Polityka prywatności

1. Dwie różne role i dlaczego to ma znaczenie

VERA przetwarza informacje w dwóch rolach, a Twoje prawa zależą od tego, która z nich ma zastosowanie.

W odniesieniu do informacji o Twoim koncie, Twoich danych rozliczeniowych i sposobu korzystania z produktu VERA jest administratorem. Niniejsza polityka reguluje te dane, a swoje prawa wykonujesz bezpośrednio wobec nas.

W odniesieniu do informacji, które wprowadzasz do VERA na temat swoich klientów, potencjalnych klientów, kontaktów, pracowników i zleceń, Ty jesteś administratorem, a VERA podmiotem przetwarzającym działającym na Twoje polecenie. Niniejsza polityka opisuje, co z nimi robimy, ale warunki określa Umowa powierzenia przetwarzania danych. Jeśli jesteś klientem jednego z naszych klientów i chcesz poprawić lub usunąć swoje dane, skontaktuj się z firmą, z którą miałeś do czynienia; skierujemy Cię do niej i pomożemy jej w udzieleniu odpowiedzi.

2. Informacje, które podajesz

Poniższe dane pochodzą bezpośrednio od Ciebie lub z Twojego korzystania z produktu.

• Informacje o koncie. Twój adres e-mail, imię i nazwisko, jeśli je podasz, oraz skrót bcrypt Twojego hasła, jeśli logujesz się za jego pomocą. VERA nigdy nie przechowuje Twojego hasła w czytelnej formie. Jeśli logujesz się przez Google, zamiast tego otrzymujemy od Google Twój adres e-mail, imię i nazwisko oraz zdjęcie profilowe.
• Profil firmy. Nazwa Twojej firmy, branża, usługi, lokalizacja, styl komunikacji marki, kolory marki i logo, godziny pracy oraz cele i kontekst, które przekazujesz VERA, aby mogła wykonywać przydatną pracę. Część tych informacji może zostać przygotowana za Ciebie na podstawie skanowania podanego przez Ciebie adresu strony internetowej.
• Rekordy klientów i dane operacyjne. Leady, kontakty, firmy, transakcje, wizyty, zlecenia, technicy, zgłoszenia do pomocy technicznej, wyceny, faktury i dołączone do nich notatki, a także portal klienta każdego zlecenia: jego harmonogram, codzienne aktualizacje, zdjęcia, wiadomości wymienione z klientem oraz zlecenia zmian. To tutaj znajdują się dane osobowe dotyczące Twoich własnych klientów i pracowników, w tym imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy wykonania usług i szczegóły zleceń.
• Pliki i obrazy. Przesyłane przez Ciebie zdjęcia (w tym zdjęcia zleceń przed i po), Twoje logo i materiały marki oraz faktury lub wyceny importowane z innego systemu. Importowane dokumenty są przechowywane wraz z kopią oryginalnego pliku, aby można było ponownie sprawdzić import.
• Podpisy złożone przez Twoich klientów. Gdy Twój klient akceptuje wycenę przez publiczny link, który mu wysłałeś, VERA zapisuje wpisane przez niego imię i nazwisko lub obraz narysowanego podpisu, a także czas oraz fakt wyświetlenia linku.
• Prompty i instrukcje. Cele, pytania i briefy, które piszesz dla VERA, oraz propozycje, zatwierdzenia, zmiany i odrzucenia, które w związku z nimi rejestrujesz.
• Wsparcie i opinie. Informacje, które przesyłasz nam, kontaktując się z pomocą techniczną, oraz powód wybrany przy anulowaniu subskrypcji lub gdy pozwalasz wygasnąć okresowi próbnemu, łącznie z dowolnym dodanym przez Ciebie tekstem. Opinie dotyczące anulowania są traktowane jako Twoje dane i usuwane wraz z Twoim kontem.
• Wydatki i paragony. Zapisy wydatków: sprzedawca, kwota, data, kategoria i ewentualna notatka wraz z przesłanym przez Ciebie zdjęciem lub plikiem paragonu. Paragon jest odczytywany w celu wstępnego wypełnienia tych pól, a oryginalny plik jest przechowywany razem z zapisem, aby można było zweryfikować odczyt. Jeśli wydatek zgłosił pracownik, zapis wskazuje również konto, z którego go przesłano.
• Przebieg i pojazdy. Przejazdy: dystans, data i godzina, adres początkowy i docelowy, cel służbowy, pojazd, stany licznika, zastosowana stawka i obliczony zwrot kosztów. Do przejazdu można też dołączyć jedno zdjęcie potwierdzające, np. zdjęcie licznika lub paragon za parking. Rekordy pojazdów zawierają informacje, które wprowadzisz o pojeździe. Jeśli przejazd zgłosił pracownik, rekord wskazuje konto, z którego go przesłano.
• Płace. Gdy korzystasz z obsługi płac w VERA: godziny pracy, stawka i rodzaj wynagrodzenia każdej osoby od daty, od której obowiązują, kwoty każdej wypłaty i należne od nich podatki oraz rejestr każdej zmiany w płacach ze stanem sprzed i po zmianie. Samo przetwarzanie płac wykonuje Check Technologies (checkhq.com), licencjonowany dostawca usług płacowych: Check oblicza zaliczki na podatek i podatki pracodawcy, obciąża Twój rachunek bankowy do wypłat, wypłaca wynagrodzenia Twoim pracownikom, składa deklaracje oraz wystawia formularze W-2 i 1099. Wrażliwe dane płacowe (numery Social Security, daty urodzenia, adresy zamieszkania, wybory z formularza W-4 oraz numery rozliczeniowe banku i numery rachunków) są zbierane w ramach własnego bezpiecznego procesu wdrażania Check, przechowywane przez Check i nie są zapisywane na serwerach VERA. VERA przechowuje wyłącznie identyfikatory rekordów Check, status wdrożenia każdej osoby, cztery ostatnie cyfry i nazwę instytucji rachunku bankowego oraz metadane dokumentów podatkowych. Odcinki wypłat i formularze podatkowe są pobierane z Check na żądanie za pośrednictwem wygasającego linku, a każdy dostęp jest rejestrowany. Konta, które nigdy nie połączyły się z Check, nadal korzystają z wcześniejszego modelu opartego wyłącznie na eksporcie, w którym VERA przechowuje wybory z formularza W-4 i zaszyfrowane dane do przelewów bezpośrednich, ale nigdy nie składa deklaracji, nie odprowadza należności ani nie przekazuje środków.
• Rozmowy SMS. Gdy korzystasz z wysyłania SMS-ów w VERA: numery telefonów, których to dotyczy, treść wysłanych i odebranych wiadomości, wszelkie zdjęcia wysłane lub odebrane przez MMS, status doręczenia zgłaszany przez operatora oraz rejestry zgód: czy dany numer wyraził zgodę lub z niej zrezygnował, kiedy, skąd pochodzi zgoda oraz jakiego słowa kluczowego użyto do rezygnacji.
• Publikowane przez Ciebie posty w mediach społecznościowych. Podpisy, obrazy i wideo, które tworzysz, ustalony przez Ciebie harmonogram, połączone konto, na którym ma się ukazać każdy post, oraz wynik publikacji zgłoszony przez platformę.
• Wprowadzanie głosowe. Gdy korzystasz z rozmowy głosowej lub zbierania informacji z prowadzeniem głosowym, to, co mówisz, jest transkrybowane, a powstały tekst jest traktowany tak samo jak wszystko, co wpisujesz. Informacje o tym, dokąd trafia sam dźwięk, znajdziesz poniżej w sekcji dotyczącej mikrofonu.
• Połączenia na firmowy numer telefonu. Gdy korzystasz z telefonu firmowego, rejestr każdego połączenia: numer dzwoniącego, czas połączenia, czas jego trwania, informacja, czy zostało odebrane, nieodebrane, przekazane czy trafiło na pocztę głosową, oraz kto je obsłużył. Jeśli włączyłeś odbieranie połączeń przez Vera, transkrypcja rozmowy i krótkie uporządkowane podsumowanie tego, czego chciał dzwoniący. Jeśli dodatkowo włączyłeś nagrywanie połączeń, nagranie dźwięku rozmowy przechowywane przez ustawiony przez Ciebie okres. Informacje o tym, gdzie trafia dźwięk, znajdziesz poniżej w sekcji dotyczącej połączeń telefonicznych.
• Nagrane rozmowy. Gdy korzystasz z Nagrań, aby nagrać wizytę na miejscu lub spotkanie, przesłać plik audio, wkleić transkrypcję lub sprawić, by inne urządzenie nagrywające (na przykład Plaud, za pośrednictwem Zapier) wysyłało transkrypcje na Twój adres Nagrań: nagrany lub przesłany przez Ciebie dźwięk, jego transkrypcja, uporządkowane opracowanie, które VERA z niego tworzy (podsumowanie, wspomniane dane klienta, zakres prac, wymiary, materiały, budżet, harmonogram i dalsze działania), oraz Twoje potwierdzenie, że wszyscy uczestnicy rozmowy zgodzili się na nagrywanie, wraz z momentem, w którym je złożyłeś. Informacje o tym, gdzie trafia dźwięk, znajdziesz poniżej w sekcji dotyczącej mikrofonu.
• Dane uwierzytelniające połączonych platform. Tokeny OAuth i klucze API platform, które połączysz. Są one szyfrowane w spoczynku algorytmem AES-256-GCM i nigdy nie są Ci ponownie wyświetlane ani zapisywane w logach. W przypadku dostawców połączonych za pośrednictwem brokera dane uwierzytelniające przechowuje ten broker, a nie VERA, zgodnie z opisem na Liście podprocesorów.

3. Informacje o lokalizacji

VERA może uzyskiwać dostęp do dokładnej lokalizacji Twojego urządzenia, a ta sekcja wyjaśnia dokładnie, kiedy i dlaczego, bo polityka prywatności, która ukrywa tę informację, nie spełnia swojego zadania.

Lokalizacja jest wykorzystywana do jednej funkcji: Rejestru przebiegu. Gdy naciśniesz Start przy przejeździe, VERA prosi Twoją przeglądarkę o zgodę, a następnie rejestruje odczyty pozycji przez cały czas trwania tej podróży, aby przejechany dystans można było zmierzyć, a nie szacować. Rejestrowanie jest ograniczone do podróży: zaczyna się, gdy rozpoczynasz przejazd, i kończy, gdy go zakończysz. VERA nie śledzi Twojej lokalizacji w tle, nie rejestruje lokalizacji, gdy Rejestr przebiegu nie nagrywa przejazdu, i nie ma możliwości ustalenia Twojej lokalizacji, gdy z niego nie korzystasz.

Każdy odczyt zawiera szerokość i długość geograficzną, czas jego wykonania oraz, jeśli urządzenie je podaje, dokładność, prędkość i kierunek. Na podstawie odczytów VERA ustala adres początkowy i końcowy przejazdu oraz jego trasę, a te wyliczone wartości są przechowywane w rekordzie przejazdu.

Współrzędne i adresy są przesyłane do dostawcy usług mapowych w celu przekształcenia ich w adresy, trasy i odległości, o ile dla danego wdrożenia skonfigurowano dostawcę usług mapowych. Dostawca i zakres przekazywanych mu danych są wskazani na Liście podprocesorów. Wyniki są przechowywane w pamięci podręcznej pod skrótem (hashem) znormalizowanego zapytania, a nie surowego adresu, więc pamięć podręczna nie stanowi przeszukiwalnego rejestru miejsc, w których ktokolwiek przebywał.

Surowe odczyty lokalizacji oraz zbudowane na ich podstawie zapisy przejazdów są przechowywane przez różne okresy, ponieważ są to różne rzeczy: odczyty stanowią dane robocze stojące za pomiarem, a przejazd jest zapisem finansowym. Polityka przechowywania danych określa oba okresy.

Kontrolujesz to na dwóch poziomach. VERA prosi o dostęp do lokalizacji tylko wtedy, gdy rozpoczynasz przejazd, a to Twoja przeglądarka lub telefon decyduje, czy uprawnienie w ogóle zostanie przyznane; możesz odmówić albo wycofać je później w ustawieniach przeglądarki lub urządzenia, a pozostałe funkcje VERA będą nadal działać. Przebieg można też wprowadzić ręcznie, bez dostępu do lokalizacji. Właściciel konta może dodatkowo ustawić okres przechowywania surowych odczytów, w tym całkowicie wyłączyć ich zapisywanie.

4. Czas w aplikacji i co widzi właściciel konta

VERA mierzy, ile czasu dane konto spędza w aplikacji i na których ekranach, a wynik pokazuje właścicielowi konta firmy. Jeśli dołączyłeś do cudzej firmy na podstawie zaproszenia, oznacza to, że Twój pracodawca może zobaczyć, ile czasu spędziłeś w VERA i na których ekranach dla pracowników przebywałeś. Ta sekcja dokładnie wyjaśnia, co to obejmuje, a czego nie, ponieważ o pomiarze dotyczącym konkretnej osoby nie powinno się dowiadywać przypadkiem.

Co jest mierzone: Twoja przeglądarka zgłasza, że karta VERA jest na pierwszym planie i że w ciągu ostatnich kilku minut nastąpił ruch kursora, wpisywanie, przewijanie lub dotknięcie ekranu. Dopóki oba warunki są spełnione, mniej więcej co trzydzieści sekund wysyła sygnał z nazwą ścieżki, na której się znajdujesz. Czas nalicza się w tych odstępach, a każdy z nich ma górny limit, więc karta pozostawiona otwarta na noc doda jeden odstęp, po czym naliczanie się zatrzyma. Gdy karta jest ukryta, zamknięta lub nieużywana, nic się nie nalicza.

Co jest rejestrowane: ścieżka, sprowadzona do strony, którą wskazuje. Identyfikatory rekordów są zastępowane przed zapisaniem, a ciąg zapytania jest pomijany, z wyjątkiem kluczy wskazujących kartę, więc zapisany wpis może pokazać, że otwarta była wycena, ale nie pokaże, która wycena, którego klienta dotyczyła ani czego dotyczyło wyszukiwanie. Nic, co wpisujesz, przeglądasz w rekordzie lub przesyłasz, nie jest tu rejestrowane, podobnie jak Twoja lokalizacja.

Czym to nie jest: to czas z otwartą aplikacją, a nie przepracowane godziny. Jest przechowywany oddzielnie od godzin w kartach czasu pracy, nigdy nie jest odczytywany przez system płacowy i nigdy nie jest wyceniany. Czas spędzony w obszarze roboczym Twojej własnej firmy jest przypisany do Twojego własnego konta i nie jest widoczny dla żadnej firmy, dla której pracujesz.

Te same dane, które widzi firma, zobaczysz na ekranie swojego konta w widoku pracownika. Rekordy są usuwane wraz z usunięciem konta, którego dotyczą, w tym rekordy przechowywane w firmach, dla których pracowałeś.

5. Mikrofon i głos

VERA ma funkcje głosowe: możesz prowadzić rozmowę z asystentem na głos, a niektóre prowadzone formularze przyjmują odpowiedzi mówione. Wymagają one dostępu do mikrofonu, o który przeglądarka zapyta przy pierwszym uruchomieniu takiej funkcji. Poza tym VERA nie słucha i nigdzie indziej nie prosi o dostęp do mikrofonu.

W przypadku rozmów głosowych i formularzy wypełnianych z pomocą głosu mowa jest zamieniana na tekst przez wbudowane rozpoznawanie mowy Twojej przeglądarki, a nie przez VERA. Do serwerów VERA trafia transkrypcja, a nie dźwięk. Te funkcje nie wysyłają do VERA nagrania Twojego głosu i nie istnieje plik audio takiej sesji, który moglibyśmy przechowywać. Sposób, w jaki Twoja przeglądarka obsługuje dźwięk (w niektórych przeglądarkach obejmuje to wysyłanie go do dostawcy przeglądarki w celu rozpoznania), podlega polityce prywatności tej przeglądarki, a nie naszej.

Transkrypcja jest traktowana tak, jakby została wpisana przez Ciebie: staje się częścią rozmowy, może zostać wysłana do dostawcy AI w celu wygenerowania odpowiedzi i jest przechowywana z tą rozmową, dopóki jej nie usuniesz lub nie usuniesz konta.

W przypadku odpowiedzi głosowych VERA tekst odpowiedzi jest wysyłany do dostawcy usług syntezy mowy, który zwraca dźwięk, a dźwięk jest przesyłany strumieniowo do Twojej przeglądarki, a nie przechowywany. Wysyłany jest wyłącznie tekst odpowiedzi; dźwięk z Twojego mikrofonu nie jest wysyłany. Ten dostawca jest wymieniony na Liście podmiotów podprzetwarzających.

Nagrania to jedyna funkcja, która przechowuje dźwięk. Nagrywa wyłącznie po naciśnięciu przycisku nagrywania i potwierdzeniu, że wszyscy uczestnicy rozmowy wiedzą, że są nagrywani, i wyrazili na to zgodę, a przestaje nagrywać po naciśnięciu przycisku zatrzymania. Przepisy dotyczące nagrywania różnią się w zależności od stanu i kraju, a kilka stanów USA wymaga zgody wszystkich uczestników rozmowy, dlatego to Ty odpowiadasz za zgodne z prawdą złożenie tego potwierdzenia. Nagrany lub przesłany przez Ciebie dźwięk jest przechowywany na Twoim koncie i wysyłany do dostawcy usług transkrypcji, wymienionego na Liście podmiotów przetwarzających, w celu zamiany na tekst. Transkrypcja jest następnie wysyłana do dostawcy AI w celu opracowania. Dźwięk, transkrypcja i opracowanie są przechowywane do czasu usunięcia nagrania lub usunięcia konta i są uwzględniane w eksporcie danych, z wyjątkiem samego dźwięku, który możesz odtworzyć w aplikacji.

6. Połączenia odebrane przez Verę

Firma może przekazać swój numer telefonu VERA recepcjonistce AI, tak aby połączenia, których nikt nie odbiera, lub wszystkie połączenia odbierała Vera. Ta funkcja jest wyłączona dla każdej firmy, dopóki posiadacz konta jej nie włączy i nie potwierdzi, że zapoznał się z niniejszą sekcją, a Vera zawsze informuje dzwoniących, że jest wirtualną recepcjonistką.

Gdy Vera odbiera połączenie, operator telefoniczny przesyła dźwięk rozmowy bezpośrednio do dostawcy AI, który słyszy i mówi w jej imieniu. Ten dźwięk nie przechodzi przez serwery VERA i VERA go nie przechowuje. VERA przechowuje transkrypcję rozmowy oraz krótkie podsumowanie tego, czego chciał dzwoniący. Są one zapisywane na koncie firmy, aby firma mogła podjąć działania, i usuwane wraz z kontem. Zarówno dostawca AI, jak i operator są wymienieni na Liście podmiotów podprzetwarzających wraz z informacją, co każdy z nich otrzymuje.

Vera odpowiada wyłącznie na podstawie informacji przekazanych jej przez firmę oraz tego, co sprawdzi we własnych danych firmy. Nie podaje cen, chyba że firma wpisała ceny, które może przekazywać, i nie rezerwuje, nie przekłada, nie odwołuje, nie wysyła SMS-ów ani nie przekierowuje połączeń, chyba że firma włączyła każde z tych uprawnień.

Nagrywanie rozmów to osobny, dodatkowy przełącznik. Jest domyślnie wyłączone, nigdy nie włącza się jako efekt uboczny innych ustawień i nie można go włączyć, dopóki właściciel konta nie potwierdzi, że przepisy dotyczące nagrywania różnią się w zależności od stanu. Gdy jest włączone, każdy dzwoniący, zanim cokolwiek zostanie zarejestrowane, otrzymuje informację, że rozmowa może być nagrywana, nagranie jest przechowywane przez operatora przez okres przechowywania ustalony przez firmę, a po jego upływie mechanizm retencji VERA je usuwa.

Jeśli jesteś osobą dzwoniącą: administratorem tych danych jest firma, do której kierowane było połączenie, zgodnie z opisem w sekcji o rolach powyżej. VERA przetwarza je na polecenie tej firmy, a żądania ich dotyczące należy kierować najpierw do niej.

7. Informacje zbierane automatycznie

VERA celowo zbiera niewielką ilość informacji technicznych.

• Logi serwera. Zwykłe logi aplikacji i błędów generowane podczas obsługi żądań. Są to zapisy operacyjne, a nie produkt do analityki behawioralnej.
• Liczniki limitów żądań. Aby powstrzymywać próby logowania metodą brute-force i nadużycia, VERA przechowuje krótkotrwałe liczniki powiązane z adresem IP lub adresem e-mail dla takich działań jak logowanie, rejestracja i resetowanie hasła. Każdy licznik jest nadpisywany, gdy jego okno czasowe się resetuje.
• Sygnały korzystania z produktu. Liczniki i znaczniki czasu, dzięki którym produkt działa i które zasilają twoje własne pulpity: zużycie kredytów, moment zatwierdzenia propozycji, moment pierwszego otwarcia linku do wyceny, liczba jego wyświetleń oraz dzienne wskaźniki biznesowe obliczane na podstawie połączonych platform.
• Analityka witryny marketingowej. Vercel Web Analytics i Vercel Speed Insights mierzą wyświetlenia stron i wydajność naszych stron publicznych. Niestandardowe zdarzenia, które VERA wysyła do Vercel, ograniczają się do zamkniętego zbioru wartości (identyfikator branży, miejsce, w którym kliknięto kartę, pozycja, czas przebywania w sekundach oraz przycięta fraza wyszukiwania). Adresy e-mail, imiona i nazwiska oraz dowolnie wpisywane treści z założenia nigdy nie są wysyłane do analityki Vercel.
• Analityka produktowa (PostHog). VERA korzysta z PostHog, własnej usługi analityki produktowej, na swojej stronie internetowej, w aplikacji oraz na stronach, które Twoi klienci otwierają z wysłanego przez Ciebie linku. Rejestrowane są: wyświetlone strony, kliknięte przyciski i linki (wraz z ich widocznym tekstem), strona odsyłająca, typ przeglądarki i urządzenia, przybliżona lokalizacja ustalona na podstawie adresu IP oraz błędy zgłaszane przez stronę. Gdy jesteś zalogowany, zdarzenia te są powiązane z kontem Twojej firmy, a PostHog otrzymuje również Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, abyśmy wiedzieli, na którym koncie wystąpił problem. Plik cookie i wpis w pamięci przeglądarki przechowują losowy identyfikator PostHog, dzięki czemu wizyty mogą być grupowane (zobacz Politykę plików cookie). Poufne dane z linków dla klientów są usuwane w pierwszej kolejności: token w linku do płatności, wyceny, portalu, rezerwacji, wizyty, opinii, przesyłania dokumentów lub zaproszenia jest zastępowany, zanim cokolwiek zostanie wysłane; to samo dotyczy poufnych wartości w adresie internetowym, takich jak token resetowania hasła. Wykorzystujemy te dane do wykrywania błędów, sprawdzania, z których funkcji się korzysta, oraz ulepszania produktu. Nie są one wykorzystywane do celów reklamowych ani sprzedawane. Odwiedzający z UE, EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii są najpierw pytani o zgodę: PostHog nie ładuje się w ich przeglądarce, dopóki nie klikną „Akceptuj” w banerze plików cookie, a każdy może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać swój wybór w Ustawieniach plików cookie.
• Nagrywanie sesji (PostHog). Na stronie internetowej VERA i w aplikacji PostHog może nagrywać odtworzenie sesji: rekonstrukcję strony w takiej postaci, w jakiej ją widziałeś, z ruchami myszy, kliknięciami, przewijaniem i zmianami stron, wykorzystywaną do diagnozowania błędów i niejasnych ekranów. Wszystko, co wpisujesz w pola formularzy, jest maskowane, zanim opuści Twoją przeglądarkę, osadzone pola płatności są całkowicie blokowane, a w aplikacji maskowany jest również każdy tekst widoczny na ekranie, dzięki czemu odtworzenie pokazuje układ ekranu, a nie znajdujące się na nim dane klientów, wyceny czy podpisy. Publiczne strony marketingowe są nagrywane z widocznym tekstem, ponieważ ten tekst jest już publiczny. Żadne odtworzenie nie jest nagrywane na stronach, które Twoi klienci otwierają z wysłanego przez Ciebie linku (płatności, wyceny, portale, rezerwacje, wizyty, opinie, prośby o dokumenty i zaproszenia). Odtworzenia są przechowywane zgodnie z ustawieniami retencji PostHog dla projektu VERA.
• Monitorowanie połączeń AI (PostHog). Każde zapytanie, które VERA wysyła do swojego dostawcy tekstów AI, jest również rejestrowane w PostHog, abyśmy mogli monitorować błędy, czasy odpowiedzi i koszty. Log obejmuje użyty model, liczbę tokenów i czas, a także prompt i odpowiedź, które mogą zawierać kontekst firmy i dane klientów potrzebne do wykonania zadania. Jest on powiązany z Twoim kontem, gdy zapytanie zostało wysłane w Twoim imieniu, i jest wykorzystywany wyłącznie do świadczenia i ulepszania Usługi.
• Zapisy podpisów elektronicznych. Gdy ktoś zaakceptuje lub podpisze wycenę za pomocą linku przesłanego przez firmę, VERA rejestruje moment akceptacji, adres IP, z którego akceptacja nadeszła, oraz ogólne oznaczenie urządzenia, np. „Safari na iPhonie”. Jeśli podpis został wpisany, VERA rejestruje również, że podpisujący zgodził się na podpisanie elektroniczne, oraz to, która wersja tej treści była wyświetlana na ekranie. Zapis jest przechowywany razem z wyceną, ponieważ podpis, którego nie da się nikomu przypisać, niczego nie dowodzi, i jest widoczny wyłącznie dla firmy, do której należy wycena. Pełny ciąg user-agent przeglądarki nie jest przechowywany.
• Ścieżka audytu. Wszystkie propozycje, zatwierdzenia, edycje, odrzucenia, wykonania i niepowodzenia na Twoim koncie są zapisywane w dzienniku audytu, do którego można jedynie dopisywać wpisy, wraz ze zdarzeniami bezpieczeństwa, takimi jak resetowanie hasła, unieważnienie sesji i rotacja linków do wycen. Sekrety i tokeny nigdy nie są w nim zapisywane.

8. Informacje z platform, które łączysz

Gdy łączysz platformę zewnętrzną, VERA odczytuje dane opisane w uprawnieniach tej platformy i wyłącznie w celu wykonania zleconej przez Ciebie pracy. To Ty wybierasz, które platformy połączyć, a odłączenie platformy cofa bieżący dostęp VERA i usuwa zapisane dane uwierzytelniające.

Katalog integracji VERA obejmuje około 150 dostawców z takich obszarów jak księgowość, płatności, CRM, planowanie, e-mail, komunikacja, marketing, media społecznościowe, e-commerce, wysyłka, analityka, serwis terenowy i inne. To, co każde połączenie odczytuje lub zapisuje, jest widoczne na jego karcie, zanim je połączysz. W ogólnym zarysie:

• Księgowość i usługi w terenie. Klienci, wyceny, oferty, zlecenia, faktury i płatności, tylko do odczytu, aby VERA mogła raportować o firmie i wstępnie wypełniać dokumenty. QuickBooks Online i Jobber to integracje tylko do odczytu.
• Sklepy i płatności. Zamówienia, klienci, produkty i dane płatności, tylko do odczytu, w celu obliczania przychodów, liczby zamówień i średniej wartości zamówienia.
• Media społecznościowe. Publikowanie tworzonych przez Ciebie postów oraz odczytywanie metryk udostępnianych przez te platformy (wyświetlenia, odsłony, zaangażowanie, statystyki odbiorców), aby VERA mogła raportować skuteczność. Treści, które planujesz lub publikujesz, w tym ich obrazy i wideo, są przesyłane na wybraną przez Ciebie platformę, gdzie podlegają jej własnemu regulaminowi i polityce prywatności. Po opublikowaniu pozostają poza kontrolą VERA, a usunięcie ich w VERA nie usuwa ich z platformy. VERA nie publikuje postów bez Twojego polecenia lub skonfigurowanej przez Ciebie reguły automatyzacji.
• E-mail i kalendarz. Wysyłanie zatwierdzonych przez Ciebie kampanii i wiadomości przez Twoje własne konto u dostawcy, odczytywanie wyników kampanii oraz odczytywanie wydarzeń z kalendarza w celu planowania z ich uwzględnieniem.
• Źródła wiadomości i informacji rynkowych. Industry Radar czyta publicznie dostępne wiadomości za pośrednictwem API serwisu informacyjnego. Korzysta ze źródeł publicznych, a nie z danych Twojego konta ani danych Twoich klientów.

9. Członkowie zespołu i pracownicy

Konto firmowe VERA może obejmować kilka osób. Właściciel konta je zaprasza, każda z nich akceptuje zaproszenie, logując się własnymi danymi zamiast wspólnego loginu, i każdej przypisywana jest rola, która określa, do czego ma dostęp.

Jeśli jesteś pracownikiem lub członkiem zespołu korzystającym z VERA, dowiedz się, dokąd trafiają Twoje informacje. VERA przechowuje Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, na który wysłano zaproszenie, Twoją rolę oraz zapis Twoich działań w obszarze roboczym. Firma, która Cię zaprosiła, jest administratorem tych informacji; VERA przetwarza je na jej polecenie.

To, co przesyłasz do obszaru roboczego, stanowi dokumentację firmy, a nie prywatną. Zgłaszane przez Ciebie wydatki, w tym zdjęcia paragonów, oraz zgłaszane przejazdy, w tym dystans, adresy, trasa ustalona na podstawie lokalizacji i ewentualne zdjęcie potwierdzające, są widoczne dla właściciela konta i dla każdej osoby, której rola pozwala przeglądać zgłoszenia. Każde zgłoszenie wskazuje konto, z którego zostało złożone, co umożliwia zatwierdzanie i zwrot kosztów.

Jeśli firma prowadzi w VERA listę płac, przechowuje też Twoje karty czasu pracy, stawkę wynagrodzenia, wybory z formularza W-4 oraz, jeśli otrzymujesz wynagrodzenie przelewem bezpośrednim, Twoje dane bankowe. Dane o wynagrodzeniu, podatkach i koncie bankowym widzą wyłącznie osoby, którym właściciel konta nadał uprawnienie do listy płac; zatwierdzanie godzin to osobne, węższe uprawnienie, które nie pokazuje żadnych z tych danych. Numer Twojego rachunku bankowego jest szyfrowany i nigdy nie jest wyświetlany w całości na żadnym ekranie.

Lokalizacja nie stanowi wyjątku od Twojej kontroli. VERA rejestruje pozycję wyłącznie wtedy, gdy rozpoczynasz i prowadzisz przejazd, wymaga to zgody na Twoim urządzeniu, a Ty możesz odmówić i wpisać przebieg ręcznie. VERA nie daje pracodawcy żadnej możliwości ustalenia Twojej lokalizacji poza przejazdem rozpoczętym przez Ciebie i nie ma żadnego widoku śledzenia na żywo ani monitorowania.

Twoja rola obejmuje wyłącznie firmę, która Cię zaprosiła. Dezaktywacja członka zespołu odbiera mu dostęp, ale jego nazwisko pozostaje przy dokumentach, które złożył, ponieważ te dokumenty należą do firmy.

Aby poprawić lub usunąć informacje o Tobie przechowywane przez firmę w VERA, zwróć się do tej firmy. Jeśli zamiast tego skontaktujesz się z nami, przekażemy żądanie tej firmie i pomożemy jej w udzieleniu odpowiedzi, zgodnie z wymogami Aneksu dotyczącego przetwarzania danych.

10. Jak VERA wykorzystuje informacje

Wykorzystujemy informacje do obsługi Usługi: aby Cię uwierzytelnić, generować wersje robocze i propozycje, wykonywać zatwierdzone przez Ciebie działania, synchronizować i wyświetlać dane z połączonych platform, przygotowywać Twoje wyceny, faktury i raporty, rozliczać zużycie kredytów, egzekwować limity planu i limity zapytań, wykrywać nadużycia i im zapobiegać, zapewniać wsparcie oraz wysyłać Ci transakcyjne wiadomości e-mail dotyczące Twojego konta.

Korzystamy z analityki produktowej, nagrywania sesji oraz monitorowania błędów i wywołań AI, opisanych w części „Informacje zbierane automatycznie”, aby zrozumieć, które części produktu są przydatne, a gdzie zawodzą, naprawiać błędy i planować kolejne prace.

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie udostępniamy ich na potrzeby reklamy behawioralnej opartej na różnych kontekstach, nie wykorzystujemy danych Twojej firmy ani danych Twoich klientów do trenowania modeli AI i nie wykorzystujemy zawartości Twojego konta do działań marketingowych skierowanych do innych klientów.

11. Przetwarzanie przez AI

Aby generować treści i analizy, VERA wysyła odpowiednią część Twojego promptu i kontekstu firmy do zewnętrznego dostawcy AI przez API, odbiera odpowiedź i zapisuje ją na Twoim koncie. Wysyłamy tylko to, czego wymaga zadanie, i nic więcej.

Generowanie tekstu korzysta z modeli Claude firmy Anthropic. Generowanie obrazów, jeśli zostało skonfigurowane, wykorzystuje OpenAI lub Google Gemini do tworzenia tła obrazu; nakładkę z tekstem i logo VERA rysuje deterministycznie i nigdy nie opuszcza ona naszych serwerów. Vera odbierająca połączenia telefoniczne, jeśli firma ją włączyła, korzysta z modeli speech-to-speech firmy OpenAI, zgodnie z opisem w sekcji o połączeniach telefonicznych. Bez skonfigurowanego dostawcy AI VERA przechodzi na wyniki generowane bez AI, zamiast zgłaszać błąd.

VERA nie wysyła promptów do dostawców AI w celu trenowania modeli, a komercyjne warunki API naszych dostawców nie przyznają im praw do trenowania na danych wejściowych przesyłanych przez API. Dostawcy mogą przez krótki czas przechowywać dane wejściowe w celu monitorowania nadużyć, zgodnie z własnymi zasadami, na które nie mamy wpływu. Szczegółowo opisuje to Polityka korzystania z AI.

12. Podstawy prawne przetwarzania

Tam, gdzie ma zastosowanie brytyjskie lub unijne RODO (UK GDPR lub EU GDPR), VERA opiera się na następujących podstawach prawnych w odniesieniu do danych, których jest administratorem:

• Wykonanie umowy. Tworzenie i utrzymywanie twojego konta, udostępnianie subskrybowanych przez ciebie funkcji, przetwarzanie płatności i zapewnianie wsparcia.
• Prawnie uzasadnione interesy. Zabezpieczanie Usługi, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, prowadzenie dziennika audytu, mierzenie korzystania z produktu za pomocą analityki produktowej i odtwarzania sesji (poza UE, EOG, Wielką Brytanią i Szwajcarią), monitorowanie błędów i wywołań AI oraz ulepszanie produktu. Równoważymy te interesy z Twoimi prawami i ograniczamy zakres przetwarzanych danych do minimum: dane wprowadzane w formularzach są maskowane w nagraniach sesji, tekst w aplikacji jest maskowany, a sekrety linków klientów są usuwane, zanim cokolwiek zostanie wysłane.
• Obowiązek prawny. Przechowywanie dokumentacji finansowej i podatkowej oraz odpowiadanie na zgodne z prawem żądania.
• Zgoda. Opcjonalna komunikacja, na którą wyrazisz zgodę, a w przypadku odwiedzających z UE, EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii także analityka produktu i nagrywanie sesji, które są ładowane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze plików cookie. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie (w przypadku analityki w Ustawieniach plików cookie), bez wpływu na przetwarzanie dokonane wcześniej.
• Twoje instrukcje. Dane osobowe Twoich klientów VERA przetwarza na Twoje udokumentowane polecenie jako Twój podmiot przetwarzający. Ustalenie podstawy prawnej przetwarzania tych danych należy do Ciebie.

13. Jak udostępniane są informacje

VERA udostępnia informacje dostawcom usług niezbędnym do działania produktu, z których każdy jest związany warunkami zobowiązującymi go do ich ochrony i wykorzystywania wyłącznie do świadczenia usług na naszą rzecz. Są oni wymienieni z osobna, wraz z informacją, co każdy z nich otrzymuje, na Liście podmiotów przetwarzających.

Platformie, którą połączysz, udostępniamy informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania na niej czynności, o którą prosisz.

Możemy ujawnić informacje, jeśli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani, w celu egzekwowania naszego Regulaminu lub w celu ochrony praw, mienia lub bezpieczeństwa VERA, naszych klientów lub ogółu społeczeństwa. Jeśli pozwala na to prawo i nie przyniesie to odwrotnego skutku, poinformujemy właściciela konta, którego to dotyczy, o żądaniu prawnym przed udzieleniem odpowiedzi.

Jeśli VERA weźmie udział w fuzji, przejęciu, finansowaniu lub sprzedaży aktywów, informacje mogą zostać przekazane w ramach tej transakcji. Nadal będą one podlegać niniejszej polityce, a przed jakąkolwiek istotną zmianą sposobu ich przetwarzania powiadomimy o tym.

14. Numery telefonów komórkowych i wiadomości SMS

Wiadomości SMS omawiamy tu osobno, ponieważ operatorzy komórkowi stosują wobec nich surowsze standardy niż wobec pozostałej części tej polityki, a także dlatego, że odpowiedź jest krótka.

Żadne informacje dotyczące telefonów komórkowych nie będą udostępniane podmiotom trzecim ani podmiotom powiązanym w celach marketingowych lub promocyjnych. Numery telefonów komórkowych i zgody na otrzymywanie wiadomości SMS nigdy nie są sprzedawane, wynajmowane ani udostępniane podmiotom trzecim ani podmiotom powiązanym na potrzeby ich własnego marketingu lub promocji. Numery telefonów są udostępniane wyłącznie operatorowi, który dostarcza wiadomość, oraz dostawcom usług działającym na nasze polecenie, w celu wysłania wiadomości, o którą prosisz.

Dane o zgodach na SMS zebrane przez nadawcę wiadomości oraz rejestry zgód są wyłączone z udostępniania jakiejkolwiek stronie trzeciej lub podmiotowi powiązanemu do jej własnych celów marketingowych lub promocyjnych. Nie są wykorzystywane do reklamy, nie są sprzedawane i nie są przekazywane brokerom danych. Udostępnianie dostawcom usług działającym na nasze polecenie, takim jak operator dostarczający wiadomość, ogranicza się do tego, czego wymaga dostarczenie tej wiadomości.

Osoba, która otrzymuje SMS-y, może je zatrzymać, odpowiadając na wiadomość słowem STOP, co jest stosowane automatycznie. Polityka zgody na wiadomości mobilne określa, w jaki sposób zgoda jest zbierana i rejestrowana, a Warunki korzystania z usługi SMS określają, co może być wysyłane.

Poniższe zasady dotyczą każdego programu wiadomości tekstowych opisanego w niniejszej polityce, w tym alertów, które właściciel konta chce otrzymywać na własny numer. Częstotliwość wiadomości jest różna. Mogą obowiązywać opłaty za wiadomości i transmisję danych. Odpowiedz STOP na dowolną wiadomość, aby zrezygnować, lub HELP, aby uzyskać pomoc. Zgoda na otrzymywanie wiadomości tekstowych nie jest warunkiem zakupu, założenia konta ani korzystania z oprogramowania.

15. Gdzie przechowywane są informacje

VERA działa jako skonteneryzowana aplikacja Next.js korzystająca z zarządzanej bazy danych PostgreSQL. Przesłane zdjęcia, paragony, zdjęcia potwierdzające przebieg pojazdu, multimedia MMS, wygenerowane obrazy i zaimportowane dokumenty są przechowywane jako zakodowane dane w tej samej bazie danych, a nie w osobnej usłudze przechowywania obiektów, więc żaden dodatkowy dostawca pamięci masowej nie przechowuje Twoich plików.

Ponieważ pliki są przechowywane w bazie danych, a nie w publicznym zasobniku, nie mają publicznego adresu URL. Każdy plik jest udostępniany przez ścieżkę aplikacji, która wymaga zalogowanej sesji i przed zwróceniem jakichkolwiek danych sprawdza, czy plik należy do Twojego konta. Dzięki temu do pliku nie da się dotrzeć, zgadując adres, i nie staje się on dostępny dla nikogo, kto przypadkiem ma link. Gdy plik przesyła pracownik, przesłanie jest powiązane z kontem, z którego zostało wysłane, więc zgłoszenia nie można dołączyć do cudzego rekordu. Usunięcie rekordu, do którego należy plik, usuwa ten plik, a usunięcie konta usuwa wszystkie pliki.

Jedynym wyjątkiem są multimedia dołączone do posta w mediach społecznościowych, które z definicji są publikowane. Platformy same pobierają obraz lub wideo, bez sesji, dlatego taki plik jest udostępniany przez osobny link zawierający podpisany, wygasający token wskazujący konto i zasób. Linku nie da się sfałszować ani odgadnąć i przestaje on działać po krótkim czasie, ale dopóki jest ważny, nie wymaga logowania. Wszystko, co publikujesz, opuszcza VERA.

Infrastrukturę hostingu i baz danych zapewniają dostawcy platform wymienieni na Liście podmiotów podprzetwarzających. Ich domyślne regiony znajdują się w Stanach Zjednoczonych.

16. Międzynarodowe przekazywanie danych

VERA działa ze Stanów Zjednoczonych, a jej infrastruktura i podmioty przetwarzające znajdują się głównie tam. Jeśli korzystasz z VERA spoza Stanów Zjednoczonych, Twoje informacje będą przekazywane do Stanów Zjednoczonych, tam przechowywane i przetwarzane, a Stany Zjednoczone mogą nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony prawnej jak Twój kraj.

W przypadku przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Wielką Brytanię lub Szwajcarię VERA opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej, włączonych przez odesłanie do Umowy powierzenia przetwarzania danych, wraz z brytyjskim aneksem dotyczącym międzynarodowego przekazywania danych (UK International Data Transfer Addendum) tam, gdzie zastosowanie ma UK GDPR.

VERA nie uzyskała certyfikacji w ramach EU-US Data Privacy Framework i nie twierdzi, że ma do niej bezpośrednio zastosowanie jakakolwiek decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony. Niektóre z naszych dalszych podmiotów przetwarzających mają własne certyfikaty; to ich status, nie nasz.

17. Jak chronione są informacje

Ruch jest obsługiwany przez HTTPS, zwykłe żądania HTTP są w środowisku produkcyjnym przekierowywane, a nagłówek HSTS jest ustawiany. Hasła są haszowane algorytmem bcrypt ze współczynnikiem pracy 12 (src/lib/password.ts). Dane uwierzytelniające konektorów są szyfrowane algorytmem AES-256-GCM (src/lib/crypto.ts) przy użyciu klucza przechowywanego oddzielnie od sekretu podpisującego sesje. Każde żądanie jest ograniczone do zalogowanego konta, a sesje można jednocześnie unieważnić na wszystkich urządzeniach.

Przychodzące webhooki są weryfikowane zgodnie ze schematem podpisów każdego dostawcy i deduplikowane, dzięki czemu ponownie odtworzone doręczenie nie może zostać zastosowane dwukrotnie. Pobieranie po stronie serwera adresów, które podajesz, jest sprawdzane pod kątem zakresów prywatnych i wewnętrznych, aby nie dało się go skierować na systemy wewnętrzne. Publiczne linki do wycen wykorzystują 256 bitów kryptograficznie bezpiecznej losowości, mają limit prób chroniący przed zgadywaniem i nigdy nie są zapisywane w logach w całości.

Żaden system nie jest w pełni bezpieczny, a VERA nie posiada żadnego certyfikatu bezpieczeństwa. Polityka bezpieczeństwa wymienia dokładnie, które zabezpieczenia są wdrożone oraz, co równie ważne, których powszechnie stosowanych zabezpieczeń jeszcze nie ma.

18. Jak długo przechowywane są informacje

W skrócie: dokumentacja Twojej firmy jest przechowywana tak długo, jak istnieje Twoje konto, i zostaje usunięta, gdy usuniesz konto. VERA w niewielkim stopniu stosuje automatyczne usuwanie, a tam, gdzie to robi, dzieje się tak dlatego, że dane są bardziej wrażliwe niż przydatne w przechowywaniu.

Obecnie zaplanowane usuwanie obejmuje: surowe odczyty lokalizacji z rejestrowania przejechanych kilometrów, usuwane domyślnie po 30 dniach, przy czym właściciel konta może zmienić to ustawienie, w tym całkowicie wyłączyć ich przechowywanie; anulowane przejazdy po upływie okresu przechowywania przejazdów ustawionego dla konta, przy czym przejazdy zatwierdzone i te, za które zwrócono koszty, nigdy nie są usuwane automatycznie, ponieważ stanowią dokumentację finansową; nagrania rozmów, jeśli firma włączyła nagrywanie, usuwane po upływie ustawionego przez nią okresu przechowywania; pamięć podręczną map, która wygasa samoczynnie i nie zawiera żadnego identyfikatora konta; oraz artykuły informacyjne z Industry Radar, usuwane po 30 dniach.

Polityka przechowywania danych zawiera pełną tabelę, w tym informację, co pozostaje po usunięciu konta i dlaczego.

19. Twoje prawa i możliwości wyboru

Możesz przeglądać i poprawiać profil firmy, dane marki i rekordy bezpośrednio w aplikacji. Każdą integrację możesz odłączyć w Ustawieniach. W Ustawieniach możesz też wyeksportować kopię danych konta w formacie do odczytu maszynowego. W Ustawieniach możesz trwale usunąć konto; następuje to natychmiast i jest nieodwracalne.

W zależności od miejsca zamieszkania możesz mieć również ustawowe prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu, a także prawo do tego, by nie być dyskryminowanym z powodu korzystania z nich. Strona Prawa do prywatności wg RODO oraz Informacja o prywatności dla Kalifornii wyjaśniają, jak z nich skorzystać i jak weryfikujemy wniosek.

Aby złożyć żądanie, którego nie można zrealizować w samej aplikacji, napisz na support@meetmyvera.com. Odpowiadamy w terminie wymaganym przez obowiązujące prawo, a jeśli nie przewiduje ono konkretnego terminu, w ciągu 30 dni.

20. Prywatność dzieci

VERA to narzędzie biznesowe sprzedawane firmom. Nie jest skierowane do dzieci, nie zbieramy świadomie danych osobowych od osób poniżej 18. roku życia, a żadna część produktu nie jest projektowana dla małoletnich ani do nich kierowana. Posiadacze kont muszą mieć ukończone 18 lat lub osiągnąć pełnoletność zgodnie z prawem obowiązującym w ich jurysdykcji.

Jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane osobowe, napisz na support@meetmyvera.com, a usuniemy je. Jeśli korzystasz z VERA w firmie obsługującej rodziny, pamiętaj, że wszelkie informacje o osobie niepełnoletniej, które wprowadzasz jako rekord klienta, to dane, którymi administrujesz, i mają do nich zastosowanie Twoje własne obowiązki wynikające z przepisów takich jak COPPA.

21. Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę. Istotne zmiany są odnotowywane w historii zmian na dole tej strony wraz z nowym numerem wersji i datą wejścia w życie, a posiadacze kont są o nich powiadamiani e-mailem lub komunikatem w aplikacji przed wejściem zmiany w życie, o ile jest to wykonalne.

22. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności i wnioski o realizację praw: support@meetmyvera.com. VERA nie wyznaczyła inspektora ochrony danych ani przedstawiciela w UE lub Wielkiej Brytanii na podstawie art. 27 i 37 RODO; to, czy jest to wymagane, zależy od skali przetwarzania przez nas danych w UE i Wielkiej Brytanii.