Richtlinie zur Datenaufbewahrung

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Aufbewahrungsrichtlinien werden meist als Wunschvorstellung formuliert. Diese hier beschreibt, was die Software tatsächlich tut. Kurz gesagt: VERA bewahrt Ihre Daten so lange auf, wie Ihr Konto besteht, und löscht kaum etwas automatisch, denn ein Business-Tool, das stillschweigend die Rechnungen des Vorjahres löscht, ist ein schlechteres Produkt. Erst das Löschen Ihres Kontos entfernt Ihre Daten, und diese Löschung erfolgt sofort und gründlich.

Version
1.1
Gültig ab
12. August 2026
Zuletzt aktualisiert
12. August 2026
Überarbeitungen
2
Auf dieser Seite (5 Abschnitte)
  1. 1. Grundsätze
  2. 2. Aufbewahrung nach Kategorie
  3. 3. Was VERA nicht automatisch löscht
  4. 4. Datensicherungen
  5. 5. Daten, für die Sie Verantwortlicher sind

1. Grundsätze

Daten werden so lange aufbewahrt, wie sie für den Zweck benötigt werden, zu dem sie erhoben wurden, zuzüglich etwaiger gesetzlich vorgeschriebener Fristen. Bei einem betrieblichen Geschäftswerkzeug entspricht dieser Zeitraum normalerweise der Lebensdauer des Kontos: Ihre Angebote, Rechnungen, Kundendaten und Prüfprotokolle sind Unterlagen, auf die Sie zurückgreifen können müssen.

Löschung bedeutet bei VERA die Entfernung aus der Live-Datenbank. Es handelt sich nicht um eine Soft-Delete-Markierung, und es gibt keinen Papierkorb, aus dem ein Konto wiederhergestellt werden kann.

2. Aufbewahrung nach Kategorie

Die folgende Tabelle beschreibt das tatsächliche Verhalten des Systems zum heutigen Stand.

DatenAufbewahrungWie es endet
Konto, Unternehmensprofil, MarkenkitLaufzeit des KontosWird gelöscht, wenn Sie Ihr Konto löschen
Kunden- und Betriebsdaten (Leads, Kontakte, Unternehmen, Deals, Aufträge, Termine, Techniker, Support-Tickets)Laufzeit des KontosEinzelne Datensätze in der App löschen oder alle durch Löschen des Kontos
Angebote, Rechnungen, importierte Dokumente und die Kopien ihrer OriginaldateienLaufzeit des KontosEinzeln in der App löschen oder durch Löschen des Kontos
Hochgeladene Fotos, Logos und generierte BilderLaufzeit des KontosIn der App löschen oder durch Löschen des Kontos
Inhaltsentwürfe, Vorschläge und generierte InhalteLaufzeit des KontosIn der App löschen oder durch Löschen des Kontos
Prüfprotokoll und SicherheitsereignisseLaufzeit des Kontos. Nur anfügend; im regulären Betrieb niemals bearbeitet oder gelöschtWird mit dem Konto entfernt
Rohe Standortdaten aus der KilometererfassungStandardmäßig 30 Tage. Der Kontoinhaber kann diesen Zeitraum verkürzen oder verlängern oder ihn auf null setzen, sodass Messwerte nie gespeichert werdenAutomatisch durch einen geplanten Bereinigungslauf gelöscht. Die gemessene Fahrt bleibt erhalten, die einzelnen Wegpunkte dahinter nicht
Fahrten, Fahrzeuge und ErstattungsnachweiseLaufzeit des Kontos. Eine eingereichte Fahrt wird storniert statt gelöscht, damit der Zahlungsnachweis erhalten bleibt. Stornierte Fahrten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Fahrten des Kontos bereinigt, die nicht auf weniger als ein Jahr festgelegt werden kann. Genehmigte und erstattete Fahrten werden niemals automatisch entferntEinen nicht eingereichten Entwurf in der App löschen oder alles durch Löschen des Kontos entfernen
Cache für Geokodierung und Routing30 Tage für Adressen, 7 Tage für RoutenLäuft automatisch ab. Wird über einen Hash der normalisierten Anfrage zugeordnet und enthält keine Kontokennung, wird daher bei der Kontolöschung nicht erfasst und kann keiner Person zugeordnet werden
SMS-Unterhaltungen, MMS-Medien und EinwilligungsnachweiseLaufzeit des KontosWird mit dem Konto gelöscht, einschließlich der Einwilligungs- und Abmeldeaufzeichnungen. Exportieren Sie diese vor dem Löschen, wenn Sie die Aufzeichnungen für Ihre eigene Compliance-Dokumentation benötigen
Social-Media-Beiträge, ihre Medien und die VeröffentlichungswarteschlangeLaufzeit des KontosWird mit dem Konto gelöscht, wodurch auch noch in der Warteschlange befindliche Inhalte nicht mehr veröffentlicht werden. Bereits auf einer Plattform veröffentlichte Inhalte verbleiben dort gemäß deren eigenen Aufbewahrungsregeln
Belege, Bildnachweise für Fahrtstrecken und andere hochgeladene DateienLebensdauer des Datensatzes, zu dem sie gehörenWird gelöscht, wenn Sie den Datensatz löschen, sowie mit dem Konto
SprachgesprächeDas Transkript wird für die gesamte Lebensdauer des Kontos zusammen mit der Unterhaltung gespeichert. Zu keinem Zeitpunkt wird eine Audioaufnahme erstellt oder gespeichertWird mit der Unterhaltung oder mit dem Konto gelöscht
Nachrichtenartikel aus Industry Radar30 TageWird bei jedem Scan automatisch bereinigt
Zugangsdaten für Konnektoren (OAuth-Tokens, API-Schlüssel)Bis Sie die Integration trennenWird beim Trennen der Verbindung und beim Löschen des Kontos entfernt
SitzungstokenBis zum Ablauf, zur Abmeldung oder zum WiderrufSofort widerrufen durch Zurücksetzen des Passworts, Abmeldung von allen Geräten oder Sperrung
Tokens für E-Mail-Bestätigung und Passwort-Zurücksetzung24 Stunden bzw. 1 Stunde, einmalig verwendbarLaufen ab oder werden verbraucht; werden bei Kontolöschung entfernt
Cookies für den OAuth-Ablaufstatus10 MinutenLaufen im Browser ab
Zähler für die RatenbegrenzungEin festes Zeitfenster pro Schlüssel, das beim Zurücksetzen des Fensters überschrieben wirdAn Ort und Stelle überschrieben. Datensätze können, einer E-Mail-Adresse oder IP-Adresse zugeordnet, bis zum nächsten Versuch von diesem Schlüssel aus bestehen bleiben
Webhook-Zustell-IDs (Schutz vor Replay-Angriffen)Wird als kleiner Datensatz aus Anbieter und Ereignis-ID aufbewahrtNicht nutzerbezogen; wird bei Löschung des Kontos nicht entfernt
Audit-Log der PlattformverwaltungWird nach Entfernung des betroffenen Kontos bewusst aufbewahrtWird als Nachweis der Betreiberverantwortung aufbewahrt
Abrechnungsunterlagen des ZahlungsdienstleistersWird von unserem Zahlungsdienstleister gemäß dessen eigenen Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten gespeichertUnterliegt dem Zahlungsabwickler, nicht VERA
Server- und FehlerprotokolleWird vom Hosting-Anbieter gemäß dessen standardmäßiger Aufbewahrungsfrist für Logs aufbewahrtVom Anbieter rotiert

3. Was VERA nicht automatisch löscht

Die geplante Löschung ist bewusst eng gefasst. Sie betrifft rohe Standortdaten, stornierte Fahrten im Fahrtenbuch nach Ablauf ihrer Frist, den Routing-Cache, Artikel aus Industry Radar und die oben genannten kurzlebigen Tokens. Alles andere bleibt bestehen, bis Sie es entfernen: Ein Business-Tool, das stillschweigend die Rechnungen des Vorjahres löscht, ist ein schlechteres Produkt. Wenn Sie etwas entfernen möchten, löschen Sie es in der App oder löschen Sie das Konto.

Wo eine Aufbewahrungsfrist konfigurierbar ist, wird sie vom Kontoinhaber konfiguriert, nicht von uns, und die Einstellung gilt für die Zukunft. Eine Änderung stellt keine Daten wieder her, die durch eine frühere Einstellung bereits entfernt wurden.

Einige Planbeschreibungen verweisen je nach Stufe auf einen Zeitraum für den Aufgabenverlauf von 30 Tagen, 6 Monaten oder 12 Monaten. Verstehen Sie diese als Beschreibungen des Verlaufs, den die Oberfläche anzeigen soll, nicht als Löschplan; VERA löscht den Verlauf derzeit nicht, wenn ein Zeitraum abläuft.

4. Datensicherungen

VERA erstellt einmal täglich eine verschlüsselte Sicherung der Produktionsdatenbank und bewahrt sie 30 Tage lang auf. Eine Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt zwischen diesen täglichen Kopien hängt vom verwalteten Datenbankanbieter ab, der die Bereitstellung hostet, und richtet sich nach dessen Funktionen und Aufbewahrungsfristen.

Wir können daher nicht zusagen, dass gelöschte Daten sofort aus jeder Sicherung entfernt werden. Sie werden umgehend aus der Live-Datenbank entfernt, und die vor der Löschung erstellten Kopien laufen nach ihrem eigenen Zyklus ab: nach 30 Tagen bei unseren täglichen Backups, nach dem Zeitplan des jeweiligen Anbieters bei Snapshots, die vom Anbieter gespeichert werden.

Datensicherungen dienen dazu, nach einem Notfall die gesamte Datenbank wiederherzustellen. Sie werden nicht verwendet, um ein einzelnes Konto wiederherzustellen, daher können wir ein von Ihnen gelöschtes Konto trotzdem nicht zurückholen.

5. Daten, für die Sie Verantwortlicher sind

Für personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest; VERA bewahrt sie so lange auf, wie Sie sie im Konto behalten. Ist Ihre eigene Aufbewahrungsrichtlinie kürzer als die Laufzeit Ihres VERA-Kontos, löschen Sie diese Datensätze in der App, sobald ihre Frist abläuft. VERA setzt keinen Aufbewahrungsplan in Ihrem Namen durch.

Änderungsverlauf

Jede Überarbeitung dieses Dokuments, die neueste zuerst. Wesentliche Änderungen werden Kontoinhabern, soweit praktikabel, vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt.

  1. v1.112. August 2026

    Aufbewahrungsregeln ergänzt für Rohdaten zum Standort, Fahrten und Fahrzeuge im Fahrtenbuch, den Geocoding-Cache, Nachrichten- und Einwilligungsdaten, Social-Media-Beiträge und deren Warteschlange, hochgeladene Belege und Nachweisbilder sowie Sprachtranskripte. Die Aussage korrigiert, Industry Radar sei die einzige geplante automatische Bereinigung.

  2. v1.028. Juli 2026

    Erste Fassung der Richtlinie zur Datenaufbewahrung veröffentlicht.

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Recht und Verträge: legal@meetmyvera.com. Datenschutz und Datenrechte: support@meetmyvera.com. Sicherheitsmeldungen: support@meetmyvera.com.

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Dieses Dokument ist eine sorgfältig ausgearbeitete Richtlinie, die sich an der tatsächlichen Funktionsweise von VERA orientiert. Es stellt keine Rechtsberatung dar und sollte von einer in Ihrer Rechtsordnung zugelassenen Rechtsanwältin oder einem zugelassenen Rechtsanwalt geprüft werden, bevor Sie sich darauf verlassen.