Bewaarbeleid voor gegevens

1. Principes

Gegevens worden bewaard zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, plus een eventuele termijn die de wet vereist. Voor een operationele bedrijfstool is die termijn normaal gesproken de looptijd van het account: je offertes, facturen, klantgegevens en auditgeschiedenis zijn administratie die je moet kunnen terugzien.

Verwijderen betekent bij VERA: verwijderen uit de live database. Het is geen soft-delete-markering en er is geen prullenbak waaruit een account kan worden hersteld.

2. Bewaring per categorie

De onderstaande tabel geeft weer hoe het systeem zich op dit moment daadwerkelijk gedraagt.

3. Wat VERA niet automatisch verwijdert

Geplande verwijdering is bewust beperkt. Die geldt voor ruwe locatiegegevens, geannuleerde kilometerritten waarvan de termijn is verstreken, de routeringscache, Industry Radar-artikelen en de kortlevende tokens hierboven. Al het andere blijft bewaard tot je het zelf verwijdert: een zakelijke tool die stilletjes de facturen van vorig jaar wist, is een slechter product. Wil je dat iets weg is, verwijder het dan in de app of verwijder het account.

Wanneer een bewaartermijn instelbaar is, wordt die ingesteld door de accounthouder en niet door ons, en geldt de instelling vanaf dat moment. Een wijziging herstelt geen gegevens die door een eerdere instelling al zijn verwijderd.

Sommige planbeschrijvingen verwijzen per niveau naar een periode voor taakgeschiedenis van 30 dagen, 6 maanden of 12 maanden. Beschouw die als beschrijvingen van de geschiedenis die de interface is ontworpen om te tonen, niet als een verwijderingsschema; VERA verwijdert momenteel geen geschiedenis wanneer een periode is verstreken.

4. Back-ups

VERA maakt eenmaal per dag een versleutelde back-up van de productiedatabase en bewaart deze 30 dagen. Herstel naar een specifiek tijdstip tussen die dagelijkse kopieën hangt af van de beheerde databaseprovider die de implementatie host, binnen de mogelijkheden en bewaartermijnen van die provider.

Dit betekent dat we niet kunnen beloven dat verwijderde gegevens direct uit elke back-up worden gewist. Ze worden meteen uit de live database verwijderd, en de kopieën die vóór je verwijdering zijn gemaakt verlopen volgens hun eigen cyclus: 30 dagen voor onze dagelijkse back-ups, en het eigen schema van de provider voor snapshots die door de provider worden bewaard.

Back-ups zijn er om na een calamiteit de volledige database te herstellen. Ze worden niet gebruikt om een afzonderlijk account terug te zetten, dus een account dat je hebt verwijderd, kunnen we nog steeds niet terughalen.

5. Gegevens waarvoor jij verwerkingsverantwoordelijke bent

Voor persoonsgegevens over je eigen klanten bepaal jij de bewaartermijn; VERA bewaart ze zolang jij ze in het account houdt. Als je eigen bewaarbeleid korter is dan de looptijd van je VERA-account, verwijder die gegevens dan in de app wanneer hun termijn afloopt. VERA handhaaft namens jou geen bewaarschema.