Política de privacidad

1. Dos roles distintos, y por qué importa

VERA trata la información en dos calidades distintas, y tus derechos varían según cuál de ellas aplique.

Respecto de la información de tu propia cuenta, tu registro de facturación y la forma en que usas el producto, VERA es el responsable del tratamiento. Esta política rige esos datos, y ejerces tus derechos directamente ante nosotros.

Respecto de la información que ingresas en VERA sobre tus clientes, prospectos, contactos, empleados y trabajos, tú eres el responsable del tratamiento y VERA es el encargado del tratamiento que actúa según tus instrucciones. Esta política describe lo que hacemos con ella, pero los términos los establece el Anexo de Tratamiento de Datos. Si eres cliente de uno de nuestros clientes y quieres que tus datos se corrijan o eliminen, comunícate con la empresa con la que trataste; te remitiremos a ella y la ayudaremos a responder.

2. Información que proporcionas

La siguiente información proviene directamente de ti o de tu uso del producto.

• Información de la cuenta. Tu dirección de correo electrónico, tu nombre si lo proporcionas y un hash bcrypt de tu contraseña si inicias sesión con una. VERA nunca almacena tu contraseña en un formato legible. Si inicias sesión con Google, en su lugar recibimos de Google tu dirección de correo electrónico, tu nombre y tu imagen de perfil.
• Perfil del negocio. El nombre, sector, servicios, ubicación, tono de marca, colores de marca y logotipo de tu negocio, tu horario de trabajo, y los objetivos y el contexto que le das a VERA para que pueda hacer un trabajo útil. Parte de esta información se puede redactar por ti analizando la dirección de un sitio web que proporciones.
• Registros de clientes y operativos. Prospectos, contactos, empresas, oportunidades, citas, trabajos, técnicos, tickets de soporte, cotizaciones, facturas y las notas adjuntas a ellos, además del portal del cliente de cada trabajo: su calendario, actualizaciones diarias, fotos, los mensajes intercambiados con el cliente y las órdenes de cambio. Aquí es donde se encuentran los datos personales de tus propios clientes y personal, incluidos nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, direcciones de servicio y detalles de los trabajos.
• Archivos e imágenes. Fotografías que subes (incluidas las fotos de trabajos de antes y después), tu logotipo y elementos de marca, y facturas o cotizaciones que importas desde otro sistema. Los documentos importados se conservan junto con una copia del archivo original para que la importación pueda volver a verificarse.
• Firmas recopiladas de tus clientes. Cuando tu cliente acepta una cotización a través del enlace público que le enviaste, VERA registra el nombre que escribió o la imagen de la firma que dibujó, junto con la hora y el hecho de que se abrió el enlace.
• Prompts e instrucciones. Los objetivos, preguntas e instrucciones que escribes para VERA, y las propuestas, aprobaciones, ediciones y rechazos que registras sobre ellos.
• Soporte y comentarios. Lo que nos envías cuando contactas a soporte, y el motivo que seleccionas si cancelas o dejas vencer una prueba, incluido cualquier texto libre que agregues. Los comentarios de cancelación se tratan como tus datos y se eliminan junto con tu cuenta.
• Gastos y recibos. Registros de salidas de dinero: el comercio, el monto, la fecha, la categoría y cualquier nota, junto con la imagen o el archivo del recibo que subas. El recibo se lee para completar previamente esos campos, y el archivo original se conserva junto con el registro para que la lectura pueda verificarse. Cuando un empleado registró el gasto, el registro también indica la cuenta que lo envió.
• Kilometraje y vehículos. Viajes: distancia, fecha y hora, direcciones de inicio y destino, propósito comercial, el vehículo, lecturas del odómetro, la tarifa aplicada y el reembolso calculado. Los viajes también pueden incluir una imagen como comprobante, como una foto del odómetro o un recibo de estacionamiento. Los registros de vehículos contienen lo que ingresas sobre el vehículo. Cuando un empleado registró el viaje, el registro indica la cuenta que lo envió.
• Nómina. Si usas la nómina de VERA: las horas de cada persona, su tarifa y tipo de pago a partir de la fecha en que aplican, los montos de cada ejecución de nómina y sus impuestos, y un registro de cada cambio en la nómina con su valor anterior y posterior. El procesamiento de la nómina lo realiza Check Technologies (checkhq.com), un proveedor de nómina con licencia: Check calcula las retenciones y los impuestos del empleador, debita tu cuenta bancaria de nómina, paga a tu personal, presenta las declaraciones y emite los formularios W-2 y 1099. Los datos sensibles de nómina (números de Seguro Social, fechas de nacimiento, domicilios, elecciones del Formulario W-4, y números de ruta bancaria y de cuenta) se recopilan mediante el proceso de incorporación seguro propio de Check, los conserva Check y no se almacenan en los servidores de VERA; VERA conserva solo los identificadores de registro de Check, el estado de incorporación de cada persona, los últimos cuatro dígitos y el nombre de la institución de una cuenta bancaria, y los metadatos de los documentos fiscales. Los recibos de nómina y los formularios fiscales se obtienen de Check cuando se solicitan, mediante un enlace que caduca, y cada acceso queda registrado. Las cuentas que nunca conectaron Check mantienen el modelo anterior de solo exportación, en el que VERA conserva las elecciones del W-4 y los datos cifrados de depósito directo, y nunca presenta declaraciones, entera impuestos ni mueve dinero.
• Conversaciones por mensaje de texto. Si usas los mensajes de texto de VERA: los números de teléfono involucrados, el contenido de los mensajes enviados y recibidos, las fotos enviadas o recibidas por MMS, el estado de entrega que informa el operador y los registros de consentimiento: si un número aceptó o rechazó recibir mensajes, cuándo, de dónde provino la aceptación y la palabra clave utilizada para darse de baja.
• Las publicaciones en redes que haces. Las descripciones, imágenes y videos que redactas, la programación que defines, la cuenta conectada a la que va dirigida cada publicación y el resultado de publicación que informa la plataforma.
• Entrada de voz. Cuando usas una conversación por voz o un registro guiado por voz, lo que dices se transcribe y el texto resultante se trata como cualquier otra cosa que escribas. Consulta la sección sobre el micrófono más abajo para saber a dónde va el audio en sí.
• Llamadas al número de tu negocio. Cuando usas el teléfono del negocio, un registro de cada llamada: el número de quien llama, cuándo ocurrió, cuánto duró, si fue contestada, perdida, transferida o enviada al buzón de voz, y quién la atendió. Si activaste que Vera conteste las llamadas, una transcripción de lo que se dijo y un breve resumen estructurado de lo que quería quien llamó. Si además activaste la grabación de llamadas, el audio de la llamada durante el período de retención que configuraste. Consulta la sección sobre llamadas telefónicas más abajo para saber a dónde va el audio.
• Conversaciones grabadas. Cuando usas Grabaciones para grabar una visita a una obra o una reunión, subir un archivo de audio, pegar una transcripción o hacer que otra grabadora (como Plaud, a través de Zapier) envíe transcripciones a tu dirección de Grabaciones: el audio que grabaste o subiste, su transcripción, el informe estructurado que VERA elabora a partir de él (resumen, datos del cliente mencionados, alcance, medidas, materiales, presupuesto, plazos y seguimientos) y tu confirmación de que todas las personas en la conversación aceptaron ser grabadas, con la hora en que la diste. Consulta la sección sobre el micrófono más abajo para saber a dónde va el audio.
• Credenciales de plataformas conectadas. Los tokens de OAuth y las claves de API de las plataformas que conectas. Se cifran en reposo con AES-256-GCM y nunca se te vuelven a mostrar ni se escriben en los registros. En el caso de los proveedores conectados a través de un intermediario, la credencial la guarda ese intermediario y no VERA, como se describe en la Lista de Subencargados.

3. Información de ubicación

VERA puede acceder a la ubicación precisa de tu dispositivo, y esta sección explica exactamente cuándo y por qué, porque una política de privacidad que lo esconde no está cumpliendo su función.

La ubicación se usa para una sola función: el Registro de kilometraje. Cuando presionas Iniciar en un trayecto, VERA le pide permiso a tu navegador y luego registra lecturas de posición durante ese viaje para que la distancia recorrida pueda medirse en lugar de estimarse. El registro está limitado al viaje: comienza cuando inicias el trayecto y se detiene cuando lo terminas. VERA no rastrea tu ubicación en segundo plano, no registra la ubicación cuando el Registro de kilometraje no está registrando un trayecto y no tiene la capacidad de ubicarte cuando no lo estás usando.

Cada lectura contiene una latitud y una longitud, la hora en que se tomó y, cuando el dispositivo los informa, un dato de precisión, la velocidad y el rumbo. A partir de las lecturas, VERA obtiene las direcciones de inicio y fin del viaje y su ruta, y esos valores derivados se guardan en el registro del viaje.

Las coordenadas y direcciones se envían a un proveedor de mapas para convertirlas en direcciones, rutas y distancias, cuando hay un proveedor de mapas configurado para la implementación. El proveedor y lo que recibe se indican en la Lista de subencargados. Los resultados se almacenan en caché con un hash de la solicitud normalizada en lugar de la dirección sin procesar, por lo que la caché no es un registro consultable de dónde ha estado alguien.

Las lecturas de ubicación sin procesar y los registros de viajes generados a partir de ellas se conservan durante periodos distintos, porque son cosas distintas: las lecturas son los datos de trabajo detrás de una medición, y el viaje es un registro financiero. La Política de Retención de Datos indica ambos periodos.

Tú controlas esto en dos niveles. VERA solo pide tu ubicación cuando inicias un trayecto, y tu navegador o tu teléfono controlan si se otorga el permiso; puedes rechazarlo, o retirarlo después en la configuración de tu navegador o dispositivo, y el resto de VERA sigue funcionando. El kilometraje también se puede ingresar a mano, sin acceso a la ubicación. Además, el titular de la cuenta puede definir el período de conservación de las lecturas sin procesar, e incluso desactivar por completo su almacenamiento.

4. Tiempo en la app y lo que puede ver el titular de la cuenta

VERA mide cuánto tiempo pasa una cuenta en la app y en cuáles de sus pantallas transcurrió ese tiempo, y muestra el resultado al titular de la cuenta del negocio. Si te uniste al negocio de otra persona mediante una invitación, eso significa que tu empleador puede ver cuánto tiempo pasaste en VERA y en cuáles de las pantallas para empleados estuviste. Esta sección explica exactamente qué incluye y qué no, porque una persona no debería tener que descubrir por su cuenta que se está haciendo una medición sobre ella.

Qué se mide: tu navegador informa que la pestaña de VERA está frente a ti y que moviste el cursor, escribiste, te desplazaste o tocaste la pantalla en los últimos minutos. Mientras ambas cosas sean ciertas, envía una señal aproximadamente cada treinta segundos con el nombre de la ruta en la que estás. El tiempo se acumula en esos intervalos y cada uno tiene un límite, por lo que una pestaña abierta toda la noche suma un intervalo y luego se detiene. Cuando la pestaña está oculta, cerrada o sin interacción, no se acumula nada.

Qué se registra: la ruta, reducida a la página que nombra. Los identificadores de registros se reemplazan antes de almacenarse y la cadena de consulta se descarta, salvo las claves que nombran una pestaña, de modo que una entrada almacenada puede indicar que estabas en una cotización, pero no cuál cotización, qué cliente ni qué buscaste. Aquí no se registra nada de lo que escribes, ves dentro de un registro o subes, ni tampoco tu ubicación.

Qué no es: es tiempo con la app abierta, no horas trabajadas. Se almacena por separado de las horas de las hojas de tiempo, la nómina nunca lo lee y nunca se le asigna un precio. El tiempo que pasas en el espacio de trabajo de tu propia empresa pertenece a tu propia cuenta y no es visible para ninguna empresa para la que trabajes.

Puedes ver las mismas cifras que ve el negocio en la pantalla de tu cuenta, dentro de la vista de empleado. Los registros se eliminan cuando se elimina la cuenta a la que se refieren, incluidos los registros guardados en los negocios para los que trabajaste.

5. Micrófono y voz

VERA tiene funciones de voz: puedes mantener una conversación hablada con el asistente, y algunos formularios de ingreso guiados aceptan respuestas habladas. Para ello se necesita permiso para usar el micrófono, que tu navegador te solicita la primera vez que inicias una de estas funciones. Fuera de eso, VERA no escucha y no solicita acceso al micrófono en ninguna otra parte.

En las conversaciones por voz y en los formularios de admisión guiados por voz, la voz se convierte en texto mediante el reconocimiento de voz de tu propio navegador, no mediante VERA. Lo que llega a los servidores de VERA es la transcripción, no el audio. Esas funciones no envían a VERA una grabación de tu voz, y no existe ningún archivo de audio de esa sesión que podamos conservar. El manejo que tu navegador hace del audio, que en algunos navegadores implica enviarlo al fabricante del navegador para su reconocimiento, se rige por la política de privacidad de ese navegador y no por la nuestra.

La transcripción se trata como si la hubieras escrito tú: pasa a formar parte de la conversación, puede enviarse al proveedor de IA para generar una respuesta y se almacena con esa conversación hasta que la elimines o elimines tu cuenta.

Para las respuestas habladas de VERA, el texto de la respuesta se envía a un proveedor de voz que devuelve audio, y ese audio se transmite a tu navegador en lugar de almacenarse. Solo se envía el texto de la respuesta; el audio de tu micrófono no. Ese proveedor figura en la Lista de Subencargados.

Grabaciones es la única función que sí conserva audio. Solo graba después de que presionas grabar y confirmas que todas las personas en la conversación saben que están siendo grabadas y han dado su consentimiento, y se detiene cuando presionas detener. Las leyes sobre grabación varían según el estado y el país, y varios estados de EE. UU. exigen el consentimiento de todos los participantes en la conversación, por lo que te corresponde dar esa confirmación con veracidad. El audio que grabas o subes se almacena en tu cuenta y se envía a un proveedor de transcripción, nombrado en la Lista de subencargados, para convertirlo en texto. Luego, la transcripción se envía al proveedor de IA para que la redacte. El audio, la transcripción y el texto redactado se conservan hasta que elimines la grabación o tu cuenta, y se incluyen en tu exportación de datos, excepto el audio en sí, que puedes reproducir en la app.

6. Llamadas atendidas por Vera

Una empresa puede asignar su número de teléfono de VERA a una recepcionista con IA, para que Vera conteste las llamadas que nadie atiende, o todas las llamadas. Esta función está desactivada para todas las empresas hasta que el titular de la cuenta la activa y confirma que leyó esta sección, y Vera siempre informa a quienes llaman que es una recepcionista virtual.

Cuando Vera contesta, el operador telefónico conecta el audio de la llamada directamente con el proveedor de IA que escucha y habla por ella. Ese audio no pasa por los servidores de VERA, y VERA no lo guarda. Lo que VERA guarda es una transcripción de la llamada y un breve resumen de lo que quería la persona que llamó, almacenados en la cuenta del negocio para que este pueda actuar en consecuencia, y eliminados junto con la cuenta. Tanto el proveedor de IA como el operador figuran en la Lista de Subencargados, junto con lo que recibe cada uno.

Vera responde únicamente con los datos que el negocio le ha proporcionado y con lo que consulta en los registros propios del negocio. No menciona precios a menos que el negocio haya escrito los precios que puede indicar, y no agenda, reprograma, cancela, envía mensajes de texto ni transfiere llamadas a menos que el negocio haya activado cada uno de esos permisos.

La grabación de llamadas es un interruptor aparte y adicional. Está desactivada de forma predeterminada, nunca se activa como efecto secundario de ninguna otra cosa y no se puede activar hasta que el titular de la cuenta reconozca que la ley sobre grabaciones varía según el estado. Cuando está activada, a cada persona que llama se le informa que la llamada puede ser grabada antes de que se capture cualquier cosa, el operador conserva la grabación durante el período de retención que define el negocio, y el proceso de retención de VERA la elimina cuando ese período termina.

Si eres quien llama: la empresa a la que llamaste es la responsable de estos datos, como se describe en la sección de roles anterior. VERA los trata según las instrucciones de la empresa, y las solicitudes sobre ellos deben dirigirse primero a la empresa.

7. Información recopilada automáticamente

VERA recopila una cantidad deliberadamente pequeña de información técnica.

• Registros del servidor. Registros ordinarios de aplicación y de errores generados al atender solicitudes. Son registros operativos, no un producto de analítica de comportamiento.
• Contadores de limitación de solicitudes. Para frenar los intentos de inicio de sesión por fuerza bruta y el abuso, VERA mantiene contadores de corta duración asociados a una dirección IP o a una dirección de correo electrónico para acciones como el inicio de sesión, el registro y el restablecimiento de contraseña. Cada contador se sobrescribe cuando se reinicia su intervalo.
• Señales de uso del producto. Conteos y marcas de tiempo que hacen funcionar el producto y que respaldan tus propios paneles: uso de créditos, cuándo se aprobó una propuesta, cuándo se abrió por primera vez el enlace de una cotización, cuántas veces se vio y métricas diarias del negocio calculadas a partir de tus plataformas conectadas.
• Analítica del sitio de marketing. Vercel Web Analytics y Vercel Speed Insights miden las visitas y el rendimiento de nuestras páginas públicas. Los eventos personalizados que VERA envía a Vercel se limitan a un conjunto cerrado de valores (un identificador de sector, la sección en la que se hizo clic en una tarjeta, una posición, un tiempo de permanencia en segundos y un término de búsqueda recortado). Por diseño, nunca se envían direcciones de correo electrónico, nombres ni texto escrito libremente a la analítica de Vercel.
• Analítica de producto (PostHog). VERA usa PostHog, un servicio de analítica de producto propio, en su sitio web, en la aplicación y en las páginas que tus clientes abren desde un enlace que tú envías. Registra las páginas vistas, los botones y enlaces en los que se hace clic (incluido su texto visible), la página de referencia, el tipo de navegador y de dispositivo, una ubicación aproximada derivada de la dirección IP y los errores que genera la página. Cuando inicias sesión, estos eventos se vinculan a la cuenta de tu negocio y PostHog también recibe tu nombre y tu dirección de correo electrónico para que podamos saber qué cuenta tuvo un problema. Una cookie y una entrada en el almacenamiento del navegador guardan un identificador aleatorio de PostHog para que las visitas puedan agruparse (consulta la Política de Cookies). Los secretos de los enlaces de clientes se eliminan primero: el token de un enlace de pago, cotización, portal, reserva, visita, reseña, carga de documentos o invitación se reemplaza antes de enviar cualquier dato, y lo mismo ocurre con los valores secretos de una dirección web, como un token de restablecimiento de contraseña. Usamos esto para encontrar errores, entender qué funciones se usan y mejorar el producto. No se usa para publicidad ni se vende. A los visitantes de la UE, el EEE, el Reino Unido y Suiza se les pregunta primero: PostHog no se carga en su navegador hasta que presionan Aceptar en el banner de cookies, y cualquier persona puede cambiar o retirar esa elección en cualquier momento desde Configuración de cookies.
• Repetición de sesiones (PostHog). En el sitio web de VERA y en la app, PostHog puede grabar una repetición de sesión: una reconstrucción de la página tal como la viste, con el movimiento del mouse, los clics, el desplazamiento y los cambios de página, que se usa para diagnosticar errores y pantallas confusas. Todo lo que escribes en un campo de formulario se enmascara antes de salir de tu navegador, los campos de pago integrados se bloquean por completo y, dentro de la app, también se enmascara todo el texto en pantalla, de modo que una repetición muestra el diseño de una pantalla y no los registros de clientes, las cotizaciones ni las firmas que contiene. Las páginas públicas de marketing se graban con el texto visible, porque ese texto ya es público. Nunca se graba una repetición en las páginas que tus clientes abren desde un enlace que tú envías (pagos, cotizaciones, portales, reservas, visitas, reseñas, solicitudes de documentos e invitaciones). Las repeticiones se conservan según la configuración de retención de PostHog para el proyecto de VERA.
• Monitoreo de llamadas de IA (PostHog). Cada solicitud que VERA hace a su proveedor de texto de IA también se registra en PostHog para que podamos supervisar fallas, tiempos de respuesta y costos. El registro incluye el modelo utilizado, la cantidad de tokens y los tiempos, además del prompt y la respuesta, que pueden contener el contexto del negocio y los registros de clientes que la tarea necesitaba. Se vincula a tu cuenta cuando la solicitud se hizo en tu nombre, y se usa únicamente para operar y mejorar el Servicio.
• Registros de firma electrónica. Cuando alguien acepta o firma una cotización en el enlace que le envió un negocio, VERA registra el momento, la dirección IP desde la que llegó la aceptación y una etiqueta aproximada del dispositivo, como «Safari en iPhone». Cuando la firma se escribió con el teclado, también registra que el firmante aceptó firmar electrónicamente y qué versión de ese texto aparecía en pantalla. El registro se guarda con la cotización, porque una firma que nadie puede atribuir no prueba nada, y solo es visible para el negocio al que pertenece la cotización. No se guarda la cadena user-agent sin procesar del navegador.
• Registro de auditoría. Cada propuesta, aprobación, edición, rechazo, ejecución y falla en tu cuenta se escribe en un registro de auditoría de solo anexión, junto con eventos de seguridad como restablecimientos de contraseña, revocaciones de sesión y rotaciones de enlaces de cotización. Los secretos y tokens nunca se escriben en él.

8. Información de las plataformas que conectas

Cuando conectas una plataforma de terceros, VERA lee los datos que describen los permisos de esa plataforma, y solo para realizar el trabajo que pediste. Tú eliges qué plataformas conectar, y al desconectar una se revoca el acceso continuo de VERA y se elimina la credencial almacenada.

El catálogo de integraciones de VERA abarca aproximadamente 150 proveedores de contabilidad, pagos, CRM, agendamiento, correo electrónico, comunicación, marketing, redes sociales, comercio electrónico, envíos, analítica, servicios de campo y más. Lo que cada conexión lee o escribe se muestra en su tarjeta antes de que la conectes. A grandes rasgos:

• Contabilidad y servicio en campo. Clientes, cotizaciones, trabajos, facturas y pagos, en modo de solo lectura, para que VERA pueda generar informes sobre el negocio y prellenar documentos. QuickBooks Online y Jobber son integraciones de solo lectura.
• Tiendas y pagos. Pedidos, clientes, productos y registros de pago, en modo de solo lectura, para calcular ingresos, cantidad de pedidos y valor promedio de pedido.
• Redes sociales. Publicar las publicaciones que redactas y leer las métricas que esas plataformas exponen (impresiones, visualizaciones, interacción, datos de audiencia) para que VERA pueda informar sobre el rendimiento. El contenido que programas o publicas, incluidas sus imágenes y videos, se transmite a la plataforma que seleccionaste, donde se rige por los términos y la política de privacidad de esa plataforma. Una vez publicado, queda fuera del control de VERA, y eliminarlo en VERA no lo elimina de la plataforma. VERA no publica sin tu instrucción o sin una regla de automatización que hayas configurado.
• Correo y calendario. Enviar las campañas y los mensajes que apruebas a través de tu propia cuenta del proveedor, leer los resultados de las campañas y leer los eventos del calendario para programar en torno a ellos.
• Fuentes de noticias y de mercado. Industry Radar lee noticias disponibles públicamente a través de una API de noticias. Usa fuentes públicas, no los datos de tu cuenta ni los de tus clientes.

9. Miembros del equipo y empleados

Una cuenta empresarial de VERA puede incluir a varias personas. El titular de la cuenta las invita, cada una acepta con su propio inicio de sesión en lugar de uno compartido, y a cada una se le asigna un rol que determina a qué puede acceder.

Si eres un empleado o miembro del equipo que usa VERA, conoce adónde va tu información. VERA guarda tu nombre, la dirección de correo electrónico con la que te invitaron, tu rol y el registro de lo que hiciste en el espacio de trabajo. La empresa que te invitó es la responsable del tratamiento de esa información; VERA la trata según sus instrucciones.

Lo que envías al espacio de trabajo es un registro del negocio, no uno privado. Los gastos que registras, incluidas las imágenes de los recibos, y los viajes que registras, incluidas la distancia, las direcciones, cualquier ruta derivada de la ubicación y cualquier imagen de comprobante, son visibles para el titular de la cuenta y para cualquier persona cuyo rol le permita revisar envíos. Cada envío indica la cuenta que lo registró, y eso es lo que hace posibles la aprobación y el reembolso.

Si la empresa procesa la nómina en VERA, también guarda tus hojas de horas, tu tarifa de pago, tus elecciones del formulario W-4 y, si recibes tu pago por depósito directo, tus datos bancarios. Los datos de pago, impuestos y banco solo son visibles para las personas a quienes el titular de la cuenta les haya otorgado el permiso de nómina; aprobar horas es un permiso aparte, más limitado, que no muestra ninguno de ellos. Tu número de cuenta bancaria está cifrado y nunca se muestra completo en ninguna pantalla.

La ubicación no es una excepción a tu propio control. VERA solo registra la posición mientras inicias y realizas un trayecto, el permiso de tu dispositivo lo condiciona, y puedes rechazarlo e ingresar el kilometraje manualmente. VERA no le da a ningún empleador la capacidad de ubicarte fuera de un trayecto que tú iniciaste, y no tiene ninguna vista de seguimiento en tiempo real ni de monitoreo.

Tu rol solo da acceso al negocio que te invitó. Al desactivar a un miembro se cierra su acceso, pero su nombre se mantiene en los registros que presentó, porque esos registros pertenecen al negocio.

Para corregir o eliminar información que un negocio tiene sobre ti en VERA, solicítalo a ese negocio. Si en cambio nos contactas a nosotros, remitiremos la solicitud a ese negocio y lo ayudaremos a responder, según lo exige el Anexo de Tratamiento de Datos.

10. Cómo usa VERA la información

Usamos la información para operar el Servicio: para autenticarte, generar borradores y propuestas, ejecutar las acciones que apruebas, sincronizar y mostrar datos de las plataformas que conectas, elaborar tus cotizaciones, facturas e informes, medir el uso de créditos, aplicar los límites del plan y los límites de frecuencia, detectar y prevenir abusos, brindarte soporte y enviarte correos electrónicos transaccionales sobre tu cuenta.

Usamos analítica de producto, grabación de sesiones y monitoreo de errores y de llamadas de IA, descritos en Información recopilada automáticamente, para entender qué partes del producto son útiles y dónde fallan, corregir errores y planificar qué desarrollar a continuación.

No vendemos información personal, no la compartimos para publicidad conductual entre contextos, no usamos los datos de tu negocio ni los de tus clientes para entrenar modelos de IA, y no usamos el contenido de tu cuenta para hacer marketing dirigido a otros clientes.

11. Procesamiento con IA

Para generar contenido y análisis, VERA envía la parte pertinente de tu instrucción y del contexto de tu negocio a un proveedor externo de IA a través de una API, recibe una respuesta y la almacena en tu cuenta. Enviamos lo que la tarea necesita y nada más.

La generación de texto usa los modelos Claude de Anthropic. La generación de imágenes, cuando está configurada, usa OpenAI o Google Gemini para el fondo de la imagen; la superposición del texto y el logotipo la dibuja VERA de forma determinista y nunca sale de nuestros servidores. Cuando un negocio la activa, Vera contesta llamadas telefónicas usando los modelos de voz a voz de OpenAI, como se describe en la sección de llamadas telefónicas. Si no hay un proveedor de IA configurado, VERA recurre a resultados sin IA en lugar de fallar.

VERA no envía prompts a los proveedores de IA para entrenamiento, y los términos comerciales de API de nuestros proveedores no les otorgan derechos de entrenamiento sobre las entradas de la API. Los proveedores pueden conservar las entradas brevemente para supervisar abusos conforme a sus propias políticas, que no controlamos. La Política de Uso de IA trata esto con más detalle.

12. Bases legales del tratamiento

Cuando se aplica el RGPD del Reino Unido o de la UE, VERA se ampara en las siguientes bases jurídicas para los datos que controla:

• Ejecución de un contrato. Crear y mantener tu cuenta, proporcionar las funciones a las que te suscribes, procesar pagos y brindar soporte.
• Intereses legítimos. Proteger el Servicio, prevenir el fraude y el abuso, mantener un registro de auditoría, medir el uso del producto mediante analítica de producto y grabación de sesiones (fuera de la UE, el EEE, el Reino Unido y Suiza), monitorear errores y llamadas de IA, y mejorar el producto. Sopesamos estos intereses frente a tus derechos y mantenemos al mínimo los datos involucrados: los campos de los formularios se enmascaran en las grabaciones, el texto dentro de la app se enmascara y los secretos de los enlaces de clientes se eliminan antes de enviar cualquier cosa.
• Obligación legal. Conservar registros financieros y fiscales, y responder a solicitudes legales.
• Consentimiento. Comunicaciones opcionales que aceptas recibir y, para visitantes de la UE, el EEE, el Reino Unido y Suiza, analítica de producto y grabación de sesiones, que se cargan solo después de que aceptas en el banner de cookies. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, desde Configuración de cookies en el caso de la analítica, sin que ello afecte el tratamiento ya realizado.
• Tus instrucciones. En cuanto a los datos personales de tus propios clientes, VERA los trata siguiendo tus instrucciones documentadas, en calidad de encargado del tratamiento. Te corresponde a ti establecer tu propia base legal para esos datos.

13. Cómo se comparte la información

VERA comparte información con proveedores de servicios necesarios para operar el producto, cada uno sujeto a condiciones que le exigen protegerla y usarla únicamente para los servicios que nos presta. Aparecen de forma individual, junto con lo que recibe cada uno, en la Lista de subprocesadores.

Compartimos información con una plataforma que conectas solo en la medida necesaria para realizar en esa plataforma la acción que solicitaste.

Podemos divulgar información cuando la ley nos obligue a hacerlo, para hacer cumplir nuestros Términos o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de VERA, de nuestros clientes o del público. Cuando la ley lo permita y no sea contraproducente, informaremos al titular de la cuenta afectada sobre una solicitud legal antes de responderla.

Si VERA participa en una fusión, adquisición, financiamiento o venta de activos, la información podría transferirse como parte de esa transacción. Seguiría sujeta a esta política, y avisaríamos antes de cualquier cambio sustancial en la forma en que se maneja.

14. Números de teléfono móvil y mensajes de texto

Los mensajes de texto se tratan por separado aquí porque los operadores móviles los someten a un estándar más estricto que el resto de esta política, y porque la respuesta es breve.

No se compartirá información móvil con terceros ni afiliados con fines de marketing o promocionales. Los números de teléfono móvil y el consentimiento para recibir mensajes de texto nunca se venden, alquilan ni comparten con terceros ni afiliados para sus propios fines de marketing o promocionales. Los números de teléfono se comparten únicamente con el operador de mensajería que entrega el mensaje y con los proveedores de servicios que actúan según nuestras instrucciones, para enviar el mensaje que solicitaste.

Los datos de aceptación del remitente de mensajes de texto y los registros de consentimiento quedan excluidos de cualquier intercambio con terceros o afiliados para sus propios fines de marketing o promoción. No se usan para publicidad, no se venden y no se transfieren a un corredor de datos. El intercambio con proveedores de servicios que actúan según nuestras instrucciones, como el operador de mensajería que entrega un mensaje, se limita a lo que requiere la entrega de ese mensaje.

Quien recibe un mensaje de texto puede detenerlo respondiendo STOP al mensaje, lo cual se aplica automáticamente. La Política de Consentimiento para Mensajes Móviles establece cómo se obtiene y se registra el consentimiento, y los Términos de Servicio de SMS establecen lo que se puede enviar.

Lo siguiente se aplica a cada programa de mensajes de texto descrito en esta política, incluidas las alertas que el titular de una cuenta solicita recibir en su propio número. La frecuencia de los mensajes varía. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Responde STOP a cualquier mensaje para darte de baja y responde HELP para obtener ayuda. El consentimiento para recibir mensajes de texto no es una condición para comprar, crear una cuenta ni usar el software.

15. Dónde se almacena la información

VERA funciona como una aplicación Next.js en contenedores sobre una base de datos PostgreSQL administrada. Las fotografías subidas, los recibos, las imágenes de comprobantes de kilometraje, los archivos multimedia MMS, las imágenes generadas y los documentos importados se almacenan como datos codificados dentro de esa misma base de datos, en lugar de en un servicio de almacenamiento de objetos independiente, por lo que no hay ningún proveedor de almacenamiento adicional que guarde tus archivos.

Como los archivos se guardan en la base de datos y no en un bucket público, no tienen una URL pública. Cada archivo se entrega a través de una ruta de la aplicación que exige una sesión iniciada y verifica que el archivo pertenezca a tu cuenta antes de devolver cualquier byte, por lo que no se puede acceder a un archivo adivinando una dirección y no queda legible para cualquiera que tenga un enlace. Cuando un empleado sube un archivo, la carga queda vinculada a la cuenta que la envió, de modo que un envío no se puede adjuntar al registro de otra persona. Al eliminar el registro al que pertenece un archivo, se elimina el archivo, y al eliminar tu cuenta se eliminan todos.

La única excepción son los archivos multimedia adjuntos a una publicación en redes sociales, que por definición se van a publicar. Las plataformas obtienen la imagen o el video por su cuenta, sin una sesión, así que ese archivo se sirve mediante un enlace aparte que lleva un token firmado y con vencimiento que identifica la cuenta y el recurso. El enlace no se puede falsificar ni adivinar y deja de funcionar tras un plazo breve, pero mientras es válido no requiere iniciar sesión. Todo lo que publicas sale de VERA.

La infraestructura de alojamiento y bases de datos la proporcionan los proveedores de plataforma indicados en la Lista de subencargados. Sus regiones predeterminadas están en los Estados Unidos.

16. Transferencias internacionales de datos

VERA opera desde los Estados Unidos, y su infraestructura y sus subencargados del tratamiento se encuentran principalmente allí. Si usas VERA desde fuera de los Estados Unidos, tu información se transferirá, almacenará y procesará en los Estados Unidos, que puede no ofrecer el mismo nivel de protección legal que tu país de origen.

Para las transferencias de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, VERA se basa en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, incorporadas por referencia en el Anexo de Tratamiento de Datos, junto con el Anexo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido cuando se aplique el RGPD del Reino Unido.

VERA no se ha certificado en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y no afirma que se le aplique directamente ninguna decisión de adecuación. Algunos de nuestros subencargados del tratamiento tienen sus propias certificaciones; esa es su situación, no la nuestra.

17. Cómo se protege la información

El tráfico se sirve por HTTPS, las solicitudes HTTP simples se redirigen en producción y se aplica HSTS. Las contraseñas se cifran con hash mediante bcrypt con un factor de trabajo de 12 (src/lib/password.ts). Las credenciales de los conectores se cifran con AES-256-GCM (src/lib/crypto.ts) usando una clave que se guarda por separado del secreto de firma de sesiones. Cada solicitud se limita a la cuenta con la sesión iniciada, y las sesiones se pueden revocar en todos los dispositivos a la vez.

Los webhooks entrantes se verifican con el esquema de firma de cada proveedor y se deduplican para que una entrega repetida no pueda aplicarse dos veces. Las solicitudes del lado del servidor a direcciones que proporcionas se validan contra rangos privados e internos para impedir que se dirijan a sistemas internos. Los enlaces públicos de cotizaciones usan 256 bits de aleatoriedad criptográficamente segura, tienen límites de intentos para evitar que se adivinen y nunca se escriben completos en los registros.

Ningún sistema es perfectamente seguro, y VERA no cuenta con ninguna certificación de seguridad. La Política de seguridad indica exactamente qué controles están implementados y, igual de importante, qué controles comunes aún no lo están.

18. Cuánto tiempo se conserva la información

En resumen: los registros de tu negocio se conservan mientras exista tu cuenta y se eliminan cuando eliminas la cuenta. VERA realiza poca eliminación automatizada y, cuando lo hace, es porque los datos son más sensibles que útiles de conservar.

Las depuraciones programadas actualmente son: las lecturas de ubicación sin procesar del registro de kilometraje, que se eliminan después de 30 días de forma predeterminada y son configurables por el titular de la cuenta, incluida la opción de desactivar su almacenamiento; los viajes de kilometraje anulados que superen el período de retención de viajes de la cuenta, mientras que los viajes aprobados y reembolsados nunca se eliminan automáticamente porque son registros financieros; las grabaciones de llamadas, cuando una empresa ha activado la grabación, que se eliminan después del período de retención que la empresa haya fijado; la caché de mapas, que caduca por sí sola y no contiene ningún identificador de cuenta; y los artículos de noticias de Industry Radar, que se eliminan después de 30 días.

La Política de Retención de Datos incluye la tabla completa, incluido lo que se conserva tras la eliminación de la cuenta y por qué.

19. Tus derechos y opciones

Puedes revisar y corregir el perfil de tu negocio, los datos de tu marca y tus registros directamente en la app. Puedes desconectar cualquier integración desde Configuración. Puedes exportar una copia legible por máquina de los datos de tu cuenta desde Configuración. Puedes eliminar tu cuenta de forma permanente desde Configuración; la eliminación es inmediata e irreversible.

Según dónde vivas, también puedes tener derechos legales de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición, así como el derecho a no ser discriminado por ejercerlos. La página Derechos de privacidad según el RGPD y el Aviso de privacidad para California explican cómo ejercerlos y cómo verificamos una solicitud.

Para hacer una solicitud que la propia app no pueda atender, escribe a support@meetmyvera.com. Respondemos dentro del plazo que exige la ley aplicable y dentro de los 30 días cuando no se aplique un plazo específico.

20. Privacidad de los menores

VERA es una herramienta empresarial que se vende a empresas. No está dirigida a niños, no recopilamos a sabiendas información personal de ninguna persona menor de 18 años, y ninguna parte del producto está diseñada ni se comercializa para menores. Los titulares de cuentas deben tener al menos 18 años o la mayoría de edad vigente en su jurisdicción.

Si crees que un menor nos ha proporcionado información personal, escribe a support@meetmyvera.com y la eliminaremos. Si usas VERA en una empresa que atiende a familias, recuerda que cualquier información sobre un menor que ingreses como registro de cliente son datos que tú controlas, y tus propias obligaciones conforme a leyes como la COPPA se aplican a ellos.

21. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Los cambios importantes se registran en el historial de cambios al final de esta página con un nuevo número de versión y una nueva fecha de entrada en vigor, y, cuando sea posible, se notifica a los titulares de cuentas por correo electrónico o mediante un aviso en la aplicación antes de que el cambio entre en vigor.

22. Contacto

Preguntas sobre privacidad y solicitudes de ejercicio de derechos: support@meetmyvera.com. VERA no ha designado un delegado de protección de datos ni un representante en la UE o el Reino Unido conforme a los artículos 27 y 37 del RGPD; que se requiera o no depende de la escala de nuestro tratamiento de datos en la UE y el Reino Unido.