三者または関連会社自身のマーケティングまたは販売促進の目的で販売、貸与、または共有されることは一切ありません。電話番号は、お客様が依頼したメッセージを送信するために、メッセージを配信する通信事業者、および当社の指示に基づいて行動するサービスプロバイダーとのみ共有されます。

SMS発信者のオプトインデータおよび同意記録は、第三者または関連会社が自らのマーケティングまたは販促目的で利用するための共有の対象から除外されます。これらは広告に使用されず、販売されず、データブローカーに譲渡されることもありません。メッセージを配信する通信事業者など、当社の指示に基づいて業務を行うサービスプロバイダーとの共有は、そのメッセージの配信に必要な範囲に限られます。

テキストメッセージを受け取った人は、そのメッセージに「STOP」と返信することで配信を停止でき、これは自動的に適用されます。モバイルメッセージングのオプトインポリシーには同意の取得方法と記録方法が定められており、SMS利用規約には送信可能な内容が定められています。

以下は、本ポリシーに記載されるすべてのテキストメッセージプログラム（アカウント所有者が自身の番号で受信を希望するアラートを含みます）に適用されます。メッセージの頻度は異なります。メッセージ料金およびデータ通信料がかかる場合があります。配信を停止するには、いずれかのメッセージに STOP と返信してください。ヘルプが必要な場合は HELP と返信してください。テキストメッセージの受信への同意は、購入、アカウントの作成、またはソフトウェアの利用の条件ではありません。

15. 情報の保存場所

VERAは、マネージドPostgreSQLデータベースに接続する、コンテナ化されたNext.jsアプリケーションとして稼働します。アップロードされた写真、領収書、走行距離の証明画像、MMSメディア、生成画像、インポートされたドキュメントは、別のオブジェクトストレージサービスではなく、同じデータベース内にエンコードされたデータとして保存されます。そのため、お客様のファイルを保持する追加のストレージプロバイダーは存在しません。

ファイルは公開バケットではなくデータベースに保存されるため、公開URLはありません。すべてのファイルはアプリケーションのルートを経由して提供され、このルートはサインイン済みのセッションを必要とし、データを返す前にそのファイルがお客様のアカウントに属していることを確認します。そのため、アドレスを推測してファイルにアクセスすることはできず、たまたまリンクを持っている人が閲覧できるようになることもありません。従業員がファイルをアップロードした場合、そのアップロードは送信元のアカウントに紐付けられるため、提出物が他者のレコードに添付されることはありません。ファイルが属するレコードを削除するとそのファイルも削除され、アカウントを削除するとすべてのファイルが削除されます。

唯一の例外は、ソーシャル投稿に添付されたメディアです。これは性質上、公開されるものです。プラットフォームはセッションなしで画像や動画を自ら取得するため、そのファイルは、アカウントとアセットを指定する署名付きの有効期限付きトークンを含む別のリンクを通じて配信されます。このリンクは偽造や推測ができず、短時間で無効になりますが、有効な間はサインインを必要としません。公開したものはすべてVERAの外に出ることになります。

ホスティングおよびデータベースのインフラストラクチャは、サブプロセッサーリストに記載されたプラットフォームプロバイダーによって提供されます。これらのプロバイダーのデフォルトのリージョンは米国内にあります。

16. 国際データ移転

VERAは米国から運営されており、そのインフラストラクチャおよび再委託先は主に米国に所在しています。米国外からVERAを利用する場合、お客様の情報は米国に移転され、米国で保存および処理されます。米国では、お客様の居住国と同等の法的保護が提供されない場合があります。

欧州経済領域、英国、またはスイスからの個人データの移転については、VERAは、データ処理補遺に参照により組み込まれた欧州委員会の標準契約条項に依拠し、英国GDPRが適用される場合には英国国際データ移転補遺を併せて適用します。

VERAはEU-USデータプライバシーフレームワークの認証を取得しておらず、十分性認定がVERAに直接適用されるとも主張していません。一部のサブプロセッサーは独自の認証を取得していますが、それは各社の状況であり、VERAのものではありません。

17. 情報の保護方法

通信はHTTPSで提供され、本番環境ではプレーンなHTTPリクエストはリダイレクトされ、HSTSが設定されています。パスワードはワークファクター12のbcryptでハッシュ化されます（src/lib/password.ts）。コネクターの認証情報はAES-256-GCMで暗号化され（src/lib/crypto.ts）、その鍵はセッション署名用のシークレットとは別に保管されています。すべてのリクエストはサインイン中のアカウントに限定され、セッションはすべてのデバイスで一括して無効化できます。

受信Webhookは各プロバイダーの署名方式で検証され、重複排除されるため、再送された配信が二重に適用されることはありません。お客様が指定したアドレスへのサーバー側からの取得は、プライベートおよび内部のアドレス範囲に照らして検証され、内部システムに向けられることを防ぎます。公開見積もりリンクには暗号学的に安全な256ビットの乱数を使用し、推測を防ぐためのレート制限を設けており、完全な形でログに記録されることはありません。

完全に安全なシステムは存在せず、VERAはセキュリティ認証を取得していません。セキュリティポリシーには、導入済みの対策を正確に記載しています。また同様に重要な点として、一般的な対策のうちまだ導入していないものも記載しています。

18. 情報の保存期間

まとめると、ビジネスの記録はアカウントが存在する限り保持され、アカウントを削除すると削除されます。VERAが行う自動削除はわずかであり、自動削除を行うのは、データの機密性が保持する有用性を上回る場合です。

現在、定期的に削除されるデータは次のとおりです。走行距離の記録で取得した位置情報の生データ（デフォルトでは30日後に削除。アカウント所有者が設定を変更でき、保存自体をオフにすることも可能）、アカウントの走行記録保持期間を過ぎた無効化済みの走行記録（承認済みおよび精算済みの走行記録は財務記録であるため、自動的に削除されることはありません）、通話録音（事業者が録音を有効にしている場合に限り、その事業者が設定した保持期間の経過後に削除）、地図キャッシュ（自動的に期限切れとなり、アカウント識別子は含みません）、そしてIndustry Radarのニュース記事（30日後に削除）。

データ保持ポリシーには、アカウント削除後も残るデータとその理由を含む、完全な一覧表が掲載されています。

19. お客様の権利と選択肢

ビジネスプロフィール、ブランド情報、記録は、アプリ内で直接確認・修正できます。どの連携も設定から解除できます。アカウントデータの機械可読形式のコピーは、設定からエクスポートできます。アカウントは設定から完全に削除できます。削除は即時に行われ、元に戻すことはできません。

お住まいの地域によっては、アクセス、訂正、削除、データポータビリティ、処理の制限、異議申し立ての法定の権利、およびこれらの権利を行使したことを理由に差別的な扱いを受けない権利を有する場合があります。GDPRプライバシー権利ページおよびカリフォルニア州プライバシー通知では、これらの権利の行使方法と、当社がリクエストを確認する方法を説明しています。

アプリ内で対応できない請求を行う場合は、support@meetmyvera.comまでご連絡ください。当社は適用法で定められた期間内に、特定の期間が定められていない場合は30日以内に回答します。

20. 子どものプライバシー

VERAは事業者向けに販売されるビジネスツールです。子どもを対象としたものではなく、18歳未満の方の個人情報を故意に収集することはありません。また、本製品のいかなる部分も未成年者向けに設計または販売されていません。アカウント保有者は、18歳以上、またはお住まいの法域における成年年齢に達している必要があります。

お子様が当社に個人情報を提供したと思われる場合は、support@meetmyvera.com までご連絡ください。当該情報を削除します。家族向けのサービスを提供する事業でVERAをご利用の場合、顧客記録として入力した未成年者に関する情報はお客様が管理するデータであり、COPPAなどの法律に基づくお客様自身の義務が適用されることにご留意ください。

21. 本ポリシーの変更

当社は本ポリシーを更新する場合があります。重要な変更は、新しいバージョン番号および発効日とともに本ページ下部の変更履歴に記録され、実務上可能な場合には、変更の発効前にメールまたはアプリ内通知によりアカウント保有者に通知されます。

22. お問い合わせ

プライバシーに関するご質問および権利行使のご請求：support@meetmyvera.com。VERAは、GDPR第27条および第37条に基づくデータ保護責任者、またはEUもしくは英国の代理人を任命していません。任命が必要かどうかは、当社のEUおよび英国における処理の規模によって決まります。