Data Retention Policy

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रिटेंशन नीतियाँ आमतौर पर आदर्शों के हिसाब से लिखी जाती हैं। यह नीति बताती है कि सॉफ़्टवेयर असल में क्या करता है। संक्षेप में: जब तक आपका अकाउंट मौजूद है, VERA आपका डेटा रखता है और अपने आप बहुत कम डेटा हटाता है, क्योंकि जो बिज़नेस टूल चुपचाप पिछले साल के इनवॉइस हटा दे, वह एक खराब प्रोडक्ट है। आपका डेटा आपका अकाउंट डिलीट करने से हटता है, और यह डिलीशन तुरंत और पूरी तरह होता है।

वर्ज़न
1.1
प्रभावी तिथि
12 अगस्त 2026
आख़िरी अपडेट
12 अगस्त 2026
संशोधन
2
इस पेज पर (5 सेक्शन)
  1. 1. सिद्धांत
  2. 2. श्रेणी के अनुसार रिटेंशन
  3. 3. VERA अपने आप क्या डिलीट नहीं करता
  4. 4. बैकअप
  5. 5. वह डेटा जो आप कंट्रोलर के रूप में रखते हैं

1. सिद्धांत

डेटा तब तक रखा जाता है जब तक वह उस उद्देश्य के लिए ज़रूरी हो जिसके लिए उसे इकट्ठा किया गया था, साथ ही कानून द्वारा अपेक्षित कोई भी अतिरिक्त अवधि। किसी ऑपरेशनल बिज़नेस टूल के लिए यह अवधि आम तौर पर अकाउंट के पूरे जीवनकाल तक होती है: आपके एस्टिमेट, इनवॉइस, ग्राहक रिकॉर्ड और ऑडिट हिस्ट्री ऐसे रिकॉर्ड हैं जिन्हें बाद में देख पाना आपके लिए ज़रूरी है।

VERA में डिलीशन का मतलब है लाइव डेटाबेस से हटाया जाना। यह कोई सॉफ़्ट-डिलीट फ़्लैग नहीं है, और कोई रीसायकल बिन भी नहीं है जहाँ से अकाउंट वापस लाया जा सके।

2. श्रेणी के अनुसार रिटेंशन

नीचे दी गई तालिका आज सिस्टम के वास्तविक व्यवहार को बताती है।

डेटारिटेंशनयह कैसे खत्म होता है
खाता, बिज़नेस प्रोफ़ाइल, ब्रांड किटअकाउंट की पूरी अवधिआपका अकाउंट डिलीट करने पर डिलीट हो जाता है
ग्राहक और ऑपरेशनल रिकॉर्ड (लीड, संपर्क, कंपनियाँ, डील, काम, अपॉइंटमेंट, टेक्नीशियन, सपोर्ट टिकट)अकाउंट की पूरी अवधिअलग-अलग रिकॉर्ड ऐप में डिलीट करें, या अकाउंट डिलीट करके सभी को
एस्टिमेट, इनवॉइस, इम्पोर्ट किए गए दस्तावेज़ और उनकी मूल फ़ाइलों की कॉपीअकाउंट की पूरी अवधिऐप में एक-एक करके डिलीट करें, या अकाउंट डिलीट करके
अपलोड की गई तस्वीरें, लोगो और जनरेट की गई इमेजअकाउंट की पूरी अवधिऐप में डिलीट करें, या अकाउंट डिलीट करके
कंटेंट ड्राफ़्ट, प्रपोज़ल और जनरेट किया गया कंटेंटअकाउंट की पूरी अवधिऐप में डिलीट करें, या अकाउंट डिलीट करके
ऑडिट ट्रेल और सुरक्षा घटनाएँअकाउंट की पूरी अवधि। केवल नई प्रविष्टियाँ जोड़ी जा सकती हैं; सामान्य संचालन में कभी संपादित या डिलीट नहीं किया जाताअकाउंट के साथ हटा दिया जाता है
माइलेज रिकॉर्डिंग से मिली कच्ची लोकेशन रीडिंगडिफ़ॉल्ट रूप से 30 दिन। खाताधारक इसे कम या ज़्यादा कर सकता है, या इसे शून्य पर सेट कर सकता है ताकि रीडिंग कभी स्टोर न होंएक शेड्यूल्ड स्वीप द्वारा अपने-आप हटा दिए जाते हैं। जिस यात्रा को उन्होंने मापा, वह बनी रहती है, उसके पीछे के ब्रेडक्रंब नहीं
माइलेज ट्रिप, वाहन और रीइम्बर्समेंट रिकॉर्डअकाउंट की पूरी अवधि। जमा की जा चुकी यात्रा को डिलीट करने के बजाय रद्द (void) किया जाता है, ताकि पैसों का रिकॉर्ड बना रहे। रद्द की गई यात्राएँ अकाउंट की यात्रा रिटेंशन अवधि के बाद हटा दी जाती हैं, जिसे एक साल से कम पर सेट नहीं किया जा सकता। मंज़ूर की गई और प्रतिपूर्ति की गई यात्राएँ कभी भी अपने आप नहीं हटाई जातींजमा न किए गए ड्राफ़्ट को ऐप में डिलीट करें, या अकाउंट डिलीट करके सब कुछ हटा दें
जियोकोडिंग और रूटिंग कैशपतों के लिए 30 दिन, रूट के लिए 7 दिनअपने आप समाप्त हो जाता है। इसकी कुंजी नॉर्मलाइज़ किए गए अनुरोध का हैश होती है और इसमें कोई अकाउंट पहचानकर्ता नहीं होता, इसलिए अकाउंट डिलीट करने पर यह नहीं हटता और इसे किसी व्यक्ति तक वापस ट्रेस नहीं किया जा सकता
टेक्स्ट मैसेज बातचीत, MMS मीडिया और सहमति रिकॉर्डअकाउंट की पूरी अवधिअकाउंट के साथ डिलीट हो जाता है, सहमति और ऑप्ट-आउट रिकॉर्ड सहित। अगर आपको अपनी कंप्लायंस फ़ाइल के लिए यह रिकॉर्ड चाहिए, तो डिलीट करने से पहले एक्सपोर्ट कर लें
सोशल पोस्ट, उनकी मीडिया फ़ाइलें और पब्लिशिंग कतारअकाउंट की पूरी अवधिअकाउंट के साथ डिलीट हो जाता है, जिससे कतार में बचा कोई भी कंटेंट पब्लिश होने से रुक जाता है। जो कंटेंट किसी प्लेटफ़ॉर्म पर पहले ही पब्लिश हो चुका है, वह उस प्लेटफ़ॉर्म की अपनी रिटेंशन नीति के तहत वहीं रहता है
रसीदें, माइलेज के सबूत वाली तस्वीरें और अन्य अपलोड की गई फ़ाइलेंजिस रिकॉर्ड से वे जुड़े हैं, उसकी पूरी अवधिरिकॉर्ड डिलीट करने पर, और अकाउंट के साथ, डिलीट हो जाता है
वॉइस बातचीतट्रांसक्रिप्ट खाते के पूरे जीवनकाल तक उसकी बातचीत के साथ रखा जाता है। किसी भी समय कोई ऑडियो रिकॉर्डिंग न बनाई जाती है, न रखी जाती हैबातचीत के साथ, या अकाउंट के साथ डिलीट हो जाता है
Industry Radar के न्यूज़ आर्टिकल30 दिनहर स्कैन पर अपने-आप हटा दिए जाते हैं
कनेक्टर क्रेडेंशियल (OAuth टोकन, API कुंजियाँ)जब तक आप इंटीग्रेशन डिस्कनेक्ट नहीं करतेडिस्कनेक्ट करने पर और अकाउंट डिलीट करने पर हटा दिया जाता है
सेशन टोकनसमाप्ति, साइन-आउट या रद्द किए जाने तकपासवर्ड रीसेट, सभी डिवाइस से साइन आउट, या निलंबन होने पर तुरंत रद्द
ईमेल वेरिफ़िकेशन और पासवर्ड रीसेट टोकनक्रमशः 24 घंटे और 1 घंटा, केवल एक बार इस्तेमाल के लिएसमाप्त हो जाते हैं या इस्तेमाल हो जाते हैं; अकाउंट डिलीट होने पर हटा दिए जाते हैं
OAuth फ़्लो स्टेट कुकीज़10 मिनटब्राउज़र में समाप्त हो जाती हैं
रेट-लिमिट काउंटरहर key के लिए एक तय विंडो, जो विंडो रीसेट होने पर ओवरराइट हो जाती हैउसी जगह ओवरराइट किया जाता है। किसी ईमेल पते या IP पते को कुंजी बनाकर रखी गई पंक्तियाँ उस कुंजी से अगले प्रयास तक बनी रह सकती हैं
वेबहुक डिलीवरी id (रीप्ले सुरक्षा)एक छोटे प्रोवाइडर और इवेंट-id रिकॉर्ड के रूप में रखा जाता हैयूज़र-विशिष्ट नहीं; अकाउंट डिलीट करने पर नहीं हटता
प्लेटफ़ॉर्म एडमिन ऑडिट लॉगप्रभावित खाता हटाए जाने के बाद भी, डिज़ाइन के अनुसार, रखा जाता हैऑपरेटर जवाबदेही रिकॉर्ड के रूप में रखा जाता है
प्रोसेसर बिलिंग रिकॉर्डहमारे पेमेंट प्रोसेसर के पास, उसके अपने रिटेंशन और वित्तीय रिकॉर्ड संबंधी दायित्वों के तहत रखा जाता हैप्रोसेसर द्वारा नियंत्रित, VERA द्वारा नहीं
सर्वर और एरर लॉगहोस्टिंग प्रोवाइडर द्वारा उसकी डिफ़ॉल्ट लॉग रिटेंशन के तहत रखा जाता हैप्रोवाइडर द्वारा रोटेट किया जाता है

3. VERA अपने आप क्या डिलीट नहीं करता

शेड्यूल्ड डिलीशन को जानबूझकर सीमित रखा गया है। यह कच्ची लोकेशन रीडिंग, अपनी अवधि पार कर चुकी रद्द की गई माइलेज ट्रिप, रूटिंग कैश, Industry Radar लेखों और ऊपर बताए गए अल्पकालिक टोकन पर लागू होता है। बाकी सब कुछ तब तक रहता है जब तक आप उसे हटा न दें: जो बिज़नेस टूल चुपचाप पिछले साल के इनवॉइस मिटा दे, वह एक बदतर प्रोडक्ट है। अगर आप कुछ हटाना चाहते हैं, तो उसे ऐप में डिलीट करें या अकाउंट डिलीट करें।

जहाँ डेटा रखने की अवधि बदली जा सकती है, वहाँ उसे हम नहीं, बल्कि अकाउंट होल्डर बदल सकता है, और सेटिंग आगे से लागू होती है। इसे बदलने से वह डेटा वापस नहीं आता जिसे पिछली सेटिंग पहले ही हटा चुकी है।

कुछ प्लान विवरणों में टियर के अनुसार 30 दिन, 6 महीने या 12 महीने की टास्क हिस्ट्री विंडो का ज़िक्र है। इन्हें उस हिस्ट्री का विवरण मानें जिसे दिखाने के लिए इंटरफ़ेस बनाया गया है, न कि डिलीट करने का शेड्यूल; विंडो की अवधि पूरी होने पर VERA फ़िलहाल हिस्ट्री को नहीं मिटाता।

4. बैकअप

VERA प्रोडक्शन डेटाबेस का रोज़ एक बार एन्क्रिप्टेड बैकअप लेता है और उसे 30 दिनों तक रखता है। इन दैनिक कॉपियों के बीच किसी खास समय-बिंदु तक रिकवरी (point-in-time recovery) उस मैनेज्ड डेटाबेस प्रदाता पर निर्भर करती है जो डिप्लॉयमेंट को होस्ट करता है, और यह उस प्रदाता की क्षमताओं और रिटेंशन के अधीन है।

इसका मतलब है कि हम यह वादा नहीं कर सकते कि हटाया गया डेटा हर बैकअप से तुरंत मिटा दिया जाएगा। इसे लाइव डेटाबेस से तुरंत हटा दिया जाता है, और आपके हटाने से पहले ली गई प्रतियाँ अपने चक्र के अनुसार समाप्त होती हैं: हमारे दैनिक बैकअप के लिए 30 दिन, और प्रदाता के पास रखे स्नैपशॉट के लिए प्रदाता का अपना शेड्यूल।

बैकअप इसलिए होते हैं ताकि किसी आपदा के बाद पूरा डेटाबेस वापस लाया जा सके। इनका उपयोग किसी एक अकाउंट को रिस्टोर करने के लिए नहीं किया जाता, इसलिए आपके द्वारा डिलीट किया गया अकाउंट हम फिर भी वापस नहीं ला सकते।

5. वह डेटा जो आप कंट्रोलर के रूप में रखते हैं

आपके अपने ग्राहकों से जुड़े व्यक्तिगत डेटा के लिए, रिटेंशन अवधि आप तय करते हैं; जब तक आप उसे खाते में रखते हैं, तब तक VERA उसे रखता है। अगर आपकी अपनी रिटेंशन नीति आपके VERA खाते की अवधि से छोटी है, तो अवधि ख़त्म होने पर उन रिकॉर्ड्स को ऐप में डिलीट करें। VERA आपकी ओर से कोई रिटेंशन शेड्यूल लागू नहीं करता।

बदलावों का इतिहास

इस दस्तावेज़ का हर संशोधन, सबसे नया पहले। जहाँ व्यावहारिक हो, महत्वपूर्ण बदलावों के लागू होने से पहले अकाउंट होल्डर्स को सूचित किया जाता है।

  1. v1.112 अगस्त 2026

    कच्ची लोकेशन रीडिंग, माइलेज ट्रिप और वाहन, जियोकोडिंग कैश, मैसेजिंग और सहमति रिकॉर्ड, सोशल पोस्ट और उनकी कतार, अपलोड की गई रसीदें और प्रूफ़ इमेज, और वॉइस ट्रांसक्रिप्ट के लिए रिटेंशन पंक्तियाँ जोड़ी गईं। इस दावे को सुधारा गया कि Industry Radar ही एकमात्र निर्धारित (शेड्यूल्ड) डेटा छंटाई थी।

  2. v1.028 जुलाई 2026

    प्रारंभिक डेटा रिटेंशन नीति प्रकाशित की गई।

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कानूनी मामले और कॉन्ट्रैक्ट: legal@meetmyvera.com। प्राइवेसी और डेटा अधिकार: support@meetmyvera.com। सुरक्षा रिपोर्ट: support@meetmyvera.com।

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यह दस्तावेज़ सावधानी से तैयार की गई एक पॉलिसी है, जो VERA के असल काम करने के तरीक़े को ध्यान में रखकर लिखी गई है। यह कानूनी सलाह नहीं है, और इस पर भरोसा करने से पहले आपके क्षेत्राधिकार के किसी लाइसेंस प्राप्त वकील से इसकी समीक्षा करवानी चाहिए।