Politique de confidentialité

1. Deux rôles différents, et pourquoi c'est important

VERA traite les informations en deux qualités distinctes, et vos droits diffèrent selon celle qui s'applique.

Pour les informations de votre propre compte, votre dossier de facturation et votre utilisation du produit, VERA est le responsable du traitement. La présente politique régit ces données, et vous exercez vos droits directement auprès de nous.

Pour les informations que vous saisissez dans VERA concernant vos clients, prospects, contacts, employés et chantiers, vous êtes le responsable du traitement et VERA est le sous-traitant agissant sur vos instructions. La présente politique décrit ce que nous en faisons, mais les conditions sont fixées par l'Avenant relatif au traitement des données. Si vous êtes le client de l'un de nos clients et souhaitez que vos données soient rectifiées ou supprimées, contactez l'entreprise avec laquelle vous avez été en relation ; nous vous orienterons vers elle et l'aiderons à vous répondre.

2. Informations que vous fournissez

Les informations suivantes proviennent directement de vous ou de votre utilisation du produit.

• Informations du compte. Votre adresse e-mail, votre nom si vous le fournissez, et une empreinte bcrypt de votre mot de passe si vous vous connectez avec un mot de passe. VERA ne stocke jamais votre mot de passe sous une forme lisible. Si vous vous connectez avec Google, nous recevons à la place votre adresse e-mail, votre nom et votre photo de profil de la part de Google.
• Profil de l'entreprise. Le nom de votre entreprise, son secteur, ses services, sa localisation, le ton de votre marque, ses couleurs et son logo, vos horaires de travail, ainsi que les objectifs et le contexte que vous fournissez à VERA afin qu'elle puisse effectuer un travail utile. Une partie de ces informations peut être rédigée pour vous à partir de l'analyse d'une adresse de site web que vous indiquez.
• Dossiers clients et opérationnels. Prospects, contacts, entreprises, affaires, rendez-vous, chantiers, techniciens, tickets d'assistance, devis, factures et les notes qui y sont associées, ainsi que le portail client de chaque chantier : son planning, ses mises à jour quotidiennes, ses photos, les messages échangés avec le client et les avenants. C'est là que se trouvent les données personnelles relatives à vos propres clients et employés, notamment les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses d'intervention et détails des chantiers.
• Fichiers et images. Les photos que vous téléversez (y compris les photos avant/après de vos chantiers), votre logo et vos éléments de marque, ainsi que les factures ou devis que vous importez depuis un autre système. Les documents importés sont conservés avec une copie du fichier d'origine afin que l'importation puisse être revérifiée.
• Signatures recueillies auprès de vos clients. Lorsque votre client accepte un devis via le lien public que vous lui avez envoyé, VERA enregistre le nom qu'il a saisi ou l'image de la signature qu'il a tracée, ainsi que l'heure et le fait que le lien a été consulté.
• Prompts et instructions. Les objectifs, questions et consignes que vous rédigez pour VERA, ainsi que les propositions, approbations, modifications et refus que vous enregistrez à leur sujet.
• Assistance et commentaires. Ce que vous nous envoyez lorsque vous contactez le support, ainsi que le motif que vous sélectionnez si vous résiliez ou laissez expirer un essai, y compris tout texte libre que vous ajoutez. Les commentaires de résiliation sont traités comme vos données et sont supprimés avec votre compte.
• Dépenses et reçus. Enregistrements des sorties d'argent : le commerçant, le montant, la date, la catégorie et toute note éventuelle, ainsi que l'image ou le fichier du justificatif que vous téléversez. Le justificatif est lu afin de préremplir ces champs, et le fichier original est conservé avec l'enregistrement pour que cette lecture puisse être vérifiée. Lorsque la dépense a été soumise par un employé, l'enregistrement indique également le compte qui l'a soumise.
• Kilométrage et véhicules. Trajets : distance, date et heure, adresses de départ et de destination, motif professionnel, véhicule, relevés du compteur kilométrique, taux appliqué et remboursement calculé. Un trajet peut également comporter une image justificative, comme une photo du compteur kilométrique ou un reçu de stationnement. Les fiches véhicule contiennent les informations que vous saisissez sur le véhicule. Lorsqu'un employé a déclaré le trajet, l'enregistrement indique le compte qui l'a soumis.
• Paie. Lorsque vous utilisez la paie de VERA : les heures de chaque personne, son taux et son type de rémunération à compter de leur date d'application, les montants de chaque cycle de paie et les impôts et taxes correspondants, ainsi qu'un journal de chaque modification de la paie indiquant la valeur avant et après. Le traitement de la paie lui-même est assuré par Check Technologies (checkhq.com), un prestataire de paie agréé : Check calcule les retenues à la source et les charges patronales, débite votre compte bancaire de paie, rémunère vos collaborateurs, dépose les déclarations et émet les formulaires W-2 et 1099. Les données de paie sensibles (numéros de sécurité sociale, dates de naissance, adresses personnelles, choix du formulaire W-4, ainsi que numéros d'acheminement bancaire et de compte) sont recueillies par le processus d'intégration sécurisé de Check, conservées par Check, et ne sont pas stockées sur les serveurs de VERA ; VERA conserve uniquement les identifiants d'enregistrement de Check, le statut d'intégration de chaque personne, les quatre derniers chiffres et le nom de l'établissement d'un compte bancaire, ainsi que les métadonnées des documents fiscaux. Les bulletins de paie et formulaires fiscaux sont récupérés auprès de Check à la demande via un lien à durée limitée, et chaque accès est journalisé. Les comptes qui n'ont jamais connecté Check conservent l'ancien modèle limité à l'export, dans lequel VERA détient les choix W-4 et les coordonnées de virement de salaire chiffrées, et ne dépose jamais de déclarations, ne reverse jamais d'impôts ou de cotisations et ne transfère jamais d'argent.
• Conversations par SMS. Lorsque vous utilisez les SMS de VERA : les numéros de téléphone concernés, le contenu des messages envoyés et reçus, les photos envoyées ou reçues par MMS, le statut de remise signalé par l'opérateur, et les enregistrements de consentement, à savoir si un numéro a donné ou retiré son consentement, quand, l'origine du consentement et le mot-clé utilisé pour se désinscrire.
• Les publications que vous diffusez sur les réseaux sociaux. Les légendes, images et vidéos que vous composez, la programmation que vous définissez, le compte connecté visé par chaque publication et le résultat de publication communiqué par la plateforme.
• Saisie vocale. Lorsque vous utilisez une conversation vocale ou une saisie guidée par la voix, vos paroles sont transcrites et le texte obtenu est traité comme tout ce que vous saisissez. Consultez la section sur le microphone ci-dessous pour savoir où va l'audio lui-même.
• Appels vers le numéro de votre entreprise. Lorsque vous utilisez le téléphone professionnel, un journal de chaque appel : le numéro de l'appelant, la date et l'heure de l'appel, sa durée, s'il a été pris, manqué, transféré ou dirigé vers la messagerie vocale, et qui l'a traité. Lorsque vous avez activé la prise d'appels par Vera, une transcription de ce qui a été dit et un bref résumé structuré de la demande de l'appelant. Lorsque vous avez en outre activé l'enregistrement des appels, l'audio de l'appel pendant la durée de conservation que vous avez définie. Consultez la section sur les appels téléphoniques ci-dessous pour savoir où va l'audio.
• Conversations enregistrées. Lorsque vous utilisez Enregistrements pour enregistrer une visite de chantier ou une réunion, importer un fichier audio, coller une transcription, ou faire envoyer des transcriptions à votre adresse Enregistrements par un autre enregistreur (comme Plaud, via Zapier) : l'audio que vous avez enregistré ou importé, sa transcription, le compte rendu structuré qu'en fait VERA (résumé, coordonnées du client mentionnées, périmètre, mesures, matériaux, budget, calendrier et suivis), ainsi que votre confirmation que toutes les personnes participant à la conversation ont accepté d'être enregistrées, avec l'heure à laquelle vous l'avez donnée. Consultez la section sur le microphone ci-dessous pour savoir où va l'audio.
• Identifiants des plateformes connectées. Les jetons OAuth et clés d'API des plateformes que vous connectez. Ils sont chiffrés au repos avec AES-256-GCM et ne vous sont jamais réaffichés ni écrits dans les journaux. Pour les fournisseurs connectés via un intermédiaire, l'identifiant est détenu par cet intermédiaire et non par VERA, comme indiqué dans la Liste des sous-traitants.

3. Données de localisation

VERA peut accéder à la localisation précise de votre appareil, et cette section explique exactement quand et pourquoi, car une politique de confidentialité qui dissimule cette information ne remplit pas son rôle.

La localisation est utilisée pour une seule fonctionnalité : le Journal kilométrique. Lorsque vous appuyez sur Démarrer pour un trajet, VERA demande l'autorisation à votre navigateur, puis enregistre des relevés de position pendant toute la durée de ce trajet afin que la distance parcourue soit mesurée plutôt qu'estimée. L'enregistrement est limité au trajet : il commence lorsque vous démarrez le trajet et s'arrête lorsque vous y mettez fin. VERA ne suit pas votre position en arrière-plan, n'enregistre pas la localisation lorsque le Journal kilométrique n'enregistre pas de trajet, et n'a aucun moyen de vous localiser lorsque vous ne l'utilisez pas.

Chaque relevé contient une latitude et une longitude, l'heure à laquelle il a été effectué et, lorsque l'appareil les communique, un indice de précision, la vitesse et le cap. À partir des relevés, VERA déduit les adresses de départ et d'arrivée du trajet ainsi que son itinéraire, et ces valeurs déduites sont conservées dans l'enregistrement du trajet.

Les coordonnées et adresses sont transmises à un fournisseur de cartographie afin de les convertir en adresses, itinéraires et distances, lorsqu'un tel fournisseur est configuré pour le déploiement. Le fournisseur et les données qu'il reçoit sont indiqués dans la Liste des sous-traitants ultérieurs. Les résultats sont mis en cache sous une empreinte (hash) de la requête normalisée plutôt que sous l'adresse brute, de sorte que le cache ne constitue pas un registre consultable des lieux où chacun s'est rendu.

Les relevés de localisation bruts et les enregistrements de trajets établis à partir de ceux-ci sont conservés pendant des durées différentes, car il s'agit de choses différentes : les relevés sont les données de travail qui sous-tendent une mesure, tandis que le trajet est un enregistrement financier. La Politique de conservation des données indique ces deux durées.

Vous gardez le contrôle à deux niveaux. VERA ne demande votre position que lorsque vous démarrez un trajet, et c'est votre navigateur ou votre téléphone qui détermine si l'autorisation est accordée ; vous pouvez la refuser, ou la retirer plus tard dans les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil, et le reste de VERA continue de fonctionner. Le kilométrage peut aussi être saisi manuellement, sans accès à la localisation. Le titulaire du compte peut en outre définir la durée de conservation des relevés bruts, et même désactiver complètement leur stockage.

4. Temps passé dans l'application et ce que le titulaire du compte peut voir

VERA mesure le temps pendant lequel un compte est dans l'application et les écrans sur lesquels ce temps a été passé, et présente le résultat au titulaire du compte de l'entreprise. Si vous avez rejoint l'entreprise de quelqu'un d'autre à la suite d'une invitation, cela signifie que votre employeur peut voir combien de temps vous avez passé dans VERA et sur quels écrans employé vous vous trouviez. Cette section précise exactement ce que cela inclut et n'inclut pas, car une personne ne devrait pas avoir à découvrir par elle-même qu'elle fait l'objet d'une mesure.

Ce qui est mesuré : votre navigateur signale que l'onglet VERA est au premier plan devant vous et que vous avez bougé la souris, saisi du texte, fait défiler la page ou touché l'écran au cours des dernières minutes. Tant que ces deux conditions sont remplies, il envoie environ toutes les trente secondes un signal indiquant la route sur laquelle vous vous trouvez. Le temps s'accumule par ces intervalles, chacun étant plafonné : un onglet laissé ouvert toute la nuit ajoute un seul intervalle, puis s'arrête. Lorsque l'onglet est masqué, fermé ou inactif, rien ne s'accumule.

Ce qui est enregistré : la route, réduite à la page qu'elle désigne. Les identifiants des fiches sont remplacés avant le stockage et la chaîne de requête est supprimée, à l'exception des clés qui désignent un onglet. Ainsi, une entrée stockée peut indiquer que vous étiez sur un devis, mais pas lequel, ni pour quel client, ni ce que vous avez recherché. Rien de ce que vous saisissez, consultez dans une fiche ou téléversez n'est enregistré ici, pas plus que votre localisation.

Ce que ce n'est pas : il s'agit du temps passé avec l'application ouverte, et non des heures travaillées. Il est stocké séparément des heures des feuilles de temps, n'est jamais lu par la paie et n'est jamais valorisé. Le temps que vous passez dans l'espace de travail de votre propre entreprise appartient à votre propre compte et n'est visible par aucune des entreprises pour lesquelles vous travaillez.

Vous pouvez consulter les mêmes chiffres que l'entreprise, sur l'écran de votre compte, dans la vue employé. Les enregistrements sont supprimés lorsque le compte qu'ils décrivent est supprimé, y compris les enregistrements conservés au sein des entreprises pour lesquelles vous avez travaillé.

5. Microphone et voix

VERA propose des fonctions vocales : vous pouvez tenir une conversation orale avec l'assistant, et certains questionnaires guidés acceptent les réponses orales. Ces fonctions nécessitent l'autorisation d'accès au micro, que votre navigateur vous demande la première fois que vous en lancez une. En dehors de ces cas, VERA n'écoute pas et ne demande l'accès au micro nulle part ailleurs.

Pour les conversations vocales et les prises d'informations guidées par la voix, la parole est convertie en texte par la reconnaissance vocale de votre propre navigateur, et non par VERA. Ce qui parvient aux serveurs de VERA est la transcription, pas l'audio. Ces fonctionnalités n'envoient à VERA aucun enregistrement de votre voix, et il n'existe aucun fichier audio d'une telle session que nous pourrions conserver. Le traitement de l'audio par votre navigateur, qui pour certains navigateurs implique son envoi à l'éditeur du navigateur à des fins de reconnaissance, est régi par la politique de confidentialité de ce navigateur et non par la nôtre.

La transcription est traitée comme si vous l'aviez saisie : elle fait partie de la conversation, peut être envoyée au fournisseur d'IA pour produire une réponse et est conservée avec cette conversation jusqu'à ce que vous la supprimiez ou supprimiez votre compte.

Pour les réponses vocales de VERA, le texte de la réponse est envoyé à un fournisseur de synthèse vocale qui renvoie l'audio, lequel est diffusé en continu vers votre navigateur au lieu d'être stocké. Seul le texte de la réponse est envoyé ; l'audio de votre micro ne l'est pas. Ce fournisseur est nommé dans la Liste des sous-traitants ultérieurs.

Enregistrements est la seule fonctionnalité qui conserve de l'audio. Elle n'enregistre qu'après que vous avez appuyé sur le bouton d'enregistrement et confirmé que toutes les personnes participant à la conversation savent qu'elles sont enregistrées et y ont consenti, et elle s'arrête lorsque vous appuyez sur stop. La législation sur l'enregistrement varie selon les États et les pays, et plusieurs États américains exigent le consentement de toutes les personnes participant à la conversation : il vous appartient donc de donner cette confirmation de manière véridique. L'audio que vous enregistrez ou téléversez est stocké dans votre compte et envoyé à un prestataire de transcription, nommé dans la Liste des sous-traitants, pour être converti en texte. La transcription est ensuite envoyée au fournisseur d'IA pour être rédigée sous forme de compte rendu. L'audio, la transcription et le compte rendu sont conservés jusqu'à ce que vous supprimiez l'enregistrement ou votre compte, et sont inclus dans votre export de données, à l'exception de l'audio lui-même, que vous pouvez écouter dans l'application.

6. Appels téléphoniques pris par Vera

Une entreprise peut confier son numéro de téléphone VERA à une réceptionniste IA, afin que les appels auxquels personne ne répond, ou tous les appels, soient pris en charge par Vera. Cette fonction est désactivée pour chaque entreprise jusqu'à ce que le titulaire du compte l'active et confirme avoir lu la présente section, et Vera indique toujours aux appelants qu'elle est une réceptionniste virtuelle.

Lorsque Vera répond, l'opérateur téléphonique connecte directement l'audio de l'appel au fournisseur d'IA qui écoute et parle pour elle. Cet audio ne transite pas par les serveurs de VERA, et VERA ne le conserve pas. VERA conserve une transcription de l'appel et un bref résumé de la demande de l'appelant, stockés dans le compte de l'entreprise pour qu'elle puisse y donner suite, et supprimés avec le compte. Le fournisseur d'IA et l'opérateur figurent tous deux dans la Liste des sous-traitants, avec ce que chacun reçoit.

Vera répond uniquement à partir des informations que l'entreprise lui a fournies et de ce qu'elle consulte dans les propres dossiers de l'entreprise. Elle n'annonce aucun prix, sauf si l'entreprise a rédigé les prix qu'elle est autorisée à indiquer, et elle ne réserve, ne reprogramme, n'annule, n'envoie de SMS et ne transfère d'appel que si l'entreprise a activé chacune de ces autorisations.

L'enregistrement des appels est une option distincte et supplémentaire. Il est désactivé par défaut, n'est jamais activé par effet secondaire d'un autre réglage et ne peut être activé qu'une fois que le titulaire du compte a reconnu que la législation sur l'enregistrement varie d'un État à l'autre. Lorsqu'il est activé, chaque appelant est informé que l'appel peut être enregistré avant toute capture, l'enregistrement est conservé par l'opérateur pendant la durée de conservation définie par l'entreprise, et la tâche de conservation de VERA le supprime à l'expiration de cette durée.

Si vous êtes l'appelant : l'entreprise que vous avez appelée contrôle ces données, comme indiqué dans la section sur les rôles ci-dessus. VERA les traite sur les instructions de l'entreprise, et toute demande à leur sujet doit d'abord être adressée à l'entreprise.

7. Informations collectées automatiquement

VERA collecte délibérément très peu d'informations techniques.

• Journaux du serveur. Journaux d'application et d'erreurs ordinaires générés lors du traitement des requêtes. Il s'agit d'enregistrements opérationnels, pas d'un produit d'analyse comportementale.
• Compteurs de limitation de débit. Pour bloquer les tentatives de connexion par force brute et les abus, VERA conserve des compteurs de courte durée indexés par adresse IP ou adresse e-mail pour des actions telles que la connexion, l'inscription et la réinitialisation du mot de passe. Chaque compteur est écrasé lorsque sa fenêtre est réinitialisée.
• Signaux d'utilisation du produit. Des compteurs et horodatages qui font fonctionner le produit et alimentent vos propres tableaux de bord : consommation de crédits, date d'approbation d'une proposition, date de première ouverture d'un lien de devis, nombre de consultations, et indicateurs quotidiens de l'activité calculés à partir de vos plateformes connectées.
• Statistiques du site marketing. Vercel Web Analytics et Vercel Speed Insights mesurent les pages vues et les performances de nos pages publiques. Les événements personnalisés que VERA envoie à Vercel se limitent à un ensemble fermé de valeurs (un identifiant de secteur d'activité, l'emplacement sur lequel une carte a été cliquée, une position, une durée de consultation en secondes et un terme de recherche tronqué). Par conception, les adresses e-mail, les noms et les contenus saisis librement ne sont jamais envoyés à Vercel Analytics.
• Analyse produit (PostHog). VERA utilise PostHog, un service d'analyse produit de première partie, sur son site web, dans l'application et sur les pages que vos clients ouvrent à partir d'un lien que vous leur envoyez. Il enregistre les pages consultées, les boutons et liens cliqués (y compris leur texte visible), la page de provenance, le type de navigateur et d'appareil, une localisation approximative déduite de l'adresse IP, ainsi que les erreurs générées par la page. Lorsque vous êtes connecté, ces événements sont associés au compte de votre entreprise et PostHog reçoit également votre nom et votre adresse e-mail, afin que nous puissions identifier le compte ayant rencontré un problème. Un cookie et une entrée dans le stockage du navigateur conservent un identifiant PostHog aléatoire pour regrouper les visites (voir la Politique relative aux cookies). Les éléments secrets des liens clients sont supprimés au préalable : le jeton figurant dans un lien de paiement, de devis, de portail, de réservation, de visite, d'avis, de dépôt de document ou d'invitation est remplacé avant tout envoi, de même que les valeurs secrètes contenues dans une adresse web, comme un jeton de réinitialisation de mot de passe. Nous utilisons ces données pour détecter les bugs, comprendre quelles fonctionnalités sont utilisées et améliorer le produit. Elles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires et ne sont pas vendues. Les visiteurs situés dans l'UE, l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse sont consultés au préalable : PostHog ne se charge pas dans leur navigateur tant qu'ils n'ont pas cliqué sur Accepter dans le bandeau cookies, et chacun peut modifier ou retirer ce choix à tout moment depuis les Paramètres des cookies.
• Relecture des sessions (PostHog). Sur le site web de VERA et dans l'application, PostHog peut enregistrer une rediffusion de session : une reconstitution de la page telle que vous l'avez vue, avec les mouvements de la souris, les clics, le défilement et les changements de page, utilisée pour diagnostiquer les bugs et les écrans peu clairs. Tout ce qui est saisi dans un champ de formulaire est masqué avant de quitter votre navigateur, les champs de paiement intégrés sont entièrement bloqués et, dans l'application, l'ensemble du texte affiché à l'écran est également masqué : une rediffusion montre donc la structure d'un écran, et non les fiches clients, devis ou signatures qu'il contient. Les pages marketing publiques sont enregistrées avec leur texte visible, car ce texte est déjà public. Aucune rediffusion n'est jamais enregistrée sur les pages que vos clients ouvrent à partir d'un lien que vous leur envoyez (paiements, devis, portails, réservations, visites, avis, demandes de documents et invitations). Les rediffusions sont conservées selon les paramètres de conservation de PostHog applicables au projet de VERA.
• Surveillance des appels IA (PostHog). Chaque requête que VERA adresse à son fournisseur de texte IA est également journalisée dans PostHog afin que nous puissions surveiller les échecs, les temps de réponse et les coûts. Le journal comprend le modèle utilisé, le nombre de tokens et les temps de traitement, ainsi que le prompt et la réponse, qui peuvent contenir le contexte de l'entreprise et les fiches clients nécessaires à la tâche. Il est associé à votre compte lorsque la requête a été effectuée pour votre compte, et il est utilisé uniquement pour exploiter et améliorer le Service.
• Enregistrements de signature électronique. Lorsqu'une personne accepte ou signe un devis via le lien qu'une entreprise lui a envoyé, VERA enregistre le moment, l'adresse IP d'où provient l'acceptation et une description sommaire de l'appareil, par exemple « Safari sur iPhone ». Lorsque la signature a été saisie au clavier, VERA enregistre également que le signataire a accepté de signer électroniquement et quelle version de ce texte était affichée à l'écran. Cet enregistrement est conservé avec le devis, car une signature que personne ne peut attribuer ne prouve rien, et il n'est visible que par l'entreprise à laquelle appartient le devis. La chaîne user-agent brute du navigateur n'est pas conservée.
• Piste d'audit. Chaque proposition, approbation, modification, refus, exécution et échec dans votre compte est inscrit dans un journal d'audit en ajout seul, avec les événements de sécurité tels que les réinitialisations de mot de passe, les révocations de session et les renouvellements de liens de devis. Les secrets et les jetons n'y sont jamais inscrits.

8. Informations provenant des plateformes que vous connectez

Lorsque vous connectez une plateforme tierce, VERA lit les données décrites par les autorisations de cette plateforme, et uniquement pour effectuer le travail que vous avez demandé. Vous choisissez les plateformes à connecter, et en déconnecter une révoque l'accès continu de VERA et supprime l'identifiant enregistré.

Le catalogue d'intégrations de VERA couvre environ 150 fournisseurs dans les domaines de la comptabilité, des paiements, du CRM, de la planification, de l'e-mail, de la communication, du marketing, des réseaux sociaux, de l'e-commerce, de l'expédition, de l'analyse, des services sur le terrain, et bien d'autres. Ce que chaque connexion lit ou écrit est indiqué sur sa fiche avant que vous ne la connectiez. Dans les grandes lignes :

• Comptabilité et gestion des interventions. Clients, devis, offres de prix, chantiers, factures et paiements, en lecture seule, pour que VERA puisse établir des rapports sur l'activité et préremplir les documents. QuickBooks Online et Jobber sont des intégrations en lecture seule.
• Boutiques et paiements. Commandes, clients, produits et paiements, en lecture seule, pour calculer le chiffre d'affaires, le nombre de commandes et le panier moyen.
• Réseaux sociaux. Publication des posts que vous rédigez et lecture des statistiques mises à disposition par ces plateformes (impressions, vues, engagement, données d'audience) afin que VERA puisse rendre compte des performances. Les contenus que vous programmez ou publiez, y compris leurs images et vidéos, sont transmis à la plateforme que vous avez choisie, où ils sont régis par les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité propres à cette plateforme. Une fois publiés, ils échappent au contrôle de VERA, et leur suppression dans VERA ne les retire pas de la plateforme. VERA ne publie rien sans votre instruction ou une règle d'automatisation que vous avez configurée.
• E-mail et calendrier. L'envoi des campagnes et des messages que vous approuvez via votre propre compte fournisseur, la lecture des résultats des campagnes et la lecture des événements du calendrier afin de planifier en conséquence.
• Sources d'actualités et de marché. Industry Radar lit des actualités accessibles au public via une API d'actualités. Ce service utilise des sources publiques, et non les données de votre compte ni celles de vos clients.

9. Membres de l'équipe et employés

Un compte professionnel VERA peut réunir plusieurs personnes. Le titulaire du compte les invite, chacune accepte avec ses propres identifiants plutôt qu'un accès partagé, et chacune reçoit un rôle qui détermine ce à quoi elle a accès.

Si vous êtes un employé ou un membre d'équipe qui utilise VERA, sachez où vont vos informations. VERA conserve votre nom, l'adresse e-mail à laquelle vous avez été invité, votre rôle et l'historique de vos actions dans l'espace de travail. L'entreprise qui vous a invité est responsable du traitement de ces informations ; VERA les traite sur ses instructions.

Ce que vous soumettez dans l'espace de travail constitue le dossier de l'entreprise, et non un dossier privé. Les dépenses que vous déclarez, y compris les images des reçus, et les trajets que vous déclarez, y compris la distance, les adresses, tout itinéraire dérivé de la localisation et tout justificatif en image, sont visibles par le titulaire du compte et par toute personne dont le rôle permet d'examiner les soumissions. Chaque soumission indique le compte qui l'a déposée, ce qui permet l'approbation et le remboursement.

Si l'entreprise gère la paie dans VERA, elle détient également vos feuilles de temps, votre taux de rémunération, vos choix déclarés sur le formulaire W-4 et, si vous êtes payé par virement, vos coordonnées bancaires. Les informations de rémunération, fiscales et bancaires ne sont visibles que par les personnes auxquelles le titulaire du compte a accordé l'autorisation paie ; l'approbation des heures est une autorisation distincte, plus restreinte, qui n'en affiche aucune. Votre numéro de compte bancaire est chiffré et n'est jamais affiché en entier, sur aucun écran.

La localisation ne fait pas exception à votre propre contrôle. VERA n'enregistre votre position que lorsque vous démarrez et effectuez un trajet, cet enregistrement est soumis à l'autorisation de votre appareil, et vous pouvez le refuser et saisir le kilométrage manuellement. VERA ne donne à aucun employeur la possibilité de vous localiser en dehors d'un trajet que vous avez démarré, et ne dispose d'aucune vue de suivi en temps réel ni de surveillance.

Votre rôle ne s'étend qu'à l'entreprise qui vous a invité. La désactivation d'un membre met fin à son accès tout en conservant son nom sur les enregistrements qu'il a déposés, car ces enregistrements appartiennent à l'entreprise.

Pour rectifier ou supprimer des informations qu'une entreprise détient à votre sujet dans VERA, adressez-vous à cette entreprise. Si vous nous contactez à la place, nous lui transmettrons la demande et l'aiderons à y répondre, comme l'exige l'Avenant relatif au traitement des données.

10. Comment VERA utilise les informations

Nous utilisons les informations pour exploiter le Service : pour vous authentifier, générer des brouillons et des propositions, exécuter les actions que vous approuvez, synchroniser et afficher les données des plateformes que vous connectez, établir vos devis, factures et rapports, mesurer la consommation de crédits, appliquer les limites de forfait et les limites de débit, détecter et prévenir les abus, fournir une assistance et vous envoyer des e-mails transactionnels concernant votre compte.

Nous utilisons l'analyse produit, l'enregistrement de sessions ainsi que la surveillance des erreurs et des appels à l'IA, décrits dans la section « Informations collectées automatiquement », pour comprendre quelles parties du produit sont utiles et où elles échouent, corriger les bugs et planifier les prochains développements.

Nous ne vendons pas d'informations personnelles, ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, n'utilisons ni les données de votre entreprise ni celles de vos clients pour entraîner des modèles d'IA, et n'utilisons pas le contenu de votre compte à des fins de marketing auprès d'autres clients.

11. Traitement par IA

Pour générer du contenu et des analyses, VERA envoie la partie pertinente de votre prompt et du contexte de votre entreprise à un fournisseur d'IA tiers via une API, reçoit une réponse et la conserve dans votre compte. Nous n'envoyons que ce que la tâche exige, rien de plus.

La génération de texte repose sur les modèles Claude d'Anthropic. La génération d'images, lorsqu'elle est configurée, fait appel à OpenAI ou à Google Gemini pour l'arrière-plan de l'image ; le texte et le logo superposés sont dessinés de manière déterministe par VERA et ne quittent jamais nos serveurs. Lorsqu'une entreprise l'a activée, Vera répond aux appels téléphoniques à l'aide des modèles speech-to-speech d'OpenAI, comme décrit dans la section consacrée aux appels téléphoniques. En l'absence de fournisseur d'IA configuré, VERA produit un résultat sans IA plutôt que d'échouer.

VERA n'envoie pas de prompts aux fournisseurs d'IA à des fins d'entraînement, et les conditions commerciales d'API de nos fournisseurs ne leur accordent aucun droit d'entraînement sur les données transmises via l'API. Les fournisseurs peuvent conserver brièvement ces données pour la surveillance des abus, conformément à leurs propres politiques, que nous ne contrôlons pas. La Politique d'utilisation de l'IA traite ce point plus en détail.

12. Bases légales du traitement

Lorsque le RGPD du Royaume-Uni ou de l'UE s'applique, VERA s'appuie sur les bases légales suivantes pour les données dont elle est responsable :

• Exécution d'un contrat. Créer et gérer votre compte, fournir les fonctionnalités auxquelles vous êtes abonné, traiter les paiements et assurer l'assistance.
• Intérêts légitimes. Sécuriser le Service, prévenir la fraude et les abus, conserver une piste d'audit, mesurer l'utilisation du produit au moyen d'outils d'analyse de produit et de relecture de session (en dehors de l'UE, de l'EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse), surveiller les erreurs et les appels à l'IA, et améliorer le produit. Nous mettons ces intérêts en balance avec vos droits et limitons au minimum les données concernées : les saisies de formulaires sont masquées dans les relectures, le texte affiché dans l'application est masqué et les secrets des liens clients sont supprimés avant tout envoi.
• Obligation légale. Conservation des documents financiers et fiscaux, et réponse aux demandes légales.
• Consentement. Les communications facultatives auxquelles vous vous inscrivez et, pour les visiteurs situés dans l'UE, l'EEE, au Royaume-Uni et en Suisse, l'analyse produit et l'enregistrement de session, qui ne se chargent qu'après votre acceptation via le bandeau cookies. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, depuis les Paramètres des cookies pour l'analyse, sans incidence sur les traitements déjà effectués.
• Vos instructions. Pour les données personnelles de vos propres clients, VERA les traite sur vos instructions documentées en qualité de sous-traitant. Il vous appartient d'établir votre propre base légale pour ces données.

13. Comment les informations sont partagées

VERA partage des informations avec les prestataires de services nécessaires au fonctionnement du produit, chacun étant tenu par des conditions qui l'obligent à les protéger et à ne les utiliser que pour les services qu'il nous fournit. Ils sont répertoriés individuellement, avec les données que chacun reçoit, dans la Liste des sous-traitants.

Nous ne partageons des informations avec une plateforme que vous connectez que dans la mesure nécessaire à l'exécution de l'action que vous avez demandée sur cette plateforme.

Nous pouvons divulguer des informations lorsque la loi nous y oblige, pour faire respecter nos Conditions, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de VERA, de nos clients ou du public. Lorsque la loi le permet et que cela n'est pas contre-productif, nous informerons le titulaire du compte concerné d'une demande légale avant d'y répondre.

Si VERA fait l'objet d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement ou d'une cession d'actifs, des informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération. Elles resteraient soumises à la présente politique, et nous vous en informerions avant toute modification substantielle de la manière dont elles sont traitées.

14. Numéros de téléphone mobile et SMS

La messagerie SMS est traitée à part ici, car les opérateurs mobiles lui imposent des exigences plus strictes que pour le reste de cette politique, et parce que la réponse est courte.

Aucune information mobile ne sera partagée avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Les numéros de téléphone mobile et le consentement à recevoir des SMS ne sont jamais vendus, loués ni partagés avec des tiers ou des sociétés affiliées pour leurs propres fins de marketing ou de promotion. Les numéros de téléphone ne sont partagés qu'avec l'opérateur de messagerie qui achemine le message, et avec les prestataires de services agissant sur nos instructions, afin d'envoyer le message que vous avez demandé.

Les données de consentement recueillies par l'expéditeur des SMS et les registres de consentement sont exclus de tout partage avec un tiers ou une société affiliée à des fins de marketing ou de promotion qui lui sont propres. Ils ne sont pas utilisés à des fins publicitaires, ne sont pas vendus et ne sont pas transférés à un courtier en données. Le partage avec des prestataires de services agissant sur nos instructions, comme l'opérateur de messagerie qui achemine un message, est limité à ce qu'exige l'acheminement de ce message.

Une personne qui reçoit un SMS peut l'arrêter en répondant STOP au message, ce qui est appliqué automatiquement. La Politique de consentement à la messagerie mobile définit la manière dont le consentement est recueilli et enregistré, et les Conditions d'utilisation des SMS définissent ce qui peut être envoyé.

Les dispositions suivantes s'appliquent à chaque programme de messagerie SMS décrit dans la présente politique, y compris les alertes qu'un titulaire de compte demande à recevoir sur son propre numéro. La fréquence des messages varie. Des frais de messagerie et de données peuvent s'appliquer. Répondez STOP à n'importe quel message pour vous désinscrire, et répondez HELP pour obtenir de l'aide. Le consentement à recevoir des SMS n'est pas une condition d'achat, de création de compte ou d'utilisation du logiciel.

15. Lieu de stockage des informations

VERA fonctionne comme une application Next.js conteneurisée reposant sur une base de données PostgreSQL managée. Les photos téléversées, les reçus, les images justificatives de kilométrage, les médias MMS, les images générées et les documents importés sont stockés sous forme de données encodées dans cette même base de données plutôt que dans un service de stockage d'objets distinct : aucun prestataire de stockage supplémentaire ne détient donc vos fichiers.

Les fichiers étant stockés dans la base de données et non dans un espace de stockage public, ils n'ont aucune URL publique. Chaque fichier est servi par une route de l'application qui exige une session connectée et vérifie que le fichier appartient à votre compte avant de renvoyer le moindre octet : un fichier ne peut donc pas être atteint en devinant une adresse et ne devient pas lisible par quiconque se trouverait en possession d'un lien. Lorsqu'un employé téléverse un fichier, celui-ci est rattaché au compte qui l'a envoyé, de sorte qu'un envoi ne peut pas être associé au dossier de quelqu'un d'autre. La suppression de l'enregistrement auquel appartient un fichier entraîne la suppression du fichier, et la suppression de votre compte entraîne celle de tous vos fichiers.

La seule exception concerne les médias joints à une publication sur les réseaux sociaux, qui sont par définition destinés à être publiés. Les plateformes récupèrent elles-mêmes l'image ou la vidéo, sans session ; ce fichier est donc servi via un lien distinct portant un jeton signé et à durée limitée qui identifie le compte et le média. Ce lien ne peut être ni falsifié ni deviné et cesse de fonctionner après un court délai, mais tant qu'il est valide, il ne nécessite pas de connexion. Tout ce que vous publiez sort de VERA.

L'infrastructure d'hébergement et de base de données est fournie par les fournisseurs de plateforme mentionnés dans la Liste des sous-traitants. Leurs régions par défaut se situent aux États-Unis.

16. Transferts internationaux de données

VERA est exploité depuis les États-Unis, où se trouvent principalement son infrastructure et ses sous-traitants ultérieurs. Si vous utilisez VERA en dehors des États-Unis, vos informations seront transférées, stockées et traitées aux États-Unis, qui peuvent ne pas offrir le même niveau de protection juridique que votre pays d'origine.

Pour les transferts de données personnelles hors de l'Espace économique européen, du Royaume-Uni ou de la Suisse, VERA s'appuie sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées par renvoi à l'Avenant relatif au traitement des données, ainsi que sur l'Avenant britannique relatif aux transferts internationaux de données lorsque le RGPD britannique s'applique.

VERA n'a pas obtenu de certification au titre de l'EU-US Data Privacy Framework (cadre de protection des données UE-États-Unis) et ne prétend pas qu'une décision d'adéquation lui soit directement applicable. Certains de nos sous-traitants ultérieurs disposent de leurs propres certifications ; il s'agit de leur statut, pas du nôtre.

17. Comment les informations sont protégées

Le trafic transite en HTTPS, les requêtes HTTP non chiffrées sont redirigées en production et HSTS est activé. Les mots de passe sont hachés avec bcrypt avec un facteur de travail de 12 (src/lib/password.ts). Les identifiants des connecteurs sont chiffrés en AES-256-GCM (src/lib/crypto.ts) à l'aide d'une clé conservée séparément du secret de signature des sessions. Chaque requête est limitée au compte connecté, et les sessions peuvent être révoquées sur tous les appareils à la fois.

Les webhooks entrants sont vérifiés selon le schéma de signature de chaque fournisseur et dédupliqués, de sorte qu'une livraison rejouée ne puisse pas être appliquée deux fois. Les requêtes côté serveur vers les adresses que vous fournissez sont contrôlées par rapport aux plages privées et internes afin d'empêcher qu'elles ne soient dirigées vers des systèmes internes. Les liens publics de devis reposent sur 256 bits d'aléa cryptographiquement sûr, sont protégés par une limitation de débit contre les tentatives de devinette et ne sont jamais consignés en entier dans les journaux.

Aucun système n'est parfaitement sécurisé, et VERA ne détient aucune certification de sécurité. La Politique de sécurité indique précisément quels contrôles sont en place et, tout aussi important, quels contrôles courants ne le sont pas encore.

18. Durée de conservation des informations

En résumé : les données de votre entreprise sont conservées tant que votre compte existe et sont supprimées lorsque vous supprimez le compte. VERA procède à peu de suppressions automatiques et, lorsqu'elle le fait, c'est parce que les données sont plus sensibles qu'utiles à conserver.

Les suppressions planifiées actuelles sont les suivantes : les relevés de localisation bruts issus de l'enregistrement du kilométrage, supprimés par défaut au bout de 30 jours, délai configurable par le titulaire du compte, qui peut aussi désactiver leur stockage ; les trajets kilométriques annulés au-delà de la durée de conservation des trajets du compte, les trajets approuvés et remboursés n'étant jamais supprimés automatiquement car ce sont des documents financiers ; les enregistrements d'appels, lorsqu'une entreprise a activé l'enregistrement, supprimés à l'issue de la durée de conservation définie par l'entreprise ; le cache cartographique, qui expire de lui-même et ne contient aucun identifiant de compte ; et les articles d'actualité d'Industry Radar, supprimés au bout de 30 jours.

La Politique de conservation des données présente le tableau complet, y compris ce qui est conservé après la suppression du compte et pourquoi.

19. Vos droits et vos choix

Vous pouvez consulter et corriger le profil de votre entreprise, les éléments de votre marque et vos données directement dans l'application. Vous pouvez déconnecter n'importe quelle intégration depuis les Paramètres. Vous pouvez exporter une copie lisible par machine des données de votre compte depuis les Paramètres. Vous pouvez supprimer définitivement votre compte depuis les Paramètres, ce qui est immédiat et irréversible.

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez également disposer de droits légaux d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition, ainsi que du droit de ne pas subir de discrimination pour les avoir exercés. La page Droits relatifs à la vie privée (RGPD) et l'Avis de confidentialité pour la Californie expliquent comment les exercer et comment nous vérifions une demande.

Pour toute demande que l'application ne permet pas de traiter elle-même, écrivez à support@meetmyvera.com. Nous répondons dans le délai prévu par la loi applicable, et sous 30 jours lorsqu'aucun délai spécifique ne s'applique.

20. Protection de la vie privée des enfants

VERA est un outil professionnel vendu aux entreprises. Il ne s'adresse pas aux enfants, nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de personnes de moins de 18 ans, et aucune partie du produit n'est conçue pour les mineurs ni commercialisée auprès d'eux. Les titulaires de compte doivent avoir au moins 18 ans ou l'âge de la majorité dans leur juridiction.

Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des informations personnelles, écrivez à support@meetmyvera.com et nous les supprimerons. Si vous utilisez VERA dans une entreprise qui s'adresse aux familles, n'oubliez pas que toute information concernant un mineur que vous saisissez dans une fiche client constitue des données dont vous êtes responsable, et que vos propres obligations au titre de lois telles que la COPPA s'y appliquent.

21. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. Les modifications importantes sont consignées dans l'historique des modifications en bas de cette page, avec un nouveau numéro de version et une nouvelle date d'entrée en vigueur, et les titulaires de compte en sont informés par e-mail ou par une notification dans l'application avant que la modification ne prenne effet, lorsque cela est possible.

22. Contact

Questions relatives à la confidentialité et demandes d'exercice de droits : support@meetmyvera.com. VERA n'a pas désigné de délégué à la protection des données ni de représentant dans l'UE ou au Royaume-Uni au titre des articles 27 et 37 du RGPD ; la nécessité d'une telle désignation dépend de l'ampleur de nos traitements dans l'UE et au Royaume-Uni.